淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策

劉文武

摘 要：《中華人民共和國政府采購法》于2002年制訂，并于2014年修訂，其主要目的是為了規范政府的采購行為，將權力關進制度的籠子，進而促進廉政建設。近年來，我國也在大力貫徹落實這項法律，盡力將其落到實處。而在政府整個的采購過程中，采購檔案管理工作是重中之重。本篇文章著重分析了政府采購檔案管理工作中的一些問題，并提出了一些對策。

關鍵詞：政府采購;檔案管理;問題;對策

引言

在政府整個采購過程中，必須要記錄來供日后進行參考以及問責，而政府采購檔案，恰恰就是政府采購活動最真實的記錄，它具有客觀性、實證性，見證了政府采購工作的全過程。不僅如此，這些檔案更是國家進行反腐倡廉等工作的重要依據和參考，是群眾監督的重要途徑，更是日后進行經驗總結和錯誤分析的重要資料。而妥善保存這些檔案，不但能夠為政府采購總結一些經驗和教訓，還可以為政府的數據分析、處理糾紛、接受監督檢查等等提供重要的參考。

一、存在的主要問題

政府的工作按其本身的性質，不容得半點錯誤，而檔案管理工作作為政府采購工作的重中之重，更容不得半點的紕漏。從現在的相關工作來看，各地政府對采購檔案工作的管理水平不高、管理力度不到位，存在的問題更是數不勝數。如果不及時解決這些問題，不僅僅會影響檔案管理，而且可能會導致政府采購環境變得混亂，更加不利于政府日后的工作，在人民群眾的眼中，則會有損政府的形象。

縱觀各地政府機構檔案管理工作，其出現的問題也存在一定的共性，主要體現如下：

（一）缺少專業性人員，且管理的水平低、質量差、層次低

檔案管理工作雖然一直是各地政府機構的重點關注對象，但是相比之下，各地政府卻對其重視不盡相同，目前，甚至有一些采購部門認為這項工作很簡單，并安排一些不懂的人去處理這項工作;而有些地方的采購部門，面臨著人手不夠的情況，無法單獨設立專職檔案員。與此同時，檔案管理工作的相關人員，還處處找借口，以工作忙、沒時間等等為由，對檔案管理工作不聞不顧，甚至推三阻四，完全被工作牽著走，沒有絲毫的敬業心和對于工作的主動性、積極性。更讓人擔憂的是，在處理民間一些不良事件時，處罰力度不夠，領導不得力，造成事件沒有得到很好的解決，極大損傷了政府在人民群眾眼中的形象。不但如此，這種做法還會損傷別的同事的工作積極性，進而導致政府的工作效率不高，負面效果相當嚴重，對于檔案管理工作來講，更是屋漏偏逢連夜雨。其實，認為檔案管理工作總是一成不變的想法是極其不對的，這種想法還會讓檔案管理工作惡性循環下去，其實檔案管理工作具備較強的專業性，沒有專業知識的人或者專業知識掌握不足的人員根本就無法勝任。

（二）檔案管理缺乏保密性

檔案管理工作最忌諱的，就是保密性不高。如今有諸多的案列，直接導火索就是評判過程中，評委的各項舉動被原原本本的透露出去，進而引起未中標者與中標者之間的紛爭。現場資料的保密性成為了采購部門的一大死穴，同時，也是別有用心的險惡者的發揮空間，而這些，與采購中心崗位設置的不合理，用人不當，出現問題沒有及時的做調整等等有著直接的關系。

二、改進的途徑以及方法

（一）加強對采購文件的科學管理

在這項工作上，首先是要加強監督的力度，并由專人負責。各個政府部門，一定要按照“分級管理”的原則，加大對檔案管理工作的監督與指導力度，并由專人來進行檔案的收集、整理、保存，而且還要建立問責制度，一旦出現問題要追溯到個人。除此之外，還要進行相關人員的培訓工作，并提供采購檔案必要的保存場地和設備。

其次要做好采購文件的積累工作。在開展每項采購活動的過程中，進行采購工作的相關人員要將采購文件進行整理并上交給專職人員調查與保存。而且，調查工作一定要按時進行，切不可像以往一樣拖到年終進行，只有這樣才會保證采購檔案的完整性。

緊接著還要保證采購檔案的保密性，牢牢把握住這一死穴，不給任何險惡者機會。要建立采購檔案管理制度，提高對采購文件的管理水平，而且涉及供應商的機密文件還要更加好好保存，未得到他人許可，不得對外公布。

最后要利用信息化手段來對采購文件進行保存。如今中國迎來了信息化的時代，學會利用信息化的技術對于檔案管理工作來講更是百利而無一害，要想科學利用信息化技術就要加強采購檔案管理電子化、網絡化建設。

（二）不斷提高專職檔案管理人員的業務水平

要想提高專職檔案管理人員的工作能力和工作效率，必須要進行專業培訓，幫助他們形成完整的知識體系與結構，同時，不能忽視道德修養，幫助他們形成強烈的責任感，嚴格界定工作范圍和職責，掌握與工作有關的基本知識，熟悉專業技能，增強職業精神和工作責任感、責任心和積極性。

（三）自覺接受相關部門的監督工作

《政府采購法》明確了采購部門接受監督管理部門檢查的義務和責任。這就要求監督管理部門正確認識政府采購檔案管理工作，并將其納入政府采購機構綜合考核，實行定期和不定期檢查以及采購執行情況檢查。一旦發現問題，就必須嚴肅處理。

結語

政府采購檔案管理是政府采購實施全過程的重要組成部分。對于采購人、采購代理機構和采購監督部門來說，都要從根本上加強對這項工作重要性的深刻認識。在處理這項工作和相關問題時，不應松懈，但從工作職能的角度出發，采取一切有效措施，把工作做好，真正做到實處。

參考文獻

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