加強印章檔案管理的若干措施分析

范玉蘭

摘 要：印章檔案具有一定的特殊性，作為一種實體檔案，對其進行管理是非常重要的。印章對于事業單位來說更為重要，印章的管理也需要更為嚴格的約束。對印章的管理不光體現在其日常工作中的使用上，還體現在其周全的保障工作上。比如當印章遺失時，事業單位能夠在第一時間讓印章失去法律效力，避免給后續的工作造成麻煩。本文針對印章檔案管理的現存問題展開分析，提出了幾點加強印章檔案管理的有效方法，希望對事業單位提高印章檔案管理水平有所幫助。

關鍵詞：印章檔案;管理;問題;措施

引言

對于事業單位來說，印章具有至關重要的作用。在文件上使用印章能夠表明事業單位對于文件的鑒定或者簽署，能夠代表事業單位，具有一定的法律效率。印章的制作材料有金屬、木頭、石頭、玉石等，無論是哪一種材料，印章檔案都和獎狀、獎杯、獎章等一起，歸屬為事業單位的實物檔案。人們普遍對于印章沒有充分的了解，通常會認為印章只要失去了法律效率，將其銷毀即可，對于其不良影響沒有足夠的認識，所以對于印章檔案的管理可能存在或多或少的疏漏。印章檔案的法律效力不會因為它銷毀而消失，它是事業單位的象征，盡管實體印章不存在，它依舊會產生影響，它是事業單位權利的象征，也是事業單位的重要憑證，是其行政行為和商業行為的證明。所以，加強印章檔案管理是必要的，事業單位的管理人員一定要提高重視，在日常工作中確保印章檔案的使用按照規范進行。

1.印章檔案管理的現存問題

1.1印章檔案管理意識有待提升

印章檔案因為具有不同的效力，在日常管理和使用的過程中，通常也需要不同的方法。對于事業單位來說，通常情況下，印章并不會過于集中在某一部門或者某一人手里，因為事業單位在業務開展的過程中，不同部門會需要使用不同的印章，這就使得有一部分印章會經常性地在不同部門之間流轉。如果印章檔案的管理意識不高，印章在流轉的過程中，有可能造成遺失或者使用不當，很容易造成管理效果不理想。而有一小部分事業單位內部正是因為員工的印章檔案管理意識淡薄，導致印章出現遺失，不僅影響了工作的正常開展，還會給事業單位造成一定的風險。

1.2印章檔案收集范圍不夠明確

要想提高印章檔案的管理質量，事業單位需要對印章檔案的收集范圍作出明確的規定。通常來說，印章檔案的收集比較簡單，需要相關人員填寫一張備案信息表，方便保存和管理，然后事業單位需要對印章的審批材料進行備份。但是在實際收集過程中，有些管理人員為了節省時間，并沒有嚴格把控記錄工作，容易導致記錄結果失準，導致印章收集工作準確性下降。

1.3使用規范落實不到位

在任何一家單位中，印章的使用都需要嚴格的規范加以約束，對于事業單位更是如此。印章的使用一定要遵循規范進行，要想達到這一目的，事業單位需要有內部的印章使用規范制度，但是，不可否認的是，有一部分事業單位雖然有明確的規章制度，但是其執行效果不夠理想，印章的使用仍然頻繁出現不合規的情況。鑒于印章具有一定的法律效率，代表事業單位的最高權利，所以在印章使用規范方面，各事業單位仍然要加大力度進行完善，并嚴格落實。如果在使用的過程中有印章發生損壞，不能繼續使用，一定要做好銷毀，并做好對應印章的銷毀記錄。

2.加強印章檔案管理的措施

2.1提高印章檔案的管理意識

印章檔案對于事業單位來說，其重要性毋庸置疑。要想讓印章檔案管理取得預期的效果，單位就要加強員工的印章檔案管理意識。單位領導首先要走出表率，以身作則，督促各部門加強印章管理，推進各部門的印章使用規范的落實，并帶領各部門將廢舊、不再使用的一做哪行收集上來，由檔案管理部門進行統一處理。檔案管理部門對于各種印章都要建立檔案，并根據用途進行歸檔，并定期對各種印章進行檢查，確保印章檔案管理工作穩步進行。

2.2進一步完善印章檔案的管理規范

事業單位要想加強印章檔案的管理工作，還需要將收錄在案的印章檔案進行登記，并按照印章檔案的登記順序進行交接。在編制登記記錄時，要秉持實用性的原則，方便相關人員對記錄進行查閱。印章檔案的目錄一般來說可以按照印章名稱、啟動時間和廢止時間做好備注，這樣，印章檔案的管理工作才會更加規范。

2.3提高印章使用過程中的管理水平

管理人員在進行印章檔案登記時，要確保印章預留印版序號準確無誤。在制作印模時，相關人員還要做好工具和印模材料的清潔工作。在印章檔案使用的過程中，事業單位可以根據印章所處的使用流程，指派專人對其進行管理。由于事業單位內部部門眾多，很多業務在開展過程中需要多個部門使用印章，事業單位可以通過完善管理制度，確保印章在不同部門、處于不同的業務環節中時都能有專人對其負責。這樣，在無形之中員工的印章管理意識就會得到提升，相關責任人也能更加重視印章的使用，在使用完成之后妥善地交由相關部門進行使用或者保存。

2.4加強對老舊印章的處理工作

印章在使用的過程中，難免會因為磨損、印泥污漬頑固等一系列原因造成使用效果不佳，印的字跡不夠清楚等現象。印章檔案的管理部門需要定期對印章進行處理。比如，可以將印章投放進有清洗液的容器中，經過適當時間的浸泡之后再將其取出，進行清理，這樣的清理效果會更好。如果有些印泥過于頑固，用細毛刷難以清理，可以使用細小的竹簽將其挑開，同時注意力度，避免對印章造成破損。印章清洗完成之后，要將其放在通風干燥處，自然風干。對于那些因為使用過度而無法再正常使用的印章，要交由檔案管理部門統一處理，在監督之下進行銷毀，并做好銷毀記錄。

結束語

文章檔案是事業單位重要的權利代表，具有法律效力，所以一定要加強印章檔案的管理。事業單位的領導和檔案管理人員要對其給予高度重視，對現有的檔案管理問題進行解決，比如通過宣傳和教育提高員工的印章檔案管理意識，完善印章管理制度，并嚴格管理印章的使用，最后做好老舊印章的處理工作。本文簡單分析了事業單位內部可能存在的印章檔案管理方面的問題，并提出了相應的解決方法。

參考文獻

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