淺談新形勢下人事檔案管理問題與對策

廖繁

摘 要：當前，干部人事檔案造假問題層出不斷，對于干部人事檔案的專項審核提高新高度，各部門也在全面審核干部人事檔案，促進了人事檔案管理走向規范化道路。同時，也暴露出人社部門在管理人事檔案方面也存在一定的問題。

關鍵詞：人社部門;人事檔案;問題;解決策略

一、當前人社部門人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理不夠規范

人社部門人事檔案管理存在較多不規范的現象，主要表現在檔案材料書寫不規范，尤其是早期材料，有使用圓珠筆、藍色墨水筆，甚至是鉛筆填寫的;字跡潦草，不能直觀辨識，同時存在涂改勾抹的情況;有些檔案表冊并沒有根據要求進行填寫，照片缺失，簽名不清晰，未蓋章等情況;有的檔案沒有清晰規范的卷宗目錄，目錄打印不規范，裝訂較為隨意等等。

（二）檔案信息不對稱

在檔案信息方面，也存在較多的問題，主要表現在年齡記載沒有體現出一致性，就算信息記載并沒有出現涂改的情況，可是早期材料與后面的材料中出現了不同的出生年月，或者并沒有注重如實填寫信息的地方，有的出生年月采用公歷，有的采用陽歷。有的年齡與實際情況有所出入等。工作經歷記載和工齡之間有著一定的差距，有的差距達到了一兩年，主要原因在于不少干部在校時間較早，而參加工作之后并沒有進行相應的跟蹤記載，早期材料缺失不少關鍵性材料，卻無法進行及時的補錄。

（三）檔案材料嚴重缺失

對于人社部門來講，每年都會進出大量的人員，在收集檔案資料的時候并沒有根據要求全部上交，導致不少的檔案材料嚴重缺失。主要是相應的學籍材料、黨員材料、學歷材料、參加工作佐證材料、調轉材料、干部任免審批表、獎懲材料等等。由于材料的缺失，組織在培養和選拔干部的時候，不能對材料進行充分的利用。同時，有的材料不夠完成，缺少簽名、印證公章，甚至有些填表時間都沒有，導致材料不夠真實可信。

二、導致人社部門人事檔案管理問題的原因分析

（一）管理制度不健全，缺少監督機制

雖然在人社部門的人事管理中，都形成了相應的規章制度，并且經過系統的培訓，但是真正的落實卻存在一定的問題。究其原因是并沒有對具體的人事管理工作進行相應的監督，導致管理人員能夠動用自己的權力對檔案進行修改。同時，管理過程中也存在玩忽職守的現象，有些管理人員并沒有充分重視檔案管理工作，材料收集混亂，導致檔案信息不夠明確，信息出現不一致的現象，而管理人員對其中的問題并沒有進行反饋，只是將這些收集到的材料胡亂歸檔到一起，從而導致材料缺失的現象。

（二）人社部門干部個人缺乏檔案意識

人社部門的干部人員都是學歷較高的人才，主要工作與教學教研工作中，對檔案工作不夠了解，總覺得這些工作是由檔案管理人員擔任，需要自己的提交的時候才會進行提交，尤其是后期獲得的學歷、職稱和獎勵等相關材料，并沒有進行主動上交，從而導致個人檔案并不齊全。在需要填寫個人檔案材料的時候，書寫潦草，出現錯誤隨意涂改，填寫過程中顯得較為隨意，并沒有注重檢查，導致多次提交的材料信息不對稱。尤其是對于個人工作總結和年度考核等相關材料，都是網絡上全文摘錄，甚至有些的相關材料多年來都完全相同，對干部在某段時間的具體的表現不能真實地反映出來。從中可以看出，部分人社部門干部個人并不具備檔案意識，導致檔案信息不夠齊備和真實。

（三）管理手段傳統，沒有充分應用現代信息技術

大部分人社部門在檔案管理中投入的經費和人力都不夠充分，從而導致軟件硬件配套落后，現代化信息技術使用水平不高。集中表現在硬件和軟件設施方面。在硬件方面，不少人社部門的檔案庫房和閱檔室并沒有配置齊全的設施設備，從而導致管理條件落后，相應的監控設備、消防設備等基本硬件達不到工作的需要。在通風、防潮等方面不能有效跟進，從而讓檔案材料的保存有著一定的安全隱患。硬件方面主要是檔案管理人員不夠專業，并沒有開展定期或者不定期的培訓，在檔案管理方面方法傳統，不能形成較好的管理效率。當前依然有一些人社部門依然采用傳統的查閱方式，采用手寫記錄的方式，并沒有對現代信息技術進行充分的利用。

三、人社部門人事檔案管理的有效措施

（一）建立與之對應的管理制度

針對人社部門人事檔案管理的現狀，對不規范的情況進行充分的改善，主要是需要將與之對應的管理制度建立起來。只有形成了相應的規范管理制度，才能讓人社部門檔案管理步入科學化、制度化、規范化軌道。制度涉及到眾多方面，盡量進行全面的考慮。具體涵蓋了崗位職責、管理程序、保密制度、查閱利用制度、庫房管理制度等。同時，需要對責任追究機制進行建立和完善，將依法管檔理念樹立起來，對于有涂改或者造假的檔案材料，務必進行及時上報并處理。借助于相應的管理制度，能夠讓管理工作落到實處。

（二）建立檔案收集工作的長效化，維護檔案權威

人社部門在人事檔案整理工作開展中，需要注重對材料的收集，這是最為基礎性的工作，管理人員需要仔細鑒別材料，對于有疑問的材料務必需要進行相應的核實，如果出現了偽造、存疑或者涂改過的人事檔案材料，不能進行入庫，從而能夠保證材料的真實性和規范性。已經經過收集獲得的材料，需要進行妥善保管，科學合理進行分類并進行裝訂。在查閱和專遞等環節中要遵守相關的規章制度，對人事檔案進行安全使用。

（三）提升檔案管理人員的專業化管理水平

對于人社部門人事檔案管理的工作人員，需要選擇專業對口、黨性較強，有著責任心和業務能力較強的人員。在管理過程中，需要對他們的工作進行細化，堅決按照法律法規和檔案管理制度工作，從而保證人事檔案材料的真實性和完整性。多加強業務培訓，定期或者不定期進行培訓，重點培養其業務素質、管理手段，加強審核檔案的能力。

（四）加快建設檔案工作數字化，建設信息化管理

由于人社部門人事檔案價值較大，需要從傳統的檔案管理方法中轉變過來。傳統的手工分類、裝訂和保管等環節中，容易出現一些私藏、造假和涂改等情況，對于檔案的真實和全面方面有著一定的影響。因此，可以充分借助于現代信息技術進行管理。通過掃描的方式將材料變成電子文檔進行保存，從而讓保存體現出多樣化形式，并且能夠提高管理的工作效率。

總之，人社部門人事檔案管理工作存在一定的問題，我們需要對導致問題的原因進行充分的查找和研判，針對性實施一定的改進策略，以此提高人社部門人事檔案管理的工作效率。

參考文獻

[1]楊偉龍;做好干部人事檔案專項審核工作的意義和幾點思考[J];黑龍江檔案;2019年第9期。