事業單位會計電算化條件下會計檔案管理問題

鄭苑

摘 要：隨著市場的不斷發展，我國市場經濟體制不斷的完善，同時事業單位財務會計檔案管理也實現了電算化。財務會計檔案管理在使用電算化之后不但效率提高，會計核算數據真實性提高了很多，傳統的會計檔案管理方式相比較使用電算化后的會計檔案管理在保管內容和范圍上發生了巨大的改變。本文簡要的闡述了使用電算化方式管理后會計檔案體現的特點，結合實際情況，在我國事業單位會計電算化的背景下，對會計檔案的管理所存在的問題進行了分析，并對此提出了解決方案，希望能為相關的事業單位帶來幫助。

關鍵詞：事業單位;會計電算化;會計檔案管理;

隨著我國社會的不斷發展，我國計算機技術和網絡技術的發展速度不斷提高，會計檔案管理逐漸使用電算化的管理方式，會計電算化被廣泛的應用到了各個領域之間，逐漸代替我國傳統的會計檔案管理方式，伴隨著事業單位的不斷發展擴大，對于會計檔案的管理方式提出了新的要求，對于會計檔案的管要求更高，在管理的過程中也會出現各種各樣的問題。

1、會計電算化條件下會計檔案的特點

1.1儲存范圍更大

對于傳統的會計檔案管理方式，出現很多的弊端，在記賬、出報表、賬簿以及相關的附屬資料都是由手工記錄的，所以對于以往的工作方式效率很低，并且出錯率很高，對于事業單位穩定發展帶來不利的影響，導致事業單位發展緩慢。在實行電算化方式并落實到實際應用后，對于會計檔案管理的工作人員大大的降低了工作壓力，財務人員的工作量降低很多，對于以往的工作現在只需要錄入相應的數據，就可以完成制作并打印財務報表。也可以打印紙質版的會計檔案，相對于以往的傳統會計檔案管理方式，電算化遠遠的超過了傳統的管理方式，進而為我國會計事業單位的發展奠定了堅實的基礎。

1.2會計檔案管理的條件更加的嚴格

通過對電算化會計管理方式的應用，對于查閱資料帶來了很大的便利，速度有了很大的提高，并且對于日常的會計檔案的管理提高了工作人員的工作效率，相比傳統的磁盤和光盤會計檔案管理，電算化對事業單位的發展帶來了很大的幫助，逐漸代替了傳統的管理方式。隨著電算化會計管理檔案的不斷應用，對于電算化的要求逐漸提高，但是使用電算化需要在特定環境下實施，并且對于會計數據存放的要求也逐漸提高。必須要通過科學化的方式進行合理的保存，進而才可以確保會計檔案不會受損，盡量避免造成不必要的損失。

1.3需要更高的保護措施

依據我國財務會計的相關數據顯示，對于會計檔案的管理需要儲存在特定的存儲器內，才可以確保檔案的安全性和數據存儲的時間，同時還有不可修復性和篡改性，避免出現意外情況，如果遭到黑客或者病毒的入侵，會對會計信息造成很大的危險，對于會計檔案的相關數據信息進行篡改、偽造等情況，都會對事業單位帶來很大的損失。對于使用磁盤存儲的數據，就需要注意防火、防潮、無病毒等為題的出現，進而保障檔案存儲的安全性。

2、會計電算化條件下檔案管理所存在的問題

2.1沒有認識到會計電算化檔案管理的重要性

對于我國的電算化管理方式的發展，相比其他國家起步較晚，以至于發展到現在我國的電算化管理方式仍沒有可以借鑒和參考的經驗，再加上由于傳統會計檔案管理方式帶來的影響，受到管理方式的限制，對于一些事業單位的領導不能認識到電算化會計檔案管理的重要性，對其組成系統和管理方式了解不透徹，進而對電算化檔案管理經驗的整理造成很大的影響，沒有足夠的管理經驗。對于以往的會計檔案管理方式，只需要對紙質檔案管理進行科學化的保存，對于電算化的管理方式缺乏重視度，工作人員經常會出現忘記保存的現象，這就會導致會計信息經常丟失，數據不全保存不全面，而且對于事業單位所使用的電子檔案管理的軟件比較落后，對于電子管理檔案的軟件關心度不夠，沒有及時的更新軟件，進而降低了會計檔案管理的難度，導致事業單位的財務會計檔案管理的工作人員對電子檔案失去興趣，不愿意使用軟件，所以就降低了會計檔案的安全性和完整性。

2.2電算化會計檔案管理梯子不夠完善

隨著事業單位的不斷發展，電算化會計檔案管理方案不斷的落實到了事業單位的實際應用中，財務會計管理的內容也在不斷的增加，對于財務會計的工作也帶來了很大的便利，對于會計檔案的內容的更改更加方便，但是對于某些事業單位的發展并沒有意識到電算化管理的重要性和嚴重性，沒有第一時間制定適合事業單位合理的財務會計檔案管理制度對于財務會計檔案的管理措施沒有做好，對于檔案的安全性的保障不夠，對于財務會計檔案的破壞率也在逐年增加。

2.3從業人員電子檔案業務水平不夠全面

就事業單位目前發展的現狀，很多事業單位的財務會計檔案管理的工作人員只會簡單的電算化操作，稍微難點的就容易會出錯，對于資料備份、檢查備份等操作難點的操作基本不會，這就對事業單位的發展帶來很大的阻礙性。對于會計檔案管理過程中出現的意外情況，不能及時的處理，導致財務會計檔案的數據信息丟失、損壞的現象，并且數據信息很難恢復，所以對于電算化檔案管理的方式受到很多財務會計工作人員的排斥，不容易去接受。對于電算化使用的軟件，需要不定期的對其進行更新，保證軟件服務和系統版本科學合理的保存，保證會計數據的安全保存避免出現數據丟失的現象，確保電算化系統穩定的運行下去。

3、事業單位會計電算化條件下會計檔案管理問題的解決措施

3.1樹立正確的會計電算化檔案管理理念

依據我國《會計檔案管理辦法》的規定，對于電子科技憑證獲取方式、報銷等其他的管理方式進行了明確的規定，進而保證了電子會計憑證，不但可以實現在線的傳遞，還可以在部門之間相互傳送，保證信息的及時性和信息的傳送率，對于會計的管理系統要不斷的及時更新，確保電子會計檔案能夠最大化的利用。對于事業單位在進行電算化管理方式對財務會計檔案管理的過程中，會存在目標不完整的缺陷，出現這種現象的原因主要是由于會計檔案管理的工作人員缺少對財務會計檔案管理的正確管理觀念，從業的財務人員對會計檔案管理的重要性認識不到位，對于事業單位財務賬目的管理不當，只有認識到會計檔案管理工作的重要性，才能確保財務會計賬目的清晰度和數據信息的完整性，進而避免出現意外情況，避免出現道德方面的問題。

3.2改善電算化會計檔案管理制度

在事業單位會計檔案管理的具體運營過程中，事業單位財務會計管理的工作人員需要將《會計檔案管理辦法》中相關法律規定和電算化條件下的特點，二者相互結合起來，依據實際情況，制定出電算化會計檔案管理的合理制度，進而提高事業單位會計檔案的管理水平。對于事業單位想要更好的發展下去，還要制定出新的管理模式，保證從根本上提高電算化會計檔案管理的效率和管理質量。

結語：

總而言之，隨著社會的不斷發展，為適應社會經濟的發展速度，需要加強事業單位電算化的管理方式的應用，對于財務會計檔案管理工作很是重要，依據我國財政部門發布的《會計檔案管理辦法》的規定，結合事業單位會計檔案管理的特點，對財務會計檔案的資料進行妥善的保存、合理安排利用，最大程度的確保資料的安全性，進而發揮會計檔案的價值，保證事業單位能夠穩定的發展下去。

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