論信息化環(huán)境下的公安檔案管理

馮冰

摘 要：自我國進(jìn)入改革開放以后，信息化技術(shù)飛速發(fā)展，計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)也逐漸改變了我們的生活，改變了我們的思維方式，同時，信息化在各行各業(yè)都起到了不可小覷的作用，無論是從理論入手，還是從實際工作入手，都對我國的檔案工作，產(chǎn)生了巨大的影響，尤其是對公安檔案工作來講，更是起到了非凡的作用與意義，但是有利就有弊，我國公安檔案管理工作依舊存在著諸多的問題急需我們?nèi)ソ鉀Q。本篇文章從目前公安檔案管理工作利用信息化手段之后存在的一些問題入手，著重分析了在利用信息化手段的條件下該如何改善我國公安檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;公安

引言

公安檔案的管理工作，不容忽視，它對于公安的一些工作起到不小的作用，同時也是公安工作的關(guān)鍵組成部分，在一些領(lǐng)域例如打擊犯罪等等都有著極為重要的作用，做好這項工作，對于提好公安部門的執(zhí)法效率也有著獨特的意義。

一、目前存在的一些問題

首先存在的問題是沒有與時俱進(jìn)。雖然目前信息化技術(shù)飛速發(fā)展，而且在各個領(lǐng)域都有所革新，但是在公安檔案管理這方面，工作人員采用的大部分是以往的傳統(tǒng)方式，信息化手段利用的少，信息化程度實際上很低。在公安機(jī)關(guān)的相關(guān)工作中，最為看重的就是信息傳遞的速度與效率，不得不說，近年來公安機(jī)關(guān)已經(jīng)建設(shè)了初步的信息系統(tǒng)，但是在這過程中也忽視了對信息的內(nèi)容加以管理，并進(jìn)行綜合利用，在公安機(jī)關(guān)的眼中，網(wǎng)絡(luò)僅僅只是一個輔助他們工作的工具，實質(zhì)上其檔案管理方式并為真正的改變。除此之外，受以往的傳統(tǒng)觀念影響，目前檔案工作極其被動，檔案管理的作用沒有被真正發(fā)揮出來。

其次，各部門之間做到形成彼此信息的共享。眾所周知，公安機(jī)關(guān)有著諸多的部門例如戶政部、刑偵部等等，每個部門都有著獨立的信息系統(tǒng)，可惜的是各個部門的系統(tǒng)沒有相互連接，這樣直接導(dǎo)致了信息無法被共享，也正因為這，耗資巨大的信息系統(tǒng)沒有被發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

最后，公安各部門工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)差異大。在公安機(jī)關(guān)進(jìn)行金盾工程之前，都會考慮自身的財力等等一些條件，進(jìn)而制定工程標(biāo)準(zhǔn)，但是目前各地公安機(jī)關(guān)的財力狀況存在明顯差異，因此制定的工程目標(biāo)也不盡相同，差異較為明顯。同時，各地公安機(jī)關(guān)數(shù)據(jù)庫中，還存在著操作方式為進(jìn)行統(tǒng)一、信息的標(biāo)準(zhǔn)也不同等等一系列的問題，在這樣的情況下，很難實現(xiàn)資源的共享。

二、提升檔案管理水平的途徑

（一）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

近年來，我國的信息化發(fā)展水平不斷提高，科技水平也有了大幅度的提升，在這樣的情況下，公安部門逐漸加大對檔案資源的開發(fā)，與此同時，各警務(wù)部門對檔案資源的需求也明顯增多。這樣的情況也要求公安部門建立一個科學(xué)、合理的檔案管理信息體系，若想做到這個，則必須依賴于高質(zhì)量的人才隊伍。人才在各個領(lǐng)域，都是發(fā)展所需的必需品，無人才，無發(fā)展，公安部門也不例外，為此，公安檔案管理部門要科學(xué)利用各種方法，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)而增強(qiáng)其業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)出一批高質(zhì)量的人才隊伍和有著一定專業(yè)性的復(fù)合型人才。

但是信息化時代的發(fā)展，對于人才的要求也越來越好，公安檔案管理部門對人才的要求也不像以前，信息化環(huán)境下的人才，不但要對檔案管理的流程、操作方式等有一個明確的認(rèn)知，并且還要能夠高效率的完成基本工資，同時，還要有一定的網(wǎng)絡(luò)操作水平和經(jīng)驗，熟悉并能夠運用計算機(jī)技術(shù)，而且在此基礎(chǔ)上還要不斷創(chuàng)新和學(xué)習(xí)，時候做到這些，才能夠更好的勝任機(jī)關(guān)的工作。

（二）提高對文件的鑒別能力

在公安進(jìn)行信息化管理的過程中，信息內(nèi)容的更新和數(shù)量暴漲的情況時有發(fā)生，而在這樣的條件下，信息資源的質(zhì)量便出了一定的問題，出現(xiàn)了很多的垃圾文件，這樣會對公安部門的檔案管理工作產(chǎn)生諸多負(fù)面影響。因此，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行管理時，一定要對其進(jìn)行鑒別，保證信息資源的質(zhì)量。隨著科技水平有了明顯的提升，公安部門的檔案管理工作也漸漸由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，對電子文件進(jìn)行鑒別也是一個不容忽視的問題。除此之外，還要注意對電子文件和檔案文件進(jìn)行綜合的利用，這樣有助于管理人員對內(nèi)容進(jìn)行深層次的分析，進(jìn)而滿足檢測需求。在文件的鑒別工程中，要注意簽署和印章，因為這兩項是文件是否具有有效性的必要標(biāo)志，缺一不可。雖然目前信息化程度有所提高，但是在技術(shù)未完全成熟的條件，采用紙質(zhì)文件是十分有必要的。對于電子文件存在的問題，工作人員可以講其拷貝到硬盤等存儲介質(zhì)中，進(jìn)而確保文件的真實與安全。

（三）建立健全的現(xiàn)代化檔案管理體系

信息化環(huán)境下，一定要注重創(chuàng)新這一第一要素，不但要對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，還要對整個管理體系進(jìn)行創(chuàng)新，在真正的管理過程中，還要完成從對檔案實體的管理到對檔案信息管理的轉(zhuǎn)換，只有這樣，才能實現(xiàn)對檔案資源全方位的管理。信息化的發(fā)展使得文件形式越來越向電子形式傾斜，以往的管理體系已經(jīng)不能滿足工作要求。因此，在這種信息化環(huán)境下，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變管理模式，同時相關(guān)負(fù)責(zé)人還要注意建立一套健全的現(xiàn)代化檔案管理體系，進(jìn)而提高檔案管理水平與效率。

三、結(jié)語

信息化時代對于每個行業(yè)來講都既是一次機(jī)遇，也是一次挑戰(zhàn)，對于公安檔案管理工作來講，也不例外。如若抓住了這次發(fā)展的機(jī)會，對于未來的工作也只會是百利而無一害。因此，公安部門相關(guān)負(fù)責(zé)人呢要抓住這次機(jī)遇，從解決目前存在的問題入手，進(jìn)而完成對整個工作的完善，最終跟上時代的步伐。

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