淺析新形勢下如何做好檔案工作

侯漢妤

摘 要：檔案工作是單位日常管理工作一部分，是提高單位工作質(zhì)量和作業(yè)效率的前提條件。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作所涉及的領(lǐng)域明顯增多，檔案記錄內(nèi)容也明顯細(xì)化，檔案排版需求也更為多樣化，檔案工作單位管理工作中所占比重明顯增大。在信息化時(shí)代，檔案工作也正在面臨著改革和優(yōu)化，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)不顧一切的加強(qiáng)檔案資源安全防護(hù)體系的建設(shè)工作，要促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)良性發(fā)展，推動社會主義完成落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的工作，顯著提升依法行政能力以及檔案資源水平。本文將對現(xiàn)階段檔案資源安全防護(hù)體系的建設(shè)以及創(chuàng)新檔案服務(wù)功能進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案工作;檔案資源;安全漏洞;防護(hù)建設(shè)

引言

檔案工作的主題是服務(wù)，同樣檔案管理人員的工作職責(zé)也是服務(wù)。只有檔案部門將服務(wù)做好，通過實(shí)事求是、敢創(chuàng)新路的精神，逐步提升工作人員的服務(wù)意識，優(yōu)化并完善服務(wù)體系，細(xì)化創(chuàng)新改革服務(wù)內(nèi)容，以服務(wù)為核心全方位提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量和效率。在新形勢下，檔案工作的主要改革創(chuàng)新重點(diǎn)應(yīng)放置在服務(wù)創(chuàng)新，只有檔案工作人員通過利用信息化技術(shù)來開發(fā)檔案服務(wù)功能，才能確保檔案創(chuàng)新工作具有源源不斷的生命力。

1、創(chuàng)新并優(yōu)化檔案資源安全建設(shè)管理工作的要點(diǎn)

1.1加強(qiáng)檔案宣傳力度，提升檔案管理人員安全防護(hù)意識

檔案資源管理是再生資源管理辦公室人員的工作職責(zé)，檔案資源工作中包含再生資源市場信息、再生資源市場規(guī)劃、再生資源監(jiān)督管理人員名單、再生資源經(jīng)營企業(yè)負(fù)責(zé)人等資料，所涉及的范圍比較廣，資源信息十分豐富，對保護(hù)環(huán)境、恢復(fù)生態(tài)平衡起到積極的促進(jìn)作用。檔案管理人員必需要加強(qiáng)檔案資源的宣傳、收集、保管、服務(wù)等工作質(zhì)量，及時(shí)捕捉與再生資源相關(guān)的新信息，通過認(rèn)真信息的篩選、分類、總結(jié)，將有價(jià)值的信息進(jìn)行集中匯總，進(jìn)行相關(guān)的研發(fā)工作，盡可能搶占市場先機(jī)。領(lǐng)導(dǎo)必須要加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行檔案服務(wù)業(yè)務(wù)、檔案資源保管等知識和技能的培訓(xùn)，要顯著提高檔案管理人員的安全防范意識。

1.2建立檔案資源管理系統(tǒng)，提高檔案資源安全建設(shè)意識

單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案資源管理流程，明確檔案資源管理的任務(wù)，細(xì)化落實(shí)檔案工作責(zé)任。單位領(lǐng)導(dǎo)必須要監(jiān)督并幫助檔案資源管理人員建立資源檔案網(wǎng)絡(luò)共享平臺，通過各種渠道收集有價(jià)值的信息并將收集到的資料進(jìn)行整理、保存，以滿足資源保護(hù)領(lǐng)域查閱公開檔案資料的需求。檔案管理人員想要在新形勢下創(chuàng)新并優(yōu)化檔案資源安全防護(hù)管理工作，就必須要將現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行核對并錄入檔案資源網(wǎng)絡(luò)平臺中，確保現(xiàn)有資源不會發(fā)生損壞、丟失。同時(shí)管理人員必須要在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，大肆收集相關(guān)歷史資料和珍貴檔案，將先人的經(jīng)驗(yàn)資料、新型處理技術(shù)做到客觀、精準(zhǔn)無誤記錄，提高檔案信息資源的精確性和時(shí)效性，提高檔案資源安全建設(shè)意識。

1.3完善檔案管理制度，保證檔案資源安全建設(shè)工作的實(shí)效性

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)有效引導(dǎo)檔案管理人員制定出符合單位實(shí)際情況及檔案管理工作需求的規(guī)章制度，以滿足新時(shí)期檔案管理工作諸多要求。檔案管理人員在制定檔案規(guī)章制度過程中要考慮規(guī)章制度的可修改性、簡易操縱性，最大化發(fā)揮出檔案資源管理制度的約束性和規(guī)范性，其中規(guī)章制度的約束性不僅約束管理人員同樣也在約束上級領(lǐng)導(dǎo)，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要起到表率帶頭作用，要保障檔案資源安全建設(shè)工作順利進(jìn)行。檔案資源管理人員必須要定期向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案資源建設(shè)工作，尤其是檔案資源安全建設(shè)進(jìn)度。在信息高速發(fā)展的21世紀(jì)，新問題、新情況連接不斷的出現(xiàn)，檔案資源管理部門必須要成立專門用于安全建設(shè)的經(jīng)費(fèi)，以防檔案資源絕密信息泄露，檔案信息內(nèi)容因過時(shí)而失去價(jià)值，要保證國家、環(huán)保領(lǐng)域、個(gè)人的利益不會受到影響，切實(shí)保證檔案資源安全建設(shè)工作逐步增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)社會安全的長久穩(wěn)定。

2、創(chuàng)新并完善檔案資源服務(wù)管理工作內(nèi)容

2.1創(chuàng)新檔案服務(wù)理念

單位領(lǐng)導(dǎo)必須要組織檔案資源管理工作人員參加思想意識創(chuàng)新大會，要解放管理人員禁錮的、局限的思想觀念，促進(jìn)檔案資源管理工作的有效提升。例如：可以通過開展舉辦以“服務(wù)”為主題的大會，在大會上各單位管理人員通過深度的溝通和交流來反思檔案管理工作的不足之處，詳細(xì)總結(jié)大會上所反饋的經(jīng)驗(yàn)，將二者作為接下來開展相關(guān)工作的依據(jù)。上述已將講述了要構(gòu)建檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享平臺，滿足具備海量資源信息及供求市場的需求，這點(diǎn)就充分體現(xiàn)了管理人員具備的信息轉(zhuǎn)化意識。服務(wù)理念更新是指檔案管理人員必須要根據(jù)單位實(shí)際情況及市場行情建立完善的檔案服務(wù)體系，要樹立正確的、規(guī)范的檔案服務(wù)準(zhǔn)則，以最佳的工作狀態(tài)為人民群眾服務(wù)，將被動服務(wù)逐步轉(zhuǎn)化為主動服務(wù)，切實(shí)提高檔案服務(wù)質(zhì)量和速率，讓檔案服務(wù)流程更具有系統(tǒng)性和全面性。

2.2革新服務(wù)管理機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)水準(zhǔn)

在信息化高速發(fā)展的21世紀(jì)，每分每秒都會出現(xiàn)成千上萬條的新信息，檔案管理人員需要列入檔案中的內(nèi)容也越發(fā)精細(xì)完善，服務(wù)質(zhì)量從“死板”逐步向“靈活”轉(zhuǎn)化，傳統(tǒng)的服務(wù)管理機(jī)制已經(jīng)無法滿足新時(shí)期檔案資源安全建設(shè)及服務(wù)發(fā)展需求，更無法改善檔案保管分區(qū)結(jié)構(gòu)以及無法確定檔案中需要增添檔案材料的方向，存在檔案信息匱乏、內(nèi)容單一的弊端問題。在新形勢下，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要鼓勵(lì)檔案信息管理人員對服務(wù)管理體制進(jìn)行革新工作，要通過借助一切傳途徑來大肆宣傳檔案工作關(guān)鍵性，呼吁各界人士使用檔案，將檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和信譽(yù)價(jià)值真正的發(fā)揮出來。

2.3拓展檔案服務(wù)范圍

檔案資源管理人員必須要有意識的拓展檔案服務(wù)范圍，首先應(yīng)當(dāng)大肆擴(kuò)充文本檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、榮耀檔案等，盡可能實(shí)現(xiàn)檔案資源庫擁有各種各樣的信息資源，滿足使用者的提取需求，提高有價(jià)值信息的利用率。其次，管理人員必須在網(wǎng)絡(luò)共享平臺上提供在線資源服務(wù)，進(jìn)一步強(qiáng)化主動式服務(wù)模式，讓信息資源提取者可以和檔案管理人員直接溝通，準(zhǔn)確快速查詢目標(biāo)信息，保證檔案材料的真實(shí)性、時(shí)效性，節(jié)省檔案資源提取者的時(shí)間，解決利用者關(guān)于檔案資源保存價(jià)值的疑惑，實(shí)現(xiàn)查閱、傳遞、檢索、利用為一體的服務(wù)宗旨。

參考文獻(xiàn)

[1]朱紅霞.新形勢下如何做好文書檔案工作[J].人才資源開發(fā)，2017（02）：160.

[2]孫明春.淺析新形勢下如何做好檔案工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：57+68.

（作者單位：黑龍江省齊齊哈爾市再生資源管理辦公室）