信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策剖析

孫春蘭

摘要：檔案不僅記錄了各個部門的過往工作情況，而且也能夠?qū)ξ磥砉ぷ餍纬煽茖W化指導，促進工作效率與質(zhì)量的提升。因此，檔案管理成了做好公共衛(wèi)生健康管理工作的基礎(chǔ)與前提，傳統(tǒng)工作模式和方法存在一定局限性，已經(jīng)難以符合當前工作實際需求。尤其是在信息時代背景下，應該對檔案管理工作模式加以優(yōu)化，實現(xiàn)資源高效化利用，提高服務工作質(zhì)量。本文將通過分析信息時代檔案管理工作面臨的問題，探索信息時代檔案管理工作的對策，為實踐工作提供參考。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策

在信息時代下，各個領(lǐng)域都在積極創(chuàng)新與改革，充分借助于信息技術(shù)的優(yōu)勢進行轉(zhuǎn)型升級，適應時代的發(fā)展潮流與趨勢。在衛(wèi)生健康局的未來發(fā)展當中，也應該加強信息化建設(shè)工作，使傳統(tǒng)工作模式得到快速轉(zhuǎn)變。尤其是隨著工作事務的不斷增多，產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)量也明顯增長，給檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。如果依舊嚴重傳統(tǒng)工作方法，不僅會加大管理人員負擔，而且難以保障檔案信息的可靠性，無法體現(xiàn)檔案在管理工作中的價值。為此，應該以信息技術(shù)為依托，構(gòu)建全新的檔案管理模式，確保檔案管理的與時俱進，為檔案信息獲取、整理、保存和調(diào)用等提供便捷。然而，在當前檔案管理工作中仍舊存在諸多問題，限制了各部門工作的協(xié)同進行，必須對其進行針對性處理。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

首先，工作人員的管理意識淡薄。對于檔案管理的重視程度較低，是當前面臨的主要問題，未能意識到檔案文件在單位各項工作開展中的重要意義，在管理工作當中存在人浮于事的現(xiàn)象，導致其利用價值較低。缺乏完善的制度體系，未能實現(xiàn)對管理工作各環(huán)節(jié)的有效規(guī)范，資源浪費情況嚴重。尤其是在信息化改革中，其參與度較低，檔案管理的無序化狀態(tài)較為常見。其次，工作人員的綜合素養(yǎng)較低。在信息時代背景下，部分工作人員依舊采用傳統(tǒng)工作模式，導致在信息收集、整理和保存中的效率不高，而且信息資源的可靠性受到影響[1]。在管理工作崗位中存在兼任現(xiàn)象，其專業(yè)性不足，相關(guān)管理知識和操作技能缺失。缺乏嚴格的專業(yè)培訓，在工作中往往依靠個人的工作經(jīng)驗，未能構(gòu)建一支高水平的檔案管理工作隊伍，信息資源共享程度較低。最后，在管理手段中存在單一化的問題。隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，信息技術(shù)的應用可以有效提升工作效率，解決信息孤島問題。但是，由于對于計算機的利用率不高，僅僅局限于信息的錄入和保存，信息化建設(shè)進程受阻，不利于資源整合利用，無法真正實現(xiàn)規(guī)范化管理。

二、信息時代檔案管理工作的對策

（一）完善管理制度

制度建設(shè)是開展檔案管理工作的關(guān)鍵，能夠確保各項工作有章可循，增強檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)性，防止混亂局面的出現(xiàn)。傳統(tǒng)制度體系的細化程度較低，因此應該根據(jù)信息時代的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢，對制度進行不斷改革，增強制度的可執(zhí)行性，防止制度流于形式化的問題出現(xiàn)。增進各部門的交流溝通，確保制度建設(shè)面向不同部分與人員，起到良好的約束與規(guī)范作用[2]。明確檔案信息資源收集的重要性，防止其及時性、真實性和精準性受到影響。尤其是信息技術(shù)的應用，可以加快制度執(zhí)行與落實，實現(xiàn)對制度體系運行效果的有效監(jiān)督。

（二）強化信息化建設(shè)

信息化建設(shè)已經(jīng)成了當前衛(wèi)生健康局發(fā)展中的關(guān)鍵工作，能夠提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務。因此，應該加大在信息化建設(shè)中的投入力度，積極引進先進的設(shè)備與技術(shù)，使檔案管理朝著自動化與數(shù)字化方向發(fā)展，滿足檔案的檢索和查詢需求[3]。各個部門之間的銜接關(guān)系更加緊密，檔案文件的使用價值得到體現(xiàn)，使得單位整體工作效率更高。尤其是對文字和圖象等信息內(nèi)容的獲取更加便捷，減輕了檔案整理的工作負擔，同時防止其真實性和全面性受到影響，滿足分類管理的工作要求。合理利用計算機技術(shù)，加快檔案資源的傳遞與共享，從而實現(xiàn)無障礙與遠距離交流。

（三）構(gòu)建資源體系

在查閱和管理檔案文件時，還應該以完善的信息資源體系為基礎(chǔ)，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，防止信息傳輸?shù)姆€(wěn)定性和安全性受到威脅。尤其是互聯(lián)網(wǎng)具有開放性和虛擬性的特征，電子檔案會受到病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊等威脅，因此應該加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，應用有效的安全防護技術(shù)增強信息安全。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的統(tǒng)一化管理，從而增強檔案管理的秩序性與統(tǒng)一性，加快資源優(yōu)化整合與高效利用[4]。逐步完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，不僅可以節(jié)省空間，而且防止檔案信息呈現(xiàn)丟失或者破壞等問題。

（四）提升人員素養(yǎng)

檔案管理工作人員的專業(yè)能力與素養(yǎng)，是決定工作成效的主要因素。在信息時代，部分工作人員的工作方法和理念落后，導致在檔案管理中效率低下，無法提升服務工作質(zhì)量。為此，應該根據(jù)當前崗位特點與部分需求，制定針對性專業(yè)培訓計劃，使其在專業(yè)知識與技能方面得到更新，滿足信息時代的發(fā)展需求。在培訓中應該遵循理論結(jié)合實踐的原則，促進綜合素質(zhì)的提升[5]。積極學習先進技術(shù)與設(shè)備的操作方法，增強管理人員的信息化素養(yǎng)。加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使其能夠在工作中明確自身職責范圍與內(nèi)容，認識到信息化檔案管理的重要性，能夠在日常工作中嚴格約束自己的行為，防止檔案安全性和保密性受到影響。

結(jié)語

管理意識低下、人員素養(yǎng)較低和管理方式單一等，是當前檔案管理中面臨的主要問題，無法適應信息時代的發(fā)展特點，導致工作效率與質(zhì)量受到影響。為此，應該通過完善管理制度、強化信息化建設(shè)、構(gòu)建資源體系和提升人員素養(yǎng)等途徑，使檔案管理更具現(xiàn)代化特征，適應單位改革的工作要求，加快檔案信息資源共享。

參考文獻

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