疫情時代領導IT部門的7條新規

John Edwards

每個成功的IT項目都是團隊共同努力的結果。靈感、熱情、協作、頭腦風暴、倡議和支持都是IT創新的關鍵要素。但是，社交距離限制迫使員工們陷入新冠病毒造成的隔離狀態，這會對團隊分工合作產生怎樣的影響呢？

德勤咨詢（Deloitte Consulting）主管兼全球未來工作負責人Steven Hatfield指出，當環境迫使部門員工分開工作時，IT領導應采用一系列新的團隊建設方法。一些企業已經先行一步了。

他解釋說：“以前采用過面向未來工作舉措的企業在維持運營等方面已經處于比較有利的境地，能迅速響應疫情導致的需求，包括在保持社交距離的情況下培養團隊合作精神等。”在這些企業中，已經建立了由虛擬資源、技術和行為規范構成的生態系統，為各部門提供支持。這些生態系統將工作定義為去做事，而不是去哪里。

為幫助有遠見的企業IT領導們在當今充滿挑戰、相互隔離的新工作環境中打造協作、高效的團隊，本文建議他們遵循以下7條原則。

1.未來是混合的

安森美半導體公司的首席信息官Kevin Haskew感慨說：“在這段時間，我們真得非常懷念以前大家彼此相互關心、細致入微的人際互動關系。而今后，我們可以將遠程工作與本地/當面工作的優勢結合起來，從中獲得最佳工作成效。”

普華永道全球員工和部門聯席負責人Bhushan Sethi補充說，未來的工作是一種混合模式，員工既可以在辦公室工作，也可以遠程辦公。“隨著虛擬工作的增加，協作、交流和指導的各個方面都需要重新定義。

HPE Pointnext技術服務公司總經理Pradeep Kumar建議，要幫助員工適應新的工作模式。Kumar認為，所有廣泛使用的工作工具都應該能夠為本地和異地員工提供無縫的體驗。他指出：“有效地使用技術不僅可以幫助員工更好地合作，而且能給企業帶來顯著的差異化優勢。”

2.目標更為重要

對于IT領導來說，建立清晰的目標并與整個部門進行溝通是很重要的。讓部門員工更全面地了解他們的工作是怎樣為企業帶來價值的，明確的目標有助于員工提高工作效率和責任感。

全國人事和招聘公司Addison Group的組織發展經理Tyler Cahill說：“員工應非常清楚地知道他們在過程或者項目中所扮演的角色是怎樣影響部門成功的。這在一個需要保持社交距離的時代尤為重要，因為這確保了無論地理距離有多遠，所有人都能在工作上達成共識，意識到自己的責任以及自己對企業成功做出了哪些貢獻。”

Cahill還建議確定在未來6到12個月內必須取得的關鍵勝利成果。他建議說：“然后，開始將這些勝利成果逆向分解為個人或者部門可以努力實現的較小的里程碑。”

Cahill還建議使用在線項目管理工具，讓員工建立主人翁意識，確保部門不斷有新進展。他解釋道：“這樣，無論部門員工在哪里，他們都可以登錄并查看實現目標的進度。這也有助于限制讓收件箱變得雜亂無章、不必要的電子郵件或者短信。”

3.“數字化優先”是首要任務

在保持社交距離的時代，有必要采取強有力的“數字化優先”策略來促進高效的團隊合作。遠程工作和跨區域部門并不是什么新鮮事，但由于新冠病毒，這些工作模式現在應用得很快，但是卻很混亂，員工幾乎沒有時間適應新的工作環境。

Hatfield說：“為了保持工作效率，當一些部門員工返回辦公室，而其他人繼續遠程工作時，企業應注意構建一個由虛擬資源、技術和文化規范構成的生態系統，以幫助模擬并提供與物理辦公環境相同的支持和協作。”

雖然重要，但社交、移動、分析和云工具等數字化優先技術只有在員工實際使用時才有用。在用戶適應新類型的應用程序、服務和流程時，IT領導應該鼓勵他們并提供支持。Hatfield建議說：“從員工需求和用戶體驗開始。在整個過程中融入設計思維將有助于最大限度地發揮新數字技術的影響。”

從長遠看，過渡到數字化優先的工作環境是有好處的。Hatfield說：“簡化耗時的流程能給員工們提供更多的機會，讓他們創造性地、戰略性地完成更重要的任務，而且還促進了部門員工之間的創新和協作。”

4.開放溝通才是王道

當員工分散在不同的、相互隔離的地方時，部門溝通會迅速惡化。為了團結部門員工，工業機器人制造商Vecna Robotics在召開員工會議時既要遵守社交距離要求，也要尊重員工的喜好。

公司辦公室主任Kay Perkinson說：“對于辦公室里的員工來說，這意味著椅子要相隔6英尺，而且要一直戴著口罩。對其他員工來說，如果他們覺得相互之間離得越遠感覺越舒服的話，可以自己找張桌子接入，或者如果他們更喜歡一個人獨處，也可以從自己家里接入。”

社交距離也會導致員工感到孤獨和孤立。Vecna通過一系列舉措解決了這一問題。Perkinson說：“我們提倡各種各樣的非工作活動，這些活動真得有助于把我們的團隊凝聚在一起。這包括遠程和面對面的社交、咖啡聊天、瑜伽課、俱樂部聚會等等。”

5.異步協作工具是必不可少的

Gartner軟件咨詢服務公司首席分析師Brian Westfall指出，在保持社交距離的時代，異步協作工具是一種高效的團隊協作技術手段。他介紹說，數字白板和甘特圖對于在不同時區工作的遠程團隊協作是非常有用的。“之所以有效，是因為這不要求員工同時呆在同一個地方，而且促進了大家公平地提出自己的想法。”

異步工具還為部門每個員工提供了為企業作出貢獻的機會，同時也有利于實現安全的工作環境。Westfall建議從整個企業的系統開始。他補充道：“然后，各個部門和團隊可以設置最適合他們需求的異步模式。”

6.工作場所是開放的實驗場所

在疫情逐漸消退而成為歷史后，我們的職場會是什么樣子？自由互助保險公司（Liberty Mutual Insurance）首席信息官James McGlennon坦承：“我們還不知道答案。根據我們對員工的調查和深度分析，看起來很清楚的一點是，新常態不會是以前那樣的環境。”

辦公室的結構和布局很可能會迅速改變。McGlennon說：“它們將被重新用于發展人際關系、慶祝活動和培訓。實驗將是決定什么真正有效的關鍵。”

隨著新常態的確立，McGlennon建議詢問部門員工哪些時間以及哪種安排方式最適合他們。他說：“我們必須更加靈活地安排會議時間，盡可能幫助員工不占用額外的工作時間。部門應商定好適合每個人的會議時間，并允許員工們靈活地安排工作日。”

咨詢公司EY Americas的人事咨詢服務負責人Kim Billeter建議，應摒棄傳統的工作概念，即，能當面完成的工作，就不要以遠程的方式去完成。她敦促說：“應該鼓勵并支持部門員工從所有可能的接入點開展工作，在工作的各個方面都能取得成功。通過使用設計的很漂亮、適應性很強而且敏捷的方法以及吸引人的視覺/音頻提示，讓員工們保持注意力，提高創造力，以更好的狀態服務于企業，這些對于實現差異化的虛擬協作是非常重要的。”

7.倦怠是最大的敵人

工作倦怠是工作效率下降的主要原因。Sethi說：“當公司裁員的時候，員工們極力展示自己的價值，這說明人們都不愿意失業。” 然而過度勞累往往會導致出錯，或者產生令人難以理解的結果。和疫情之前相比，很多員工的工作時間延長了，因此鼓勵部門員工偶爾休息一段時間來為自己充電是很重要的。

Inflection Point Coaching公司的首席執行教練Cory Colton建議，除了支持日常工作任務外，協作工具還可以用來幫助壓力大的員工放松身心。如果不能在辦公室內即興聚會，也不能在茶水間聊天，為了確保團隊精神的持續性，可以適當地進行虛擬視頻群聊，目的僅僅是為了聯系、打卡和保持關系。Cotton說：“不允許談業務。”

John Edwards是一位資深的商業技術記者。他的文章發表在《紐約時報》、《華盛頓郵報》以及很多商業和技術出版物上，包括CIO、ComputerWorld、《網絡世界》、CFO雜志、IBM數據管理雜志、RFID雜志和《電子設計》等。