醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的建立和利用

徐艷琴

摘 要：在醫(yī)院檔案管理過程中，檔案管理工作人員要勇于面對檔案管理信息化中的遇到的問題，及時學(xué)習(xí)和利用信息化帶來的方便，還要及時解決自己遇見的困難，早日實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;管理信息化;機遇與挑戰(zhàn)

引言

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式逐漸被淘汰。為了適應(yīng)信息化時代的到來，充分利用信息化管理的手段，加快檔案管理工作效率，本文提出了一種檔案信息管理系統(tǒng)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)知識對其進行詳細(xì)的敘述與研究。

1 檔案信息化的概述

檔案信息化指的是在對檔案信息進行記錄與管理時，充分使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)處理信息，將傳統(tǒng)的信息管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)電腦處理過后的數(shù)據(jù)處理與分析，為社會的發(fā)展提供幫助。檔案信息化把信息技術(shù)作為載體，可以提高檔案信息的共享度，提高檔案信息的收集和利用。主要包含檔案信息數(shù)據(jù)化、檔案信息存儲過程信息化、檔案的搜索和利用進行信息化、檔案管理進行信息化。檔案信息化對檔案信息管理模式的改變具有重要影響，有利于減輕檔案信息管理人員的工作負(fù)擔(dān)，更有利于實現(xiàn)檔案資源的最高共享程度。

2 檔案信息管理系統(tǒng)的效果

通過認(rèn)真分析，本檔案信息管理系統(tǒng)具備如下有益效果：第一，提高經(jīng)濟效益。通過本系統(tǒng)的設(shè)計，在公司檔案管理工作中引入信息化技術(shù)手段，發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)施、設(shè)備的作用，加之本系統(tǒng)所需硬件設(shè)施簡單易操作，只需較少的投入，即可獲得較大的收益，節(jié)約紙張、打印、查詢等成本，可提高公司的經(jīng)濟效益。第二，培養(yǎng)人才隊伍。通過本系統(tǒng)的提出及使用，可為公司培養(yǎng)及鍛煉有關(guān)信息化管理的管理人才、科技人才等人才隊伍，為公司推行信息化、智能化管理提供人才支撐和儲備。第三，提升工作效率。通過將檔案信息管理中的公司檔案和個人檔案分別錄入不同的數(shù)據(jù)庫，集中到一起進行管理，能夠有效地增加查詢、錄入和調(diào)遣檔案的功能，提高管理人員對信息的管理，節(jié)約工作時間，減少工作人員勞動強度，提高用戶的使用效率。

3 醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的建立

3.1明確系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)

在醫(yī)院檔案管理工作中一定要嚴(yán)格按照規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的制度來執(zhí)行，這是信息化時代實現(xiàn)數(shù)據(jù)有效傳遞的基礎(chǔ)所在。因為醫(yī)院檔案的內(nèi)容非常復(fù)雜，所以一定要全面合理地設(shè)定不同的檔案信息字段，只有這樣才能夠更好地運用醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，針對各種檔案資料進行合理的保存，方便日后的檢索與使用。

3.2內(nèi)容管理特色化

在檔案管理系統(tǒng)中，要想真正發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，就要樹立特色檔案的意識，深入分析醫(yī)院的實際需求，將檔案分類利用與醫(yī)療技術(shù)發(fā)展結(jié)合，重視醫(yī)院儀器設(shè)備信息的即時記錄，確保出現(xiàn)問題時能夠在短時間內(nèi)即時調(diào)取資料解決問題。在管理軟件設(shè)計上，根據(jù)內(nèi)容的特色進行定制化軟件開發(fā)，形成既可以單獨應(yīng)用又可與信息平臺對接的內(nèi)容管理平臺。在信息加工中，以醫(yī)院科室特點和科研方向重點，將醫(yī)院檔案信息加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，借助檔案信息實現(xiàn)診療規(guī)范化和決策數(shù)據(jù)化。

3.3完善系統(tǒng)功能

在醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建的過程中，針對不同的檔案要進行合理的分區(qū)設(shè)定，對整體功能進行統(tǒng)一化管理。針對文件管理的子系統(tǒng)而言，要按照類別登記、修改、查詢、注銷、借還完成的文件。對文件列表與卡片進行打印，對借閱以及收發(fā)文的情況進行統(tǒng)計，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)有效的數(shù)據(jù)交換。對于檔案管理的子系統(tǒng)而言，確保檔案能夠根據(jù)不同的內(nèi)容實現(xiàn)有效的建檔、修改，以及查詢功能，根據(jù)條件對檔案進行檢索，代碼庫資源要豐富，文字內(nèi)容通過代碼實現(xiàn)轉(zhuǎn)換。對于數(shù)據(jù)維護子系統(tǒng)而言，要能夠?qū)?shù)據(jù)進行及時的備份與恢復(fù)，對用戶的權(quán)限進行合理管理，設(shè)定不同權(quán)限的查詢、修改以及下載等功能，對系統(tǒng)參數(shù)進行維護，合理管理代碼程序等。

4 醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的利用

4.1強化在醫(yī)院檔案管理中運用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的認(rèn)識

在醫(yī)院檔案管理方式的創(chuàng)新和革新上，對醫(yī)院管理人員強化信息管理意識至關(guān)重要。一方面，檔案管理人員重視起在檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的意識，充分掌握起數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。在互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的應(yīng)用建設(shè)方面，需要加大投入力度，在經(jīng)濟上的大量投入，可以讓互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)發(fā)展加快捷、完善。另一方面，對醫(yī)院的工作人員加強檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用宣傳。宣傳信息化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，增強群眾和工作人員對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認(rèn)識。其他方面還要加強醫(yī)院各個部門之間的在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面的參與，大家一起重視信息技術(shù)管理檔案，把這一應(yīng)用方案放在工作的日常上。

4.2建立完善的信息化檔案管理制度

為保證信息化檔案管理工作的順利開展，各醫(yī)院需在創(chuàng)立專門的檔案管理部門的基礎(chǔ)上，明確每一位管理人員的工作任務(wù)與工作目標(biāo)，定期組織管理人員學(xué)習(xí)信息化檔案管理技術(shù)，提升管理人員的管理能力。同時，還需將管理技術(shù)考核、管理成果分析等與管理人員的薪資掛鉤，提高管理人員的重視度，鼓勵其自主參與到信息技術(shù)的學(xué)習(xí)中。此外，醫(yī)院還需組建信息化建設(shè)小組，負(fù)責(zé)開發(fā)檔案管理軟硬件，并定期檢查、更新檔案管理設(shè)備。

4.3 加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要借助信息技術(shù)革新醫(yī)院檔案管理工作，首要任務(wù)便是加大資金投入力度，加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。具體來說，醫(yī)院需引進國內(nèi)外先進的檔案管理設(shè)備與技術(shù)，打造現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，同時，加強信息化檔案軟硬件開發(fā)，研發(fā)出安全性高、使用便捷、管理工作精確度高的檔案管理應(yīng)用軟件，提高管理質(zhì)效。在這過程中，擺在醫(yī)院眼前的困難莫過于資金問題，其可積極爭取政府、社會企業(yè)的投資，保證足夠的資金投入。

結(jié)語

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機智能分析正發(fā)揮著越來越重要的作用，發(fā)展檔案信息的智能分析系統(tǒng)和數(shù)據(jù)挖掘功能，將會極大地節(jié)省人力物力，而且能夠為決策層提供及時有效的分析結(jié)果。醫(yī)院檔案管理工作需要跟隨技術(shù)發(fā)展趨勢，加快建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)智能化、規(guī)范化。

參考文獻

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（作者單位：榆林市第一醫(yī)院）