信息化背景下水利部門檔案管理工作的初探

鐘思銘

摘要：進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，其對(duì)檔案管理電子化發(fā)展起到推動(dòng)作用，各類組織的檔案工作正在經(jīng)歷一場深刻變革。檔案管理的電子化、數(shù)據(jù)化、信息化和智能化水平需要持續(xù)提高，管理者不僅要接收和保管紙質(zhì)檔案，也要處理和保存電子檔案，而且檔案資料信息的應(yīng)用價(jià)值和方式越來越受到重視水利部門的檔案資料分為內(nèi)外兩個(gè)部分，內(nèi)部檔案與行政單位組織的職能性質(zhì)有關(guān)，涉及到人事、法規(guī)、政策、文件等信息;外部檔案多來自被管理的企業(yè)或工程項(xiàng)目，工程項(xiàng)目檔案是主要形式。許多行政單位重視內(nèi)部檔案管理，而輕視項(xiàng)目資料信息等外部檔案管理，導(dǎo)致檔案應(yīng)用水平難以大幅度提升。

關(guān)鍵詞：信息化;水利部門;檔案管理;水利工程項(xiàng)目

我國行政組織的內(nèi)部檔案管理工作已經(jīng)十分完備，各級(jí)政府和各類行政職能組織都建立了專業(yè)的文書檔案管理部門和管理制度。總體上，內(nèi)部檔案管理的目標(biāo)與國家行政管理目標(biāo)基本一致，形成最終目標(biāo)、職能目標(biāo)和直接目標(biāo)三個(gè)層次的檔案管理體系[1]，雖然各單位的內(nèi)部檔案管理水平存在差異，但整體上都處于規(guī)范運(yùn)行之中，并無明顯的漏洞和失誤。有些行政單位對(duì)外部檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，在管理內(nèi)容和管理方式上存在問題，需要行政單位及管理者結(jié)合當(dāng)代信息化給予妥善解決，以不斷優(yōu)化檔案管理體系。

1強(qiáng)化水利工程項(xiàng)目檔案管理的重要性

檔案工作是企事業(yè)單位不可缺少的基礎(chǔ)性工作[2]，《檔案法》第一章：“為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)[3]”，說明了制定法律目的，也指出了檔案管理的目標(biāo)。

水利機(jī)構(gòu)是指中國地方各級(jí)政府主管水行政的職能部門，分為省、市、縣三級(jí)，其作用推動(dòng)了涉及水資源事務(wù)的綜合管理。水利工程及相關(guān)資料可真實(shí)、全面地反映工程項(xiàng)目的整體狀態(tài)，此類檔案對(duì)水利部門提升職能管理有重要意義：（l）有助于提高水利單位的管理效率。檔案資料信息龐雜、涉及面廣，在目前信息時(shí)代，檔案工作者對(duì)其進(jìn)行收集、整理和歸檔，能夠讓水利部門及時(shí)獲取相關(guān)信息，對(duì)提高整個(gè)單位的管理效率十分有幫助。（2）有利于提升水利部門的管理效果。檔案的兩大價(jià)值，一是保護(hù)，二是利用。檔案工作者對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行電子化處理和錄入系統(tǒng)，方便查詢，可避免因信息不全而產(chǎn)生的管理失誤，進(jìn)而輔助取得更好的管理效果。

2水利工程項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題

檔案管理的重要環(huán)節(jié)是收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用。很多單位提出建設(shè)“五個(gè)一流”檔案管理，即思想認(rèn)識(shí)、組織管理、督促引導(dǎo)、效果評(píng)估和人才建設(shè)五個(gè)要素。項(xiàng)目檔案管理存在的問題主要集中在前三個(gè)方面：（1）思想認(rèn)識(shí)上。檔案管理思想不夠統(tǒng)一，對(duì)項(xiàng)目檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。由于目前國家對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化還處于試點(diǎn)階段，尚未出臺(tái)具體的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范。因此，水利部門在思想認(rèn)識(shí)上，仍把內(nèi)部檔案看成管理重點(diǎn)，對(duì)有大量資料信息的項(xiàng)目檔案缺乏重視，實(shí)施電子化處理的比例有限。（2）組織管理上。工程項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性不足，先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用不全面。南于水利工程建設(shè)項(xiàng)目的參建單位較多，電子文件形成于不同單位和不同信息管理系統(tǒng)，有的單位缺少協(xié)同管理平臺(tái)。因此，管理上比較混亂，有的紙質(zhì)資料未被錄入電子檔案管理系統(tǒng)，管理方式落后或滯后，無益于查詢和應(yīng)用。（3）督促引導(dǎo)上。水利部門對(duì)檔案管理的督促工作投入較少，不注重引導(dǎo)工作人員對(duì)重要資料進(jìn)行及時(shí)的電子化處理。由于電子簽名的長期有效性未得到保障，以及受到保密因素的影響。水利部門不重視投入資金和時(shí)間，對(duì)有些項(xiàng)目資料進(jìn)行電子化處理，檔案人員在未獲得明確指示下，依然采取傳統(tǒng)歸檔方式，降低了檔案的應(yīng)用程度。

3信息化背景下優(yōu)化水利部門檔案管理工作的建議

有專家指出：為了解決項(xiàng)目檔案管理存在的問題，應(yīng)當(dāng)重視項(xiàng)目檔案管理工作，從管理機(jī)構(gòu)、人員配備、制度建設(shè)和設(shè)施設(shè)備方面都給予充分保障，并采取有效措施確保項(xiàng)目檔案收集完整、立卷科學(xué)、整理規(guī)范和歸檔及時(shí)。下文綜合存在的問題與工作實(shí)踐，提出三點(diǎn)建議：（1）重視項(xiàng)目電子文件歸檔。水利部門不僅要重視內(nèi)部檔案的歸檔，也要重視對(duì)外部檔案的收集與歸檔。首先，從制度上明確管理信息系統(tǒng)的功能要求，對(duì)項(xiàng)目相關(guān)的電子文件與流轉(zhuǎn)有效控制，保障資料信息真實(shí)、完整和安全，實(shí)施分類整理和歸檔。其次，從流程上確定電子文件歸檔要求，對(duì)電子文件、電子化處理資料，按照收集、整理、保存、共享、關(guān)聯(lián)、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、加密、檢測(cè)、處理和應(yīng)用等大項(xiàng)制定標(biāo)準(zhǔn)或方案。（2）規(guī)范項(xiàng)目檔案電子化要求。對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行電子化、數(shù)字化處理，可以參照紙質(zhì)檔案的分類方法。首先制定數(shù)字化要求，第一，規(guī)定范圍，如項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、征地、合同、工程資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、圖片等都是可轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。第二，處理方式，可以采取錄入、掃捕、拍照等多種方式，保汪檔案信息的完整，便于應(yīng)用。第三，應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和系統(tǒng)進(jìn)行電子化處理與安全管理，規(guī)范存儲(chǔ)、備份和遷移等方法與程序。（3）完善項(xiàng)目電子檔案管理。項(xiàng)目電子檔案的保管、有效性保汪、鑒定和利用應(yīng)符合GB/T18894的規(guī)定。在信息化背景下水利工程檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)資金投入[4]，支持檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，可分為內(nèi)部系統(tǒng)、外部系統(tǒng)、協(xié)調(diào)管理平臺(tái)等幾方面。對(duì)管理系統(tǒng)的要求，首先要滿足現(xiàn)代檔案管理的基本功能;其次，支持內(nèi)部系統(tǒng)的安全運(yùn)行、保存和應(yīng)用;第三，按照國家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)，建立管理系統(tǒng)和內(nèi)容的安全保密防護(hù)體系，并且培訓(xùn)管理人員，明確分工和職責(zé)。

4結(jié)束語

市級(jí)水利單位是直接管理水利工程項(xiàng)目最多的一級(jí)國家機(jī)構(gòu)。在信息化時(shí)代背景下，如果只專注于完善內(nèi)部檔案管理，不重視和徹底解決外部檔案管理存在的不足，其結(jié)果必然是降低本單位、本系統(tǒng)的管理效率和效果，難以對(duì)水利工程項(xiàng)目進(jìn)行精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化的管理。因此，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，需要科學(xué)的分類建設(shè)和分類管理，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的便利條件，持續(xù)優(yōu)化檔案管理，為水利部門整體的職能發(fā)揮貢獻(xiàn)專業(yè)化力量。

參考文獻(xiàn)

[1]羅浩.論檔案行政管理的總目標(biāo)與任務(wù)[J].科學(xué)與財(cái)富，2018（ 01）：115.

[2]龍建強(qiáng).企事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)做到“五個(gè)一”[J].機(jī)電兵船檔案，2015（03）：22-25.

[3]全國人大常委會(huì).中華人民共和國檔案法（2016修正）[Z].2016-11-07.

[4]聶丹萍.信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題與對(duì)策[J].中國管理信息化，2013（09）：91.