淺談機關事業單位會務服務能力的提升

羅國平

摘 要：機關事業單位會議是黨政機關溝通信息、協調關系、集思廣益、制定計劃、科學決策、部署工作的重要手段。機關事業單位會務服務工作質量和水平的高低，間接影響到黨政機關和事業單位正常運行，事關機關決策及其落實的質量和水平。本文結合目前機關事業單位會務服務的問題進行分析，提出會務服務能力提升的舉措。

關鍵詞：機關事業單位;會務;服務能力

一、機關事業單位會務工作的重要性

機關事業單位會議是為了進行各項工作的開展與管理研究舉行的研討會，是機關事業單位有效管理的重要環節之一。做好機關會務服務工作，關系機關事業單位對外形象，體現機關運行管理水平，事關機關各項工作部署落實時效，具有很強的政治意義和現實意義。

二、機關事業單位會務服務的基本內涵

機關事業單位會議一般由會議名稱、時間、地點、參會人員、主持人、議程六個要素組成。從會議所要達到的意圖上來分類，大致上可歸納為五種：一是了解情況的會。如調研會、匯報會等。二是實行決策的會。如黨代會、人代會、政協會、全委會、常委會、常務會等。三是安排部署工作、統一思想的會。如報告會、動員會、部署會等。四是工作落實過程中的會。如督查會、推進會、現場會和匯報會等。五是工作完成以后的會。如總結會、表彰會等。此外，還有一些開工儀式、竣工儀式等慶典活動也可以歸到會議的范疇。

機關事業單位會務服務，包括會前籌備、會間服務和會議善后三個階段：

（一）會前籌備。即按照會議名稱、時間、地點、參會人員、主持人、議程六個要素，逐項確定和落實，做好相關籌備工作。會議名稱應直接體現會議主題，語句通順，簡明扼要，直截了當;會議時間應根據會議領導規格、參會人數等，并根據參會領導、主要嘉賓等參會重要人員的活動時間安排，有較早的提前量，提前排進工作安排表，避免時間沖突（如遇時間沖突，應及時調整方案）;會議地點應根據參會領導規格、參會人數，以及會議的重要程度（包括結合媒體報道需要等），合理確定會議室（會場），人數少、會議室太大，會顯得太空空蕩蕩，沖淡會議氣氛;參會人員，按照當前精簡會議的原則，應合理確定，避免無關人員參會（尤其涉及較重要事項、需要保密事項，更應從嚴掌握和安排參會人員，必要時履行相關請示、審批手續）;會議主持人一般根據參會領導的規格而定，一般由比參會最高領導低一至兩級的領導擔任，且一般是分管該項業務的領導，非正式會議（如開業、奠基活動等）可安排專業主持人;會議議程應符合議事流程，一般圍繞會議主題，按由點到面、由下而上、由下級到上級等慣例來安排，議程安排力求緊湊有序，一氣呵成。會議基本要素確定后，應由會議召集人（一般為單位分管領導或辦公室負責人）具體進行分工組織，包括會議材料的準備（領導講話、擬印發的文件等）、會議通知、會場布置等具體事宜，分工到人，明確任務和時間要求。重大活動，更需在交通組織、會場安保等方面妥善安排，做好預案。

（二）會間服務。指會議召開期間的服務工作，事關會議成敗，因此尤為重要。會間服務包括領導休息室的安排、茶水服務、音響服務、安全保衛、新聞報道等，如有頒獎、授牌等議程，更需提前彩排，確保會議流程暢通，不出差錯。

（三）會議善后。指會議結束后安排與會者返程，會場清理，會議材料收集整理總結，會議經費結算，新聞報道稿的把關，編寫會議紀要，確保會議取得圓滿成效。

三、機關事業單位會議服務的問題分析

（一）會前籌備不充分

凡事預則立，不預則廢。一個會議要想開得成功，就需要提前做好準備，提前考慮得越全面、越細致，會中會后服務才能越主動，才能確保會議順利召開，取得預期的效果。

但是由于會前服務包含制定方案、起草通知、下發通知、落實與會人員、預訂場所、準備材料、編印須知、布置會場、編制區位圖和擺放座簽、調度用車、新聞報道、會場警衛和交通疏導以及保障電力等多方面的內容，有時候難免會出現環節的遺漏。任何環節的準備不充分都會對會議的正常開展產生影響。

（二）會間服務不到位

會中服務是召開會議的實質性環節，既要落實好既定的會議方案（各項議程），又要掌握和處理會議過程中可能出現的新情況、新問題并加以解決。它包含會議報到、現場簽到、分發材料、引導入座、會議值守、做好記錄、提供服務、維持秩序以及制發簡報等環節。會中服務往往會遇到很多的突發事件，例如會議的主持人臨時發生改變而導致席卡的調整、會議時間的把控、候會人員在會場外大聲喧嘩、隨意抽煙等等這些就要去會中服務人員具有較好地現場組織能力以及應變能力。

四、機關事業單位會議服務能力提升舉措

（一）認真思考創新會議服務模式

機關事業單位應該對會議的服務模式進行創新，會議主辦方應該實現會議的全程性服務：提出針對性的會議主題，對會議進行策劃，會議的日程進行協調，會場布置進行完善，對會議宣傳冊進行印刷工作，為參會人員提供餐飲、住宿和交通等方面的便利，確保該次會議能夠順利進行并完成。在完善以上工作之后，還需要對會議流程進行梳理，落實會議的個個環節都能提供優質的服務。同時，還需要整合各類服務資源，順利傳遞有效信息。

（二）注重細節做好會議服務

會議服務會直接影響會議舉辦的效果，而會議服務的質量好壞則取決于各項細節工作。這些細節工作，往往是事情有序發展的關鍵因素，甚至是會議成敗的關鍵因素。在會前準備中，需反復核對會議資料的完善性、檢查會議指示牌擺放的正確性，檢測話筒、投影儀等設施設備的正常使用性。會議期間需切實做好會場內和會場外的服務，包括會議報到注冊、交通安排、食宿安排、引導入座、會議記錄等環節。只有細致地做好各項工作，才能銜接各個環節。

設立會務值班室提供專項服務，會議的相關信息安排專人收集并發送，會議期間出現的突發事件由專人負責協調并解決，領導交辦的各項臨時事宜由專人進行跟進落實。另外，會議的安全工作更要指派專人做好保障工作，特別是一些大型會議，參會人員較多，會務組更要考慮周全，保障所有參會人員在會議舉辦期間的安全，確保不發生任何安全事故，從而保障會議能夠順利進行。

五、結語

機關事業單位會務服務是一個全面的、綜合性的工作，會務人員需要精心制定方案、加強溝通協調、細化職責分工、認真做好演練、全面總結分析，才能有效做好會務工作。

參考文獻

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