芻議城建檔案管理數字化建設問題

黃雨

摘要：城建檔案是對城市發展和各項建設活動的真實記錄，也是城市長遠規劃、建設管理、改造以及維護的重要依據，在城市建設方面發揮著巨大的參考和保存價值。當前電子信息技術發展速度飛速，計算機、互聯網和智能手機的普及與應用，不僅改變了人們的工作模式，也讓傳統城建檔案管理方式發生了新變化。實現城建檔案數字化建設，是提升城建檔案管理水平的有效路徑。

關鍵詞：城建檔案;管理;數字化

一、城建檔案管理數字化建設的重要性

傳統的城建檔案管理方法主要是通過管理人員進行分類和管理，并且這些文件基本都是紙質版的，因此在管理過程中不僅需要花費大量的人力和物力，而且這些檔案保存起來非常不便，需要占據很大的空間。傳統的城建檔案在管理過程中雖然是以分類目錄的形式進行整理的，但是在查閱過程中非常不變，并且隨著翻閱次數的增多，紙質城建檔案很容易被破壞。另外，傳統的城建檔案都保存在館內，因此無法實現遠程檔案查看，因此傳統的城建檔案管理方法存在著很多弊端，對城建檔案管理方法進行創新成為了未來城建檔案管理研究的主要方向。數字化檔案具有共享性、多樣性、經濟環保的特點，電子文件不僅可以在同一時間被多個使用者使用，而且可以被不同使用者下載到u盤隨時隨地的觀看，并且可以進行復制存到自己的電腦里，另外，電子檔案可以運用信息設備進行遠距離的快速傳送，對人們的生活和企業的發展具有重要的積極作用。數字化檔案具有開放性、保護原件性的特點。檔案會被頻繁的使用，如果是紙質版的檔案在長時間的使用下，會嚴重影響其內容的清晰度和完整性，電子文件不僅可以被多個使用者同時使用，而且它在使用過程中它的內容基本不會被損害，因此可以說電子檔案具有保護原件性的特點。電子檔案雖然經常會在日常工作被查看和打印，但是正常的檔案使用行為不會對電子檔案的使用壽命造成任何影響，因此建設城建檔案數字化管理顯得尤為重要。

二、城建檔案管理數字化建設過程的問題

城建檔案管理是一個復雜的過程，為了使得城建檔案更好的為城市建設服務，因此在城建檔案管理數字化建設過程中一定要注重它的時效性，影響它的時效性的因素有很多，比如科學技術的水平、網絡技術、計算機的性能等等。城建檔案數字化建設必須建立在物質載體上，因此物質載體的性能會直接影響檔案的儲存和管理，因此在選擇載體過程中應該選擇使用時間長、穩定性好的載體。數字化城建檔案具有穩定性差個安全性差的特點，由于數字化檔案保存在信息化設備中，當信息化設備被病毒入侵或者損壞時，城建檔案會被破壞，而且很難復原。雖然信息設備的保密系統很強，數字化城建檔案也是不安全的，因為一些不法分子會利用一些非法的手段進入電腦竊取城建檔案，由于城建檔案很容易被拷貝和復制，這也就導致了城建檔案的不安全性。

三、城建檔案管理數字化建設路徑

1.完善城建檔案數字化標準體系

城建檔案管理數字化建設的意義在于提高檔案信息資源的利用率，促使其發揮最大效用，所以城建部門應統一建立數字化管理標準，引入適用性、實用性都較強的信息系統，基于互聯網建立檔案資源共享平臺，顯著提高檔案信息與人才資源等的有效利用，以免浪費資源。詳細而言，相關部門要從管理、業務、技術三個方面建立對應的標準和規范，并加強相關標準、法規、規范的推廣。其中管理方面的標準規范主要用以規定城建檔案的查詢、利用、保管、存儲等;業務方面的標準規范電子檔案管理、檔案術語等標準;而技術方面的標準規范主要包含網絡數據傳輸格式、數據存儲壓縮格式規范、檔案館軟硬件基礎設施技術等。

2.加強城建檔案管理數字化基礎設施建設

要想將城建檔案在城市建設中的服務作用更好地發揮出來，還需要加強基礎設施建設，主要包含以下三個部分：（1）硬件環境。硬件環境包含辦公環境建設、計算機系統硬件平臺以及現代化庫房建設。而硬件基礎設施主要包含檔案數字化處理設備、服務器、網絡通信設備等等。（2）系統軟件。系統軟件建設需要根據城建檔案管理需要，選擇成熟、先進的軟件，構建容量大的分布式數據庫和大規模并發訪問的服務管理系統。軟件系統不僅可以完成檔案利用、業務管理等工作，還可以跟數據庫系統有機融合，從而實現檔案數據錄入—管理—輸出全過程應用。（3）網絡環境。環境作為城建檔案管理數字化建設的前提，網絡環境又包含檔案館內部局域網、連接互聯網的公眾網以及連接政府的政務網。

3.建設城建檔案管理數字化建設平臺

城建檔案管理數字化建設是一項復雜、系統的工程，需要全面調查并掌握館藏情況，如檔案類型、狀態、館藏數量、檔案信息利用等狀況。要從實際館藏情況出發，制定科學合理的電子化科學規劃，如計算機、掃描儀等硬件配置計劃，數字化處理規劃。城建檔案管理數字化建設要遵循“突出重點、分布開展”的原則，要優先對利用率高和館藏重點的檔案進行電子化，確保廣大利用者需求得到滿足。在城建檔案管理數字化建設中，應該打造電子檔案應用共享平臺，在內部局域網服務器上設置專區，對城建檔案作出科學合理的分類，建立完善的檔案目錄，為城建檔案的保存、查詢與利用提供便利。

4.加強城建檔案管理數字化隊伍建設

城建檔案管理數字化建設對相關人員的專業水平提出了更高的要求，除了要求他們具備統計類專業知識，還應該具備計算機專業技術，對此城市建設單位要重視城建檔案隊伍建設，要采取有效措施提升他們的綜合素質。例如：可以定期組織城建檔案管理人員參與檔案信息化知識的專業培訓、講座等等，并對培訓進行考核，從而提升其檔案管理綜合素質。通過遠程培訓的方式，讓檔案管理人員深刻感受到數字化建設的魅力，從而提高他們參與檔案數字化建設的積極性，確保城建檔案管理數字化建設有序開展。

四、結語

數字化技術的誕生為城建檔案管理提供了新的發展機遇，對此城建檔案工作者要準確把握數字化特征，不斷提升自身專業水平，從而保證城建檔案管理數字化建設順利開展，將城建檔案在推動城市經濟和社會發展中的作用充分發揮出來。

參考文獻：

[1]關莉.城建檔案管理數字化建設問題的相關思考[J].現代國企研究，2017（04）.

[2]阮青青.探析數字化時代下城市建設檔案管理工作[J].人力資源管理，2018（4）.

（作者單位：通化市城市建設檔案館）