新時期加強檔案管理與服務創(chuàng)新的思考

田建玲

摘 要：檔案工作要想適應時代和社會的發(fā)展，必須加強信息化條件下的管理和服務創(chuàng)新，這是檔案管理現代化的必然選擇本文簡單敘述檔案管理信息化的內涵，探討和分析信息化條件下檔案管理服務創(chuàng)新的策略。

關鍵詞：信息化;檔案;標準化;管理;服務創(chuàng)新

要提高檔案管理工作的水平，必須首先建立起主動服務的意識，同時還要強調大膽創(chuàng)新，這樣便可以提升我國信息化條件下的檔案管理水平。

一、信息化條件下的檔案管理的意義

在信息化條件下，檔案管理工作應當從根本上認識到檔案信息化管理的重要作用，建立起正確的檔案信息化管理的理念，要認識到檔案信息化管理工作的完成不僅需要依靠計算機網絡技術，同時還要依靠許多相關部門之間的協作和交流。信息化條件下管理人員在進行檔案管理工作的過程中，要注意對工作的反思和總結，從而能夠獲得寶貴的經驗，幫助從事檔案管理工作人員建立起正確的信息化管理理念，改變傳統的檔案管理工作模式，使信息化管理工作的機制更加完善，使檔案管理工作人員具備更高的從業(yè)素質，確保人們能夠得到優(yōu)質的檔案管理工作服務。

二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案工作方面

由于檔案工作對專業(yè)化和標準化的要求，為了更好地實現信息化條件下的檔案管理，需要對檔案整體進行分類統計。傳統的檔案歸檔和記錄大多以紙質和人工的方式進行，同時還有歷史遺留下來的問題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質量不理想，對信息系統軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動化管理較難實現統一，一些檔案館和檔案室僅實現半信息化的管理，這對全面實現檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上，檔案工作方面存在的問題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案管理的信息化特點

信息化技術的發(fā)展速度較快，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術滯后的問題。大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結合檔案管理程序的標準性和信息技術的特點，大量檔案在歸檔時利用磁盤或光盤存儲，這種方式存在許多不足，使得檔案管理工作難以跟上現代化高速發(fā)展的步伐。

（三）檔案信息系統

在信息化條件下，旨在將檔案信息系統建設為能夠實現數據交換的機讀的目錄檔案系統。當下我國的檔案信息系統有很多層次，但是大多都達不到檔案信息管理系統對規(guī)范性、專業(yè)性和開放性的要求。

三、信息化條件下檔案管理的問題和對策

（一）數字信息的檔案管理

數字信息量較大，其中一些數據被積累儲存在業(yè)務數據庫中，一些被定期銷毀，還有一些被轉移到臨時載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統，可能會造成較大的損失。在以往的檔案管理過程中，已經形成了以紙質文件形式進行檔案管理的管理體系和業(yè)務流程，在文件歸檔到檔案系統當中的時候，數字信息不能歸納到一般的檔案管理系統當中，因為數字信息容易在周轉過程中缺失，導致電子文件在檔案管理過程中缺失。因此，為了解決數字信息的檔案管理過程中所出現的問題，可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲存量較大且能夠快速查找。因此充分考慮到電子檔案和紙質檔案均為優(yōu)缺點并存的記錄方式，“雙套制”的檔案管理方式較符合現代信息化條件下檔案管理工作的要求。

（二）電子檔案的管理與存儲

信息化時代的到來，讓電子文件的數量也大大地增加，對非文本數據的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統的手動式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動量，同時提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來了極大的便捷，但是，檔案管理的電子文件真實性、存儲時期和規(guī)范性還需進一步加強。在建設檔案目錄中心和檔案數據庫的過程中，要利用法規(guī)對電子文件的格式進行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統更加規(guī)范。同時應當對電子文件進行篩選，篩選出關鍵的信息進行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費，收集一些不必要的信息。

四、信息化條件下的服務創(chuàng)新

（一）在網絡上建立起檔案信息查詢網站

目前，為了能夠讓人們更多地了解到企業(yè)和單位的最新發(fā)展情況，許多單位、企業(yè)等都開通了自己的網站;一些高校也利用網絡建立了本校的網站，將本校的師資信息、校園環(huán)境信息等發(fā)布在網站上，方便學生等對高校的了解。與此同時，這些網站不僅發(fā)布信息，還建立了專業(yè)的團隊對網站進行定期維護和更新，確保信息能夠更好地向人們展示。檔案館或者檔案室也應該學習這種現代化的手段，積極地開通網站服務，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給客戶提供更加便捷的服務。檔案管理工作可以借助網站實現規(guī)范化和專業(yè)化。

（二）開展檔案工作在線服務

當今時代下，人們越來越注重時效性，因此，人們在利用檔案信息的過程中，也對時效性提出了要求。傳統的檔案信息的利用方式有許多不足之處，比如人們需要檔案管理工作人員查找某些信息的過程中，檔案管理工作人員往往需要在檔案室進行查找，再將檔案復印或者拍照，這種傳統的查找方式在時間和空間上有一定的限制，不具備較高的時效性，因此無法滿足人們的需求。此時，檔案管理工作必須改變查找手段，例如通過郵箱、郵件和窗口問答等方式為檔案信息查詢者提供網絡在線服務，提高檔案信息的時效性。

（三）創(chuàng)新服務

人們對檔案信息的需求日益增加，檔案室要根據時代的發(fā)展需要，對檔案服務機構和網絡服務系統要進行相應地創(chuàng)新，為人們提供優(yōu)質的檔案服務。

五、結束語

在信息化條件下，檔案管理工作可以適當借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系，同時結合自身需求，建設出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學，從而實現檔案資源的優(yōu)質共享，為人們提供更好的服務。

（作者單位：山東省單縣高韋莊鎮(zhèn)人民政府社會服務中心）