淺談汽車4S店配件的入庫出庫管理

湯澤容

摘 要：汽車4S店經(jīng)營范圍中，整車銷售、配件銷售、維修3個方面可以說是店內(nèi)主要的利潤來源，而配件銷售和汽車維修兩個環(huán)節(jié)都離不開配件供應(yīng)。配件能否及時供應(yīng)直接關(guān)系著汽車4S店的服務(wù)質(zhì)量，關(guān)系著客戶的滿意度，體現(xiàn)汽車4S店的服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：汽車4S店;配件;入庫出庫管理

一、汽車配件入庫管理

1.備件到貨驗收

備件到貨驗收包括清點備件數(shù)量、核對單證和檢查備件質(zhì)量。

（1）清點備件數(shù)量主要是核對備件的到貨數(shù)量與到貨清單上的數(shù)量是否一致，如果不一致必須認真做好登記，及時和供貨商溝通，查明原因解決問題。

（2）核對單證包括核對計劃單、訂單與到貨清單、發(fā)票等計量單位、數(shù)量、金額是否準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)問題必須及時查明原因并解決。

（3）檢驗備件質(zhì)量主要是檢驗是否有損壞的零件。

2.備件記錄

備件清點的同時，應(yīng)做好相關(guān)記錄工作。

3.辦理入庫手續(xù)

清點驗收無誤立刻辦理配件入庫手續(xù)，在配件入庫時必須做到以下幾點：

（1）入庫操作時務(wù)必認真核對供貨商名稱、配件編碼、配件名稱、計量單位、入庫數(shù)量和金額，確保與到貨清單、采購發(fā)票等完全一致;

（2）辦理備件入庫時，必須認真核對備件對應(yīng)的倉位，對于沒有倉位的備件應(yīng)及時合理地設(shè)置倉位;

（3）將零件按倉位正確擺放在貨架上，同時在對應(yīng)的《進銷存卡》上進行登記;

（4）打印《備件采購入庫單》后，再次核對實物、發(fā)票（或到貨清單）、存放倉位等是否一致;

（5）完成人庫操作后，應(yīng)將計劃單、備件訂單、到貨清單、《備件采購入庫單》裝訂在一起妥善保存，作為財務(wù)報銷憑證;

（6）所有備件到貨必須立即辦理驗收入庫，未辦理入庫前一律不允許出庫;

（7）配件入庫后，及時做好備件損壞情況、訂貨缺件情況和備件價格變化情況統(tǒng)計、核對并通報備件計劃員、備件主管。

（8）入庫過程中對于廠家更新編碼的零件，必須在電腦系統(tǒng)中、備件進銷存卡上明確注明替代關(guān)系等信息，為日后準(zhǔn)確發(fā)貨創(chuàng)造條件。

4.獎懲規(guī)定

（1）違反本規(guī)定，對配件入庫不認真，導(dǎo)致庫存誤差的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對主要責(zé)任人罰款。

（2）所有配件入庫、驗收等單證，必須由經(jīng)辦人員簽名，凡抽查發(fā)現(xiàn)未簽名單證，對相關(guān)經(jīng)辦人應(yīng)給予罰款，由此導(dǎo)致?lián)p失的，由責(zé)任人按進貨價全額賠償。

（3）發(fā)現(xiàn)到貨存在的數(shù)量、質(zhì)量、包裝等問題，不及時處理或記錄不符合規(guī)定，導(dǎo)致索賠失敗的，由責(zé)任人按進貨價全額賠償。

（4）堅持原則，拒絕、制止、舉報違規(guī)行為的，視情形給予獎勵。

二、汽車配件出庫管理

1.零件報價

（1）備件部應(yīng)主動了解廠家備件供應(yīng)情況，動態(tài)掌握配件銷售價格變化情況，及時更新配件價格表。

（2）常用配件價格應(yīng)在接待區(qū)域醒目位置予以公布。

（3）備件部報價人員必須對所報出的價格負責(zé);受理前臺接待人員、車間維修人員及客戶詢價時，必須嚴格按統(tǒng)一規(guī)定的價格表報價，不得隨意報價。

（4）配件報價單只作為報價工具，不得作為出庫依據(jù)。

2.備件出庫

（1）備件領(lǐng)料分為客戶付費維修領(lǐng)料、廠家索賠維修領(lǐng)料和保險理賠維修領(lǐng)料3種情況。

配件出倉前必須確認領(lǐng)料單證的有效性。

①客戶付費維修領(lǐng)料時，備件出庫應(yīng)按S/A簽字確認的內(nèi)容打印配件出倉單。

②廠家索賠維修領(lǐng)料時，備件出庫應(yīng)按索賠員簽字確認的內(nèi)容打印配件出倉單;使用廠家無償提供的用于招回維修的配件時，應(yīng)在該配件專項進銷存賬目中辦理出庫，不得與倉庫賬混淆。

（2）在備件對外銷售時，配件銷售員打印《配件銷售單》，顧客憑《配件銷售單》到前臺結(jié)算付款。備件出庫應(yīng)按經(jīng)結(jié)算員確認收到款項的《配件銷售單》打印出倉單進行發(fā)料。

①打印出倉單前，必須認真核對，確認相關(guān)倉位碼、配件編碼、名稱、適用車型等信息與需求配件完全一致，杜絕出庫配件名實不符。

②對于應(yīng)該交舊領(lǐng)新的配件，倉庫管理員在確認舊件已回收后，根據(jù)出倉單上的內(nèi)容進行發(fā)貨。

③發(fā)貨時必須先通過系統(tǒng)打印出倉單，再由發(fā)貨人和領(lǐng)料人共同驗貨、清點，確認名實相符、數(shù)量正確、質(zhì)量合格后在出倉單上簽字確認。不允許先發(fā)出配件，事后補辦領(lǐng)料手續(xù)。

（3）出庫物資必須準(zhǔn)確計量。包裝量大于單次使用需求量的材料，應(yīng)按實際需求量拆零出庫，并做到拆零計量準(zhǔn)確、成本核算到單臺維修車輛;不得按包裝量整批出庫。

（4）配件出倉后因誤領(lǐng)、誤發(fā)等原因需要退回倉庫的，經(jīng)驗收確認沒有損壞的，可辦理領(lǐng)用退庫，并應(yīng)及時錄入系統(tǒng)，打印退庫單，由領(lǐng)料退庫人、收貨簽字確認后，單證交結(jié)算員做結(jié)算相關(guān)處理。

3.備件借用及調(diào)撥業(yè)務(wù)

（1）本單位維修車間因外出救援或判斷疑難故障而借用零件時，借件人應(yīng)填寫《零件借用申請表》，經(jīng)服務(wù)經(jīng)理簽字確認后方可借用，并確保當(dāng)日、整潔、完好地歸還。

（2）倉管員應(yīng)主動跟進，及時收回借出的配件，備件主管必須在每天下班前，檢查所借出的配件是否收回。

（3）倉庫處理集團內(nèi)部調(diào)撥備件，必須錄入售后服務(wù)系統(tǒng)，調(diào)出單位按出庫錄入，調(diào)入單位按入庫錄入。必須在辦理調(diào)撥出庫的一周內(nèi)將出庫單上交給財務(wù)會計，由會計與對方單位核對無誤后辦理開發(fā)票手續(xù)。

（4）借人、借出配件，必須嚴格履行報批手續(xù)，規(guī)范裝訂、妥善保管憑證，設(shè)置備查賬及時有效跟進督促歸還，否則，由此造成的損失，由備件主管、倉管員共同全額賠償。

4.獎懲規(guī)定

（1）倉庫工作人員，不認真確認領(lǐng)料憑證的有效性，盲目發(fā)出配件，導(dǎo)致?lián)p失的，由有關(guān)責(zé)任人進貨價全額賠償損失。

（2）所有配件銷售單、配件出庫單必須由經(jīng)辦人員簽名，凡抽查發(fā)現(xiàn)未簽名單證，對相關(guān)經(jīng)辦人應(yīng)給予一定罰款，由此導(dǎo)致?lián)p失的，由責(zé)任人按進貨價全額賠償。

（3）違反借用配件規(guī)定，導(dǎo)致配件出庫漏結(jié)、盤虧的，由責(zé)任人全額賠償;借用零件歸還時發(fā)現(xiàn)損壞、嚴重污損的由借用人按銷售價賠償80%，事后發(fā)現(xiàn)的由備件部按銷售價賠償80%。

（4）發(fā)貨經(jīng)辦人未經(jīng)認真核對實物和單證，導(dǎo)致錯發(fā)配件的，處以一定罰款;領(lǐng)料雙方未 確認名實相符且導(dǎo)致?lián)p失的，按配件進貨價由雙方各賠償50%。

（5）配件出庫不及時錄入系統(tǒng)、不及時登記進銷存卡，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以一定罰款。

（6）堅持原則，拒絕、制止、舉報違規(guī)行為的，視情形給予現(xiàn)金獎勵。