檔案管理業務外包的可行性與發展對策

摘要：面對網絡信息時代企業檔案管理的新要求，檔案管理業務外包就成為企業提高檔案管理水平的重要方式和手段。文章首先分析了檔案管理業務外包的可能性，并針對檔案管理業務外包過程中存在的問題提出了必要的建議和發展對策。

關鍵詞：檔案管理業務外包;企業檔案;可行性

企業檔案是企業活動的有效記錄，是企業生存和發展的信息基礎和必要條件，同時也是國家檔案資源的重要組成部分，其有效管理具有十分重要的意義和價值。因此，我國辦案管理部門制定了許多關于企業檔案管理的條例和制度，廣大企業也在這方面投入了巨大的力量，但是管理的現狀然就存在諸多不盡人意之處。究其原因，不僅有企業主觀方面的因素，為企業的資金、能力和物力方面的限制也有莫大的關系。為了解決這些問題，檔案管理業務外包應運而生。

一、檔案管理業務外包的可行性

1. 外包服務的迅速發展

隨著經濟全球化的商業推進，企業面臨的市場競爭環境日趨激烈，業務外包就成了這一背景下企業整合各種生產資源，提高企業競爭力的重要方式_[1]?？梢哉f，外包是企業在新的經濟環境下的一種優化經營策略，可以讓企業將有限的精力集中在自身的核心競爭力和工作效率的提升方面。因此，現代經濟社會語境下，外包業務的迅速發展，為檔案外包業務的發展提供了必要的市場基礎。

2.外包服務技術的成熟

隨著網絡信息技術的發展，我們逐步步入了信息技術時代。在這一背景下，現代企業生產管理過程，紙質文件逐步被電子文件代替。對企業的檔案管理來說，計算機網絡信息技術顯示出更為重要的作用，檔案的數字化建設已經成為大勢所趨，這必將給傳統的檔案管理工作帶來巨大的影響和沖擊。但是，檔案數字化建設并非企業的核心業務，在該領域投入巨大的資源是得不償失的。另一方面，檔案外包公司在近年來得到了長足的發展，其專業性和管理技術得到了迅速提高。綜合上述兩方面的因素，檔案外包，就它為企業進行檔案管理的一個重要、有效的途徑。

3.檔案工業管理機構管理水平的提高

企業的業務外包，主要是為了獲取成本低廉、質量優越的產品的服務，的彌補自身的缺陷，企業能夠更加專注于核心業務的發展_[2]。企業檔案和政府檔案不同，并不屬于企業的核心業務范疇，對其進行外包成為眾多企業的選項，進而形成了比較廣闊的檔案外包市場。另一方面，商業文件中心為了獲取客戶，往往會通過人員的專業化、設施的專門化、管理的科學化以及業務的自主化，大幅提升針對企業檔案的管理水平，進而為企業的檔案外包提供了必要的現實基礎。

二、檔案管理業務外包的發展對策

企業檔案的外包雖然存在著必要性和可行性，但是作為一個新生事物，目前尚處于迅速發展階段，然后面臨諸多極端解決的問題，使企業在檔案外包過程中面臨一切風險_[3]。因此，每個月在檔案外包過程中，應該采取如下策略，保證檔案管理業務外包的項目的順利進行。

1. 對檔案管理業務外包的可行性進行評估

企業在進行檔案管理業務外包之前，必須要做好重要的準備工作，特別是對外包過程中可能產生的風險和風險的防范措施，進行必要的分析和評估。特別是一些具有較強專業性的企業，其題答案具有特殊性和重要，在管理業務的外包過程中，尤其要注意風險的防范和管控。因為檔案具有唯一性的特點，一旦發生損壞，就會產生不可逆轉的影響。因此，建議企業在檔案管理業務外包之前，應該有企業的高層領導檔案的管理部門以及相關的專業部門組成檔案業務外包風險評估小組，業務外包過程中可能產生的風險，以及相關的對策進行比較詳細的分析和研究，根據研究結果，建立起有針對性的監督管理機制，保障檔案管理業務外包工作的順利進行。

2.建立透明的外包程序

對檔案管理業務外包的可行性進行評估之后，企業要做的下一步工作，就是公開透明外包程序，接受包括企業內部員工在內的各方面的監督和建議。具體而言，首先應該加初步預定的外包執行計劃書，在企業內部會議上進行討論，對其中不合理的地方進行修改。其次，在修改后的外包執行計劃書，提請第三方的專業機構進行審查并提出進一步的修改意見。最后，按照最后確定的計劃書開始相關的外包工作。此外，建議企業在內部設立一個專門的管理機構，負責檔案外包招標工作，保障外包工作的順利進行。

3.強化外包過程監管

檔案管理工作外包，不僅需要合理的評估以及公開透明外包程序還需要強化外包過程中的監督和管理，保障型規范性。首先，應該建立規范的外包合同，在合同的簽署過程中，合同雙方需要進行深入的溝通和磋商，保證合同的公平性和公正性。其次，在檔案管理業務外包之后，要強化對外包商的管理，特別是要建立良好的檔案管理業務外包績效監管機制，防止由于管理失控造成檔案管理風險的出現。最后，在外包完成之后，檔案管理業務的發包企業，要建立通暢的反饋渠道，通過反饋深入分析外包公司的優勢以及在檔案管理過程中存在的具體問題，對具體的實施效果進行評價，為提高檔案管理業務外包工作的水平提供必要的基礎。如果外包過程中出現了重大問題，企業應該依法與其解除合同，避免造成更大的損失。

4.建立完善的企業檔案管理業務外包制度體系

任何工作的順利進行，都必須要有相關的制度體系作為保障，企業檔案管理業務外包也不例外。目前，各方面的相關制度不多，僅在《企業檔案管理辦法》提出了一些要求，但是這些要求僅限于檔案信息安全和保密方面，但是這些要求僅限于檔案信息安全和保密方面，，并沒有明確的規定，而這又是值得解決的重要問題。因此，建議政府部門加快立法進行，很快建立起相關的法律法規，在企業檔案管理業務外包提供必要的法律制度保障，支持行業協會，在企業檔案外包業務過程中發揮積極作用，特別是企業和外包商之間的中介所，促進雙方之間的交流合作，增進雙方的了解，共同維系好檔案管理業務外包工作關系，

三、結語

總之，企業檔案管理業務外包屬于一項新興業務，其發展和完善是一項長期的任務，廣大企業不僅要認識到檔案管理業務外包的重要作用和價值，同時也要對外包過程中的風險問題有必要的認知，做好檔案管理，外包的風險控制工作，促進企業檔案管理業務外包工作的良好發展。

參考文獻

[1]張帆，李辛揚.國內外檔案外包服務研究綜述[J].辦公自動化，2018，2301：49-54.

[2]李洪洋.企業檔案外包風險問題研究[J].檔案與建設，2018，05：35-38.

[3]李洪洋.當代企業檔案管理外包的動因與可行性[J].蘭臺世界，2016，05：60-62.

作者簡介：張穎（1985.9.24-），女，漢族，北京，碩士學歷，中級經濟師，工作單位核工業建設股份有限公司。