分析信息時代的檔案管理體制

吳世芬

內容摘要? 目前，全世界都已經進入了信息時代，在這種形勢下，傳統的檔案管理體制已經無法滿足檔案管理工作的需求，對于檔案管理工作，其在每一個行業、每一個企業中都占據著非常重要的地位，為了進一步促進我國經濟的發展，則應根據時代的發展對傳統檔案管理體制進行創新與改革，從而使檔案管理體制能夠更加多樣化，適應信息時代的發展?；诖?，文章主要對信息時代的檔案管理體制進行分析，以供參考。

關鍵詞? 信息時代 檔案管理 體制 改革 創新

1 引言

在如今的時代發展中，信息化是其主要標志，信息技術不僅促進了社會與經濟的發展，而且也為人們的日常生活提供了極大的便利，為世界人民創造了更多的財富。雖然信息技術得到了非常迅猛的發展，但是也隨之產生了大量的檔案與文件，從而增加了檔案管理工作的難度，如果依然采用傳統的檔案管理方法對其進行管理，不僅無法滿足檔案管理工作的需求，而且也不符合時代發展的需要。所以，應在信息時代下對檔案管理體制進行創新，使其能夠滿足如今時代發展的需求。

2 檔案管理體制概述

檔案是一個企業在運行過程中非常重要的一個依據，而且其也能夠為內部決策的提出提供重要的憑據，所以說，檔案無論是在企業的日常經營還是管理過程中都發揮著非常重要的作用。但是在實際進行管理時，需要由專門的部門與人員進行檔案管理工作，并且嚴格按照相關的制度與標準完成。檔案是歷史文明的產物，是人們過去和現在進行政治活動以及從事生產科學文化活動等社會實踐直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是負責檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔及提供利用的一項政治性、科學性、服務性、機要性的工作，所以做好檔案工作非常重要。對于檔案管理過程中所需要使用到的制度[1]，其主要指的就是由最高層管理人員所制定的一套完善的、能夠對內部進行全面管理的一種管理制度，同時，需要由所有的人員共同參與，并嚴格按照制度完成相關操作，只有這樣才能夠使檔案管理工作能有條不紊地開展。立足于檔案管理體制的本質進行分析，其所涉及的核心內容，就是確保工作職能的正常發揮以及管理權力分配的合理性。

所謂檔案管理體制，其主要指的就是檔案管理工作在開展的過程中所形成的一種全方面、多方位的體系，其主要目的就是規范化開展檔案管理工作，全面地掌控各種檔案管理工作環節，從而有效地提高檔案管理工作的水平。

3 檔案管理體制現狀分析

我國的檔案管理事業，隨著其不斷發展，已經在近些年來前取得了非常顯著的管理成果，但是，相比于發達國家的檔案管理事業來說，我國的檔案管理事業依然存在一定的缺陷。比如，大多數企業在信息時代發展的今天，很多企業在進行檔案管理工作時，依然采用傳統的檔案管理方式進行管理[2]，而且每個企業所采用的檔案管理方式也基本上相同。在企業的實際檔案管理工作中，主要遵循集中統計、分級管理、條塊結合以及企業自主四個方面的原則，而且這也是我國企業檔案管理工作的現狀，雖然這種檔案管理方式具有一定的優勢，但是也有非常明顯的缺點：一方面，集中化的檔案管理工作，主要指的就是在企業中，組建專門的檔案管理部門，由該部門對企業的檔案進行統一化、集中化且標準化的管理。采用這種統一管理的模式，能夠有效提高管理效果，而且這也是企業檔案管理工作中一種非常有效的管理手段，能夠更好地為企業提供管理服務，但是在實際的操作過程中，這種管理模式會在很大程度上受到企業技術水平、企業規模等多方面因素的制約和影響;另一方面，在企業的檔案管理工作中實行分級管理原則，雖然能夠對企業內部開展的各項活動的檔案資料進行分級別管理，實現靈活管理、職責明確的管理目的，但是在實際的管理過程中，卻經常無法構建完善的管理模式，從而降低了管理效果。

4 信息時代下檔案管理體制的優勢

如今，隨著科學技術水平的快速提升，計算機網絡技術已經被廣泛地應用到了各個領域與各個行業中，這也進一步促進了現代化信息基礎產業的壯大與發展，在促進其發展的同時，也使各個行業在工作、管理以及實際運行過程中產生了大量的電子類型文檔，而且，這些文檔中所包含的信息價值與信息量也都非常巨大，在這種情況下也增加了檔案管理工作的難度，并且要求檔案管理工作人員必須要將具有價值的檔案信息進行統一的管理與留檔[3]，但是，因為檔案信息的數量非常巨大，導致傳統的檔案信息管理機制明顯不適用于大量電子類型檔案的管理與留檔中，所以，應利用計算機技術進行檔案管理，而計算機技術下的檔案管理工作與傳統的檔案管理工作有非常大的區別，這樣不僅會提高對檔案管理工作人員的要求，同時也為檔案管理工作帶來了更加高難度的挑戰，檔案管理工作人員只有積極學習先進的檔案管理理念與相關的操作技巧，才能夠全面滿足信息時代下對檔案管理機工作的需求。

4.1 彌補傳統檔案管理機制中的不足與漏洞

雖然我國的檔案管理機制在經過不斷的發展后已經得到了全面的完善，但是卻依然存在一些隱患與不足之處，其主要體現在兩個方面：一方面，在社會經濟快速發展的今天，無論是檔案管理的內容還是數量都呈現為大規模的上漲趨勢，在這種情況下也導致檔案管理的工作量有所增加，加之各種新媒介與新技術的不斷出現，如何合理的利用這些新技術為檔案管理工作提供方便成為檔案管理工作中所迫切需要解決的問題之一;另一方面，因為一些不法分子的私心，盜竊檔案信息的現象層出不窮，“如何利用信息技術提高檔案管理工作的安全性”也成為檔案管理工作人員所需要解決的問題，對于這些問題來說，其主要由以下兩個因素所引起，第一，傳統的檔案管理工作中，無論是實際的管理效率還是管理能力都存在一些安全隱患，而且其已經無法滿足當代社會發展對檔案管理工作的需求，無法與大量檔案管理工作相適應。第二，在傳統的檔案管理工作中，大多數都以紙質版檔案管理方式為主要的工作模式，但是在信息時代快速發展的背景下，這種檔案管理工作模式則顯得力不從心，很難適應現代檔案管理工作模式，嚴重地影響了現代化檔案管理工作的質量與工作效率。

因此，在新的時代中，應合理利用信息技術開展檔案管理工作，使檔案管理工作能夠滿足社會發展的需求，同時信息技術也可以全面彌補與完善傳統檔案管理工作中存在的不足之處，真正地實現現代化、多樣化的檔案管理機制。

4.2 信息化檔案管理工作機制與時代發展潮流相符合

檔案管理不僅能夠起到記錄各種事件發生、發展與結束的具體情況的作用，而且也能夠起到信息追溯的作用，這對保護我國各個時期的歷史文明有非常明顯的價值，而且這也是一項非常重要的任務。同時，檔案管理工作也可以為其他行業工作的開展提供有效的原始信息資料，從而為我國的現代化建設提供原始資料與憑證。換而言之，為了能夠促進各個行業、各個領域的發展，使其各項任務能夠順利完成，檔案管理必不可少，這不僅僅是必然的發展趨勢，而且也是符合時代發展潮流的重要舉措，只有充分的檔案管理機制的價值發揮出來，才能夠推動社會的發展，并對風險進行更好的規劃與避免。

4.3 有利于檔案信息資源的開發

檔案作為各種信息的主要載體，在檔案中記載著非常豐富的信息數據，如果能夠將檔案中所記錄的信息進行充分、合理的利用，就會對社會的發展起到積極的推動作用，這也是在信息時代下對檔案管理工作所提出來的必然要求。在檔案信息資源的開發過程中，應先利用信息技術提高檔案信息的獲取能力，使檔案信息更加豐富，能夠有效地提高檔案的利用效率與存取效果。其次，應提高對檔案信息的處理水平，檔案種類非常豐富，管理起來難度比較大，而利用計算機信息技術對其進行篩選，則能夠有效地提高檔案信息的利用效率。最后，應合理地利用各種檔案信息管理軟件對檔案進行整理與歸類，這樣也能夠提供檔案信息管理的效率與水平。

5 結語

總而言之，檔案資源作為推動社會發展、提高市場經濟效益的重要資源，應在信息時代下，創新檔案信息管理機制，從而有效地提高檔案信息資源的利用效率與管理效率，確保檔案信息能夠真正地發揮出自身的作用與價值。

（作者系廣東省路橋建設發展有限公司廣韶分公司 工作人員）

【參考文獻】

[1]周春紫.電子檔案管理在事業單位的應用分析[J].蘭臺內外，2019（36）：18.

[2]王曦瑤，駱里光.探析檔案信息化建設與檔案管理[J].蘭臺內外，2019（36）：65.

[3]吳鴻鵬.淺談電子檔案管理存在的問題與措施[J].蘭臺內外，2019（36）：69.