檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

侯漢妤

摘 要：檔案管理工作在各行各業(yè)都有著相當(dāng)重要的地位，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)在某種程度上起著決定性的作用，一般是指對(duì)企業(yè)中各種信息匯總的管理與統(tǒng)計(jì)分析，從而滿(mǎn)足企業(yè)運(yùn)行的要求。本篇文章通過(guò)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的闡述，分析了檔案現(xiàn)代化管理中存在的問(wèn)題，并且針對(duì)問(wèn)題提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化;問(wèn)題;對(duì)策

檔案管理就是有關(guān)于檔案的各種工作，通過(guò)對(duì)檔案的收集、整理、保管以及統(tǒng)計(jì)分析等，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，通過(guò)檔案上信息的提供完成相關(guān)的工作。檔案管理的服務(wù)對(duì)象是檔案的利用者，包括企業(yè)的員工，政府單位以及相關(guān)部門(mén)等，對(duì)于現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，檔案管理的工作比較復(fù)雜，而且在管理模式上比較分散凌亂，需要管理的數(shù)量比較龐大，在社會(huì)不斷發(fā)展的前提下，檔案的管理水平也要進(jìn)行一定的提高，以滿(mǎn)足社會(huì)需求，二者相互的適應(yīng)過(guò)程，也是推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)，從傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單管理到如今的科學(xué)管理，檔案管理正在邁向現(xiàn)代化管理的進(jìn)程中不斷進(jìn)步。但是，在此過(guò)程中，檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中仍然存在著一些問(wèn)題，需要相關(guān)人員采取一定的對(duì)策。

一、關(guān)于檔案現(xiàn)代化管理

檔案現(xiàn)代化管理是在檔案管理的基礎(chǔ)上提出的概念，是根據(jù)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，為了滿(mǎn)足單位的需要，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理的過(guò)程。檔案的現(xiàn)代化管理主要是在互聯(lián)網(wǎng)中建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多媒體技術(shù)與信息的實(shí)時(shí)傳輸，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化，避免由于檔案的數(shù)量類(lèi)型繁雜導(dǎo)致過(guò)程中可能出現(xiàn)的失誤，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化，從而節(jié)省檔案管理工作的時(shí)間，提高工作的效率，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性。檔案管理在邁向現(xiàn)代化的過(guò)程中離不開(kāi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持，因此，應(yīng)該通過(guò)科學(xué)的管理機(jī)制來(lái)完成相關(guān)的管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)步。

二、檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題

1、檔案管理現(xiàn)代化的宣傳工作不到位

對(duì)于某些單位來(lái)說(shuō)，檔案管理是一項(xiàng)比較傳統(tǒng)的部門(mén)工作，工作人員對(duì)于檔案管理流程仍然按照過(guò)去的方法來(lái)執(zhí)行，沒(méi)有對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)行相應(yīng)的宣傳，導(dǎo)致許多基層員工對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理的意識(shí)沒(méi)有提高上去，沒(méi)有一定的思想覺(jué)悟，不愿意進(jìn)行改變，沒(méi)有對(duì)檔案管理現(xiàn)代化工作有著正確的認(rèn)知，這對(duì)于檔案管理的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著一定的阻礙，這種情況的出現(xiàn)會(huì)造成信息化管理的缺失。同時(shí)，對(duì)于部分單位來(lái)說(shuō)，也沒(méi)有加強(qiáng)這方面的宣傳工作，沒(méi)有盡到相應(yīng)的責(zé)任義務(wù)，從而導(dǎo)致企業(yè)許多工作的進(jìn)展緩慢。

2、檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)水平不夠

檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)就是在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與設(shè)備上建立起來(lái)的，但是對(duì)于現(xiàn)階段的部分單位來(lái)說(shuō)，檔案管理的現(xiàn)代技術(shù)引入的不夠完善，許多技術(shù)水平?jīng)]有得到提高，這就導(dǎo)致在檔案管理工作過(guò)程中仍然會(huì)出現(xiàn)失誤的情況。首先，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立上，沒(méi)有進(jìn)行全面的排查與技術(shù)處理工作，有些檔案的數(shù)據(jù)來(lái)錄入過(guò)程中沒(méi)有被主動(dòng)分類(lèi)識(shí)別，這就導(dǎo)致在提取檔案信息階段會(huì)存在一些麻煩，對(duì)后續(xù)工作造成影響。

3、缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)型人才

對(duì)于現(xiàn)階段的檔案管理來(lái)說(shuō)，影響現(xiàn)代化進(jìn)程發(fā)展的主要因素就是缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)型人才。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，工作比較簡(jiǎn)單，管理的內(nèi)容較少，在員工的招聘上一般都不會(huì)重視學(xué)歷以及綜合素質(zhì)的要求，但是對(duì)于現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，引進(jìn)了現(xiàn)代化的管理技術(shù)，許多老員工并不能立即適應(yīng)新形式的工作任務(wù)，對(duì)于新事物的接受能力較低，缺乏相關(guān)技能的培訓(xùn)，在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用方面比較生疏，這就導(dǎo)致工作開(kāi)展的比較緩慢，員工與現(xiàn)代化管理系統(tǒng)磨合度比較低。

三、加快檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的解決措施

1、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理工作的宣傳

在傳統(tǒng)的檔案管理模式深入人心的前提下，如果想加快檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，首要的就是單位需要做出相應(yīng)的改變，加大檔案現(xiàn)代化管理工作的宣傳，讓基層員工了解到檔案現(xiàn)代化管理工作的重要性。首先，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該針對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀問(wèn)題展開(kāi)研討會(huì)議，然后領(lǐng)導(dǎo)人要根據(jù)單位目前的發(fā)展?fàn)顩r對(duì)檔案管理人員進(jìn)行詳細(xì)的分析，告知他們檔案管理現(xiàn)代化的必要性，從根本上提高他們對(duì)于現(xiàn)代化管理的認(rèn)知度，從而改變他們現(xiàn)在對(duì)于檔案管理的意識(shí)，真正做到與社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程結(jié)合到一起，實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位與員工思想的共同進(jìn)步，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。

2、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理工作的技術(shù)和內(nèi)容

企業(yè)單位應(yīng)該從自身的具體信息出發(fā)，根據(jù)所需要整理檔案規(guī)模的大小來(lái)完善相應(yīng)的技術(shù)水平與管理內(nèi)容。制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的流程，從檔案數(shù)據(jù)的收集、檔案數(shù)據(jù)的前處理、檔案數(shù)據(jù)的錄入以及存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)等形式，都應(yīng)該在管理系統(tǒng)中完成，單位可以引進(jìn)新的管理技術(shù)來(lái)支撐這一形式上的改變，將管理信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)連接到一起，形成新的檔案目錄中心與管理中心，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的完整性，相關(guān)負(fù)責(zé)人在網(wǎng)絡(luò)上就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的提取，提高了檔案方面的工作效率。另外，在計(jì)算機(jī)裝置的配置上，單位也應(yīng)該選擇合適的機(jī)器設(shè)備，作為現(xiàn)代化管理正常運(yùn)行的有力支柱。

3、加強(qiáng)技術(shù)性人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)

檔案的現(xiàn)代化管理需要綜合素質(zhì)更高的員工來(lái)完成相應(yīng)的工作，所以在管理人員的招聘上，應(yīng)該從他的學(xué)歷水平，學(xué)習(xí)能力以及人品素養(yǎng)等方面進(jìn)行綜合的考慮。對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，也要采取多種途徑對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，使管理人員可以在現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中發(fā)揮出應(yīng)用的作用，從而提高檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。另外，單位還可以成立相應(yīng)的考核機(jī)制，來(lái)對(duì)工作人員的管理能力進(jìn)行嚴(yán)格的考察，從而提高員工的工作動(dòng)力，提升他們的工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在社會(huì)快速發(fā)展的進(jìn)程下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿(mǎn)足企業(yè)單位的要求，因此，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理工作是勢(shì)在必行的。相關(guān)部門(mén)應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段的現(xiàn)代化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，采取不同的解決措施，從而加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，提高檔案的利用率。

參考文獻(xiàn)

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[2]姜東昕.檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（01）：50.

（作者單位：黑龍江省齊齊哈爾市再生資源管理辦公室）