基層檔案管理工作中存在的問題及對策探討

潘健儀

摘 要：對于機關單位而言，基層檔案的規范化管理是新時期發展的必然需要，也是提高本單位工作質量的重要基礎和前提。基層檔案是保證機關單位真實歷史面貌、提供科學的歷史借鑒的重要內容，也是評價機關單位工作水平效果的重要標準。在新形勢下，認真扎實的開展機關單位基層檔案管理工作是十分必要的，為此本文就檢察院基層檔案管理工作中的問題進行分析，并提出針對性的對策以供參考。

關鍵詞：機關單位;基層檔案;管理;問題;對策

對于檢察院而言，進行基層檔案管理工作就是科學、及時的對相關數據信息進行整理歸檔和儲存，維護檔案信息的真實和準確性，確保今后的發展有科學的依據和參考。檔案管理工作是檢察院發展的重要信息資源，將對檢察院的持續性發展產生直接作用。當前社會發展，時代進步，管理的理念、方法等不斷優化，因此要結合新時期的發展需要全面重視檔案管理工作的開展。

一、基層檔案管理工作中存在的問題

1、管理制度的問題

目前，大部分機關單位都將其承擔的社會職能作為工作重點，檔案管理制度的建設被忽視，導致很多單位缺少完善的檔案管理制度，有些單位即使有制度，但是在具體的實施過程中也不到位，導致制度的限制作用缺失，影響檔案管理工作的整體效率。檔案管理制度缺失，在檔案資料的收集上、管理規定落實上都會呈現出問題，影響檔案管理和利用的效率。由于缺少完善的管理制度，還會出現工作方向性不強、人員職能劃分不到位等問題[1]，檔案資源的作用無法高效發揮。

2、人員方面的問題

在檢察院中有很多專業性較強的檔案信息，這要求管理人員也具備較高的水平。隨著精細化管理理念的推進，檔案管理工作的數量也逐漸增多，但是由于基層檔案管理人員的數量和水平有限，有些參與檔案管理工作的人員是兼職身份，缺少專業化的管理知識與技能，導致檔案工作無法及時有效的開展，進而對整個工作的效果產生影響。

3、檔案信息共享問題

對于機關單位而言，檔案管理的最終目的就是在信息需要的情況下能夠被很好的呈現和利用。目前，由于管理理念和技術水平的問題，檔案信息共享性不足，共享工作的進程發展比較慢。對于紙質檔案，其在傳遞過程中存在著速度慢、損耗率高的情況，電子化檔案雖然能夠快速、反復查詢，損耗率也比較低，但是由于信息化管理水平不高，使得檔案信息的共享度也受到限制。

4、檔案信息安全問題

在檔案管理工作中，網絡、計算機是工作開展必須要具備的工具，能夠極大的提高工作的效率與效果，但同時也存在著一定的安全風險。對于紙質檔案，其容易隨著時間的發展而出現物理變化，還會受到環境因素的影響，如受潮、蟲咬等，安全性不高。對于電子檔案而言，在保存過程中，其即時性不強，如果計算機出現故障或者遭受黑客的攻擊，文件很容易被損壞和丟失。此外，在利用網絡收集保存檔案信息時，不法分子可以通過網絡連接復制獲得重要的文件，也會威脅檔案信息的安全。

二、基層檔案管理問題的有效解決對策

1、進一步強化和完善檔案管理制度

一項工作的開展是離不開完善的制度作保障的，這也是工作開展的標準要求。對于檔案管理工作而言，需要按照規范化的原則進行，如授權審批、不相容職務分離等，使檔案管理工作更加有序，避免檔案管理工作中出現漏洞，滿足機關單位的管理需要。檔案管理制度的建設是持續、長期的工作，目前使用的管理制度一般是雙軌制管理[2]，也就是電子檔案與紙質檔案在文件流轉中同時存在，能夠很好的發揮二者的優勢，提高管理的整體效果。但也需要注意這一制度在資源、人力上的浪費。所以隨著科學技術的發展，要努力實現單軌制的檔案管理制度建設，利用電子文件的方法對檔案信息進行管理。

2、強化檔案管理人員水平

新時期，為使基層檔案管理工作獲得新的發展，就需要有較高素質水平的檔案管理隊伍作為前提，保證其對黨忠誠，樂于奉獻、敢于擔當，提高檔案管理工作的高效性。積極加強機關單位管理人員的政治引導，使其牢記檔案工作的政治性、政策性，堅實黨的領導，對黨忠誠，并將其落實到具體工作中。同時，要具有奉獻精神，能夠在工作中不計較得失和代價[3]，注重奉獻，能夠在平凡的崗位中譜寫出絢麗的樂章。工作中要以事業為重，如果是工作需要的，要勤懇，不能因為個人私事影響工作效果。此外，在工作中要嚴格依據相關標準開展，保證制度的嚴格落實，注重精細化的管理。

3、完善檔案信息共享機制

在機關單位的檔案管理工作中，對檔案信息進行管理主要是為了利用，在領導決策中有科學的依據。為此要建立科學有效的信息共享機制，同時提供完善的技術支持。檔案信息共享主要是為電子檔案服務的，利用服務器、網絡終端建立云儲存平臺，并對披露內容、權限等級進行設置，保證各部門都能夠在極短的時間內查詢自己需要的信息，同時注重相關制度的建立，對文檔的流轉進行控制，避免信息被盜用或者泄露。

4、提高檔案信息的安全性

在基層檔案管理過程中，信息安全性是極為重要的，為提高檔案信息的安全性，需要做好兩個方面的工作。第一，要避免出現過失泄密的問題，這需要強化檔案管理人員的素質水平，使其能夠嚴格按照保密制度以及管理要求、通過專業化的方法開展檔案管理。第二，要做好安全防范工作。對于紙質檔案，要加強檔案室的建設，設置鐵門、鐵窗、鐵皮柜，安裝監控系統實現全天候監測，定期對檔案的保存情況進行檢查。對于電子檔案，要建立防火墻，及時更新病毒庫，做好網絡安全的監控，使檔案信息的安全防控能力得到強化。

結束語

總而言之，對于機關單位基層檔案管理工作而言，為實現良好的管理效果，避免管理問題出現，就需要從多個方面入手，更新檔案管理的理念，完善檔案管理的相關制度要求，提高檔案管理人員的整體水平，發揮人力資源優勢，積極落實信息共享機制和安全防護機制，保證基層檔案管理工作的效果順利實現。

參考文獻

[1]王桂娥.簡析基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].經濟師，2019（11）：244-245.

[2]武月慶.事業單位檔案管理工作存在的問題與對策[J].中外企業家，2019（24）：104-105.

[3]武立文.基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策簡析[J].蘭臺內外，2019（20）：18-19.

（作者單位：廉江市人民檢察院）