規范財務檔案管理提高財務管理水平

李長鴻

摘 要：隨著現在事業單位的快速發展，對檔案管理水平也隨之提出了更高的要求，需要在檔案管理過程中運用科學有效的方法以確保檔案管理的有效性。因此，在通過對財務管理狀況的進一步分析，重視與之相關的財務檔案管理，以促進財務檔案管理水平在事業單位發展中得以提升。同時，依據有效措施規范財務檔案管理，從而保證檔案管理水平能夠滿足其單位各項工作的順利開展。

關鍵詞：財務檔案管理;財務管理水平;財務信息

財務檔案管理是事業單位財務系統中的關鍵環節，它對整個事業單位的經營和發展起著非常重要的作用，作為事業單位活動的基礎和前提，財務檔案管理必須確保它的有效性和正確性。隨著社會的不斷發展和進步，財務檔案管理中的作用也在提高。本文的目的是分析現有的財務檔案管理存在的問題，并針對這些問題提出合理有效的解決方案，以確保財務檔案管理的順利開展，為單位的未來發展提供正確的方向。

1 財務檔案管理的基本內容及實際作用分析

1.1財務檔案管理的基本內容

①在資金利用過程中包含了多種憑證，確保了資金的正常流通;②由會計報表、季度財務報告等組成的財務報告;③包含資金流通情況、資產賬目等組成的會計賬目，促使各種資金實踐過程的利用效率得以提高;④存款對賬單、電算化檔案等;管理過程中的財務數據備份;⑤有關財務數據庫運行中的維護信息記錄;財務管理系統、網絡等共同組成的財務管理設備;⑥豐富的會計資料、財務管理資料等。這些不同的內容，客觀地說明了財務檔案管理基本內容豐富性。因此，實踐過程中應提高對財務檔案管理內容的正確認識，確保財務狀況良好性，為不同工作計劃的順利實施打下堅實的基礎。

1.2財務檔案管理工作的重要性

從財務檔案管理的角度看，財務檔案為單位的一些高層決策提供了依據，也為一些經濟費用和重大經濟活動提供了依據，部門的經濟活動將反映在財務檔案中。財務文件將真實有效地反映單位的財務信息分析，整合和分類，甚至反饋過去的單位狀況。它反映的財務信息對于單位的管理層作為經營決策，不僅有很好的參考，還有更重要的參考。作為單位預算的依據，可以說根據財務檔案更為合適，只有進行有效的財務管理，企業單位才能獲得良好的經濟效益。無論單位的規模如何，單位的通常收入和支出以及單位的主要經常活動和費用都反映在會計檔案中。所以無論單位部門的優化和升級如何，改善單位管理，有效開展財務管理也是非常有益的。

2 事業單位財務檔案管理常見問題分析

2.1尚未形成檔案管理重要意識

近年來，隨著社會與科技的不斷發展，事業單位各項工作也在不斷進步，在財務檔案管理的實際過程中，雖然在管理方式與管理目標上都已經得到了巨大的提升，但是由于事業單位管理者對財務管理工作的重視程度不足，也對財務管理工作的正常運行設置了障礙。在許多傳統事業單位的運行中，通常認為財務檔案管理工作并不是整個機關工作的核心，沒有投入大量的人力、物力去專門完成這一工作;但是對于事業單位來說，財務管理檔案可以有效地反映該單位的具體活動表現，是向外界公布單位運行信息的主要體現，也可以為國家管理部門進行檢查時提供有效的信息，都證明了財務檔案管理工作的重要意義。

2.2財務檔案管理人員能力不足

通常情況下，事業檔案內的財務檔案管理都會指派相關會計人員進行兼任，然而此類工作人員普遍缺乏財務檔案管理的系統性認識。在實際的檔案管理當中，都是對財務檔案進行簡單的整理，并未對不同的檔案實施分類整理，因此很容易致使事業單位財務檔案管理工作很難最終形成有序化的管理。這種財務檔案管理的方式，導致后續員工需要查閱相關檔案時，需要消耗大量的時間，由此降低了檔案的利用效率。另外，事業單位在財務檔案管理人員的編排上也存在相應的問題，并未由此形成規范化崗位制度，檔案人員本身的年齡結構及知識儲備均不符合要求，因而致使財務檔案管理效果低下。

2.3缺乏完善的管理工作機構

部分事業單位在設置財務檔案管理工作機構中未充分考慮自身的實際情況，加上形勢判斷分析有所偏差，導致部分重要的財務檔案缺失;受到財務檔案管理工作機構不完善的影響，檔案管理中所需的工作機制、考核機制并不完善，加大了財務管理問題發生的概率;由于某些事業單位既有的財務檔案管理工作機構并不完善，可能會加大檔案管理工作量，致使自身的工作效率下降，檔案管理過程中的工作流程制定缺乏規范性。

2.4尚未實施信息化管理

針對當前信息化時代下，各種信息技術被運用到財務檔案管理更多當中，其不斷能夠提升整體工作效率，對財務管理水平的提升也有極大意義，進而降低財務風險問題的發展幾率。但因一些財務檔案管理工作欠缺信息化意識，難以將信息技術運用在實際的財務檔案管理工作當中，這樣不利于行政事業單位財務管理水平的進一步提升。

3 規范財務檔案管理提高財務管理水平的措施分析

3.1加強對財務管理工作的重視程度

針對當前事業單位財務檔案工作出現的問題，管理層應該加強自身意識，設置專門部門以及專門人員進行檔案管理工作，并對工作人員有針對性地進行培訓，幫助樹立正確財務檔案管理認識，以營造良好的管理工作氛圍;此外，事業單位還應該對工作人員進行工作考核，幫助審核工作人員的專業知識掌握程度，針對工作考核成績差的人員應該定期組織相關培訓工作，增強他們的專業基礎知識。此外，事業單位也可以舉辦相關培訓工作，使工作人員可以學習世界先進管理技術，實現有效的財務檔案管理工作。

3.2不斷提高單位財務檔案管理能力

具體要求事業單位應當定期或不定期開展相應的培訓工作，以此來不斷提高單位財務檔案綜合管理能力。然而在實際培訓工作當中，要求事業單位必須對其中能力出眾的職工進行獎勵激勵，以此來刺激整個團體的學習、并進精神。而對于其中能力偏差的人員，要求事業單位必須強化激勵，進而以此來激發起不斷學習的心態。同時還需采取相應的監督管理舉措，目的是減少財務檔案管理出現疏忽和遺漏的情況，從而以此來有效提高檔案管理的科學、合理性，最終促使財務檔案的整體價值獲得提升。

3.3注重專業管理工作機構的不斷完善

在財務檔案專業管理工作機構的支持下，能夠使這類檔案管理中存在問題得到快速處理，確保檔案管理規范性的同時實現財務檔案信息資源優化配置。因此，為了規范財務檔案管理，促使財務管理水平不斷提升，事業單位應注重專業財務檔案管理工作機構的不斷完善。首先結合財務檔案管理工作要求，對既有的檔案管理機構實際概況進行分析，在現代管理理論及檔案管理學的支持下，優化財務檔案管理工作機構的管理機制、更新管理理念，保持其良好的功能特性其次注重形勢的判斷分析，在設置專業財務檔案管理工作機構的過程中，應考慮多方面的影響因素，像市場信息傳遞效率、檔案管理方式等，確保該機構能夠在財務檔案管理工作落實中發揮應有的作用，最終達到財務管理水平提高的目的。

3.4有效利用信息技術，滿足檔案管理信息化發展

行政事業單位的檔案管理工作，想要滿足現代化發展需求，并保障其有效性的同時，就應在單位未來發展當中，實現財務檔案管理的信息技術化發展，進而把信息技術滲透到實際的財務檔案管理的各項工作當中，由此進一步增強財務管理水平。首先，要強化財務檔案管理工作者信息技術意識，確保其能夠掌握先進信息技術的應用方法，在將這些技術應用在財務檔案管理中，這樣能夠進一步提升工作質量和效率。其次，針對當前財務檔案管理要求，優化和改善財務檔案管理工作的網絡設施，進而滿足財務檔案管理的信息化發展需求。

3.5健全財務檔案管理體系，加強制度建設

健全財務檔案管理體系是保證管理工作順利開展的基礎，只有建立了完善的規則制度，各項工作才能有條不紊的進行。首先，完善財務檔案管理日常管理辦法、檔案查閱要求、檔案銷毀標準等，明確檔案管理工作人員的職責范圍，要求各工作人員嚴格遵守制度做好檔案的翻閱、復印、銷毀工作，并且按時進行檔案管理情況的檢查、評估活動;其次，制定內部管理制度，防止檔案管理工作出現違規違紀的現象;最后，建立懲罰制度，嚴厲懲處隨意翻閱檔案造成損壞、未經同意擅自復印、泄漏檔案信息等的不良行為。

結語

綜上所述，金融檔案是事業單位財務工作和內容的重要體現，是進一步發展和有效經營的重要依據，是單位健康發展的重要參考。在事業單位財務部門工作的過程中，不僅要求相關財務檔案管理人員具備切實有效的工作技能和素質，還要求財務檔案管理人員改變工作意識，創新工作方式和改變工作模式，有效提高財務檔案的管理效果。

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