試論基層單位檔案現代化管理工作

孫愛芹

摘要：檔案記錄既是基層單位日常管理的重要組成部分，也與基層單位的發展歷程息息相關。加強基層單位檔案的現代化管理，使其順應當今社會的發展趨勢，具有十分重要的作用。基于此，本文重點針對基層單位檔案的現代化管理進行了詳細的分析，以供參考。

關鍵詞：基層單位;檔案管理;現代化

隨著社會的現代化發展，信息技術已經在各行各業的日常工作中得到廣泛的應用。將現代化管理模式應用到基層單位的檔案管理工作中，不僅可以提升檔案的存儲效益，還能夠實現檔案利用價值的最大化。但是，在實際的檔案管理工作中出現了一些問題。只有對這些問題進行詳細的分析，并提出針對性的優化措施，才能夠進一步加強基層單位檔案的現代化管理工作質量，促進基層單位檔案管理的現代化發展。

一、基層單位檔案現代化管理的優勢

在傳統的基層單位檔案管理工作中，主要以紙質檔案的管理為主。這種檔案管理模式主要表現出了以下幾方面的缺點：第一檔案存儲需要占用很大的空間，對管理環境的要求也十分苛刻。稍有不慎，檔案就會被損壞;第二工作人員查詢檔案需要花費大量的時間，工作效率非常低;第三為了確保紙質檔案信息的完整性，基層單位每年都需要在檔案管理方面投入大量的專項資金，檔案管理的成本居高不下。

與傳統的紙質檔案管理模式相比，實現檔案的現代化管理，則表現出了以下幾方面的優勢：第一可以有效解決傳統檔案管理工作中存在的弊端，提升基層單位的檔案管理工作效率，降低檔案管理的成本，為基層單位經濟效益的提升提供了保障;第二工作人員只需要將檔案錄入到信息管理平臺內，就可以通過信息化系統的強大功能實現檔案的分類與查詢，而且系統還可以對存儲的資料進行及時的備份，不會造成檔案信息的丟失或者破損;第三現代化管理模式的運行流程非常完善，既提升了檔案管理的安全性，又為檔案信息的查詢提供了便利[1]。

二、基層單位檔案現代化管理工作過程中存在的問題

（一）缺乏完善的檔案管理制度

一般情況下，在基層單位創建初期，就已經開始了檔案管理工作，所以基層單位管理制度逐漸完善的同時，其相應的檔案管理制度也應該得到一定的優化。由于我國社會經濟發展節奏的加快，基層單位的工作內容較之以前也有了很大的不同。但是，與之相應的檔案管理卻依然在沿用傳統的管理模式，導致工作人員的工作效率越來越低，無法滿足基層單位的發展需求。

（二）電子檔案管理存在著不安全因素

隨著社會的現代化發展，基層單位的檔案管理工作中產生的電子檔案越來越多。但是，電子檔案管理工作卻存在著以下三方面的不安全因素。首先，電子檔案的傳輸面臨著信息泄漏的風險，要想解決這一風險，必須要進行相關安全軟件的安裝。其次，網絡黑客的出現，使得電子檔案的存放面臨著丟失的風險。要想解決這一問題，就必須要根據檔案管理的相關標準與要求，進行相關殺毒軟件與防護軟件的采購與應用。最后，檔案管理工作人員缺乏較強的風險意識，沒有按照相關規章制度來開展檔案管理工作，增大了檔案遺失的可能[2]。

（三）缺乏高素質的檔案管理工作人員

檔案管理工作人員的專業素養直接決定著基層單位檔案現代化管理的工作質量。只有檔案管理工作人員端正自身的工作態度，利用自己的專業技術，嚴格按照相關規章制度開展檔案管理工作，且不會出現違規違章操作，才能夠提升基層單位的檔案現代化管理工作質量。但是，在實際的基層單位中，只有少數工作人員掌握了基本的計算機操作技巧，可以直接利用計算機設備來進行檔案信息的采集、分析以及處理。其與絕大多數的工作人員依然以傳統的檔案管理模式為主。如果基層單位不對這些工作人員加強培訓與教育，那么檔案的現代化管理將會受到嚴重的影響。

三、加強基層單位檔案現代化管理的策略

（一）完善基層單位檔案現代化管理制度

要想加強基層單位檔案的現代化管理，必須要完善相應的檔案管理制度。首先，基層單位的領導者必須要意識到檔案現代化管理的重要性，加強檔案管理工作的關注，并在資金以及資源方面給予有力的支持。其次，安排專業的技術人員來負責檔案管理信息系統的建設與維護，加快檔案的現代化建設速度，提升檔案管理信息系統的功能，為檔案的現代化管理提供保障。最后，對基層單位的檔案管理實際情況進行詳細的分析，并根據國家制定的相關法律法規來進行檔案現代化管理制度的制定與優化，確保工作人員可以規范而標準的開展檔案管理工作。一旦發現違規操作者，就要予以嚴厲的懲罰，讓工作人員意識到檔案管理工作的重要性[3]。

（二）加強基層單位檔案管理的現代化建設

要想加強基層單位檔案的現代化管理，必須要加強基層單位檔案管理的現代化建設。首先，基層單位的領導者要對檔案的現代化管理有一個全面而正確的認識，并以此為基礎優化檔案管理機構的結構，將基層單位各個部門的工作計劃以及經濟責任等與檔案管理工作進行練習。其次，根據基層單位檔案管理工作的實際情況，科學選擇技術相對成熟的檔案資源管理系統、CAD系統以及CAM系統等，通過先進的科學技術來確保檔案信息可以及時、準確、有效的輸入到檔案信息庫中。同時，還可以通過網絡平臺進行檔案信息的傳輸，提升基層單位檔案信息的共享程度。最后，明確基層單位檔案的現代化管理工作標準，并以此為基礎構建完善的檔案現代化管理工作體系，促進檔案管理的現代化建設。

（三）加強基層單位檔案管理工作人員的培養與教育

要想加強基層單位檔案的現代化管理，必須要加強基層單位檔案管理工作人員的培養與教育，確保每一位工作人員對自身的本職工作都有一個正確的了解，都可以掌握先進的計算機操作技術，直接通過計算機來開展檔案管理工作。首先，基層單位要加強工作人員的培訓力度，將與檔案現代化管理有關的理論知識和技術傳授給工作人員，確保工作人員可以利用所學高質量的開展檔案管理工作。其次，基層單位要加強工作人員的職業道德教育，強化工作人員的道德素養和奉獻精神，確保其可以憑借其積極的心態和飽滿的熱情來投入到檔案的現代化管理工作當中，對檔案信息進行科學的歸檔、保管以及利用[4]。

結語

綜上所述，與傳統的檔案管理模式相比，基層單位檔案的現代化管理有著明顯的優勢。但是，在實際的基層單位檔案現代化管理工作現狀卻不甚理想。要想改變這一現狀，加強基層單位檔案的現代化管理，就必須要完善基層單位檔案現代化管理制度、加強基層單位檔案管理的現代化建設、加強基層單位檔案管理工作人員的培養與教育。只有這樣，才能夠最大限度的提升基層單位檔案的現代化管理工作質量，促進基層單位檔案管理的現代化發展。

參考文獻

[1]王愛麗.基層事業單位檔案現代化管理工作的對策[J].農家科技（下旬刊），2020，（2）：247.

[2]馬瑞.基層事業單位檔案現代化管理工作的對策[J].數碼設計（上），2019，（12）：284-285.

[3]高陽.芻議事業單位檔案管理的現代化路徑[J].神州，2020，（9）：253-254.

[4]方泉.完善基層疾控機構檔案管理工作的思考[J].管理學家，2019，（12）：1-2.