提升檔案管理工作效率策略

姚珍

檔案管理工作是單位各項管理工作的重要組成部分。實現高效的檔案管理，確保檔案的安全保管和齊全完整，提高檔案資料查詢與利用效率，最大限度的發揮檔案在單位管理工作中的價值。目前，隨著經濟發展和技術水平的提升，信息技術逐被應用于社會發展的各個領域。在檔案管理工作中，加強對信息技術的應用，不斷改善和創新檔案管理方式方法，進一步提升檔案管理工作效率，是檔案管理工作適應社會發展要求的主要管理內容之一。

1提升檔案管理工作效率的重要性

1）提升單位整體工作效率。檔案管理效率的提升，能夠快速高效，準確及時地提供查閱利用服務，從而提升單位整體的工作效率。檔案資料門類眾多，內容龐雜，形式多樣，有效的管理方法能夠將檔案清晰明了的分門別類，更便于管理和查閱利用，也便于檔案信息資源的開發利用，在提供檔案利用時，檔案管理人員能夠快速及時地提供檔案資料，從而助推和提升單位工作效率的提升。

2）推進單位工作順利進行。檔案管理工作是單位的基礎性工作，服務于單位各項業務和管理工作，提升檔案管理工作效率，能夠有效促進單位工作的順利實施。單位檔案一般包含單位行政管理、人事檔案、財務檔案等所有資料的檔案，是單位工作中形成的原始資料，涵蓋了整個單位的工作。有一些關鍵性的技術檔案、決策檔案極為重要，需要作為機密內容嚴加管理，這些重要的機密檔案對整個單位工作的開展能夠產生重大影響，甚至對單位的存續與發展有重大關系。所以，采取安全有效的檔案管理方式和采取嚴格的管理措施，提高管理工作效率，才能更好地推進單位各項工作的順利進行。

3）加強對單位秘密文件的保護。檔案工作是一項保密性工作，嚴守國家秘密，防止檔案失泄密是《檔案法》的明確規定，檔案管理人員肩負著保護檔案信息安全的光榮職責。如果檔案管理工作做不到位，一旦發生檔案實體丟失或者檔案失泄密實踐的發生，相關人員要受到嚴厲懲罰，不僅會嚴重影響單位整體的工作效率，還可能會對單位造成沉重的打擊，影響單位的整體發展和社會形象，甚至造成不可挽回的嚴重損失。因此，做好檔案管理工作，提高管理水平，需要完善各項安全管理制度，并嚴格落實執行。

2檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理缺乏健全的管理制度。由于認識不足，重視程度不夠，大部分單位在檔案管理工作中，沒有檔案管理制度或者有關檔案管理制度不夠健全和科學，而導致檔案管理效率低下。在檔案管理工作中，很多工作單位制定的管理制度中沒有明確相關管理人員的崗位職責，不能對管理人員形成較強的約束力，容易出現管理混亂，一旦發生問題，無法確定責任人。同時，管理制度的不健全，在實際工作中，沒有參考和約束，工作隨意性較強，檔案管理的科學化、規范化、制度化、程序化無從談起，容易導致較多問題的出現和發生，導致單位整體工作水平的低下和混亂，最終影響單位整體的工作效率。

2）檔案管理人員專業素質有待提高。

目前，檔案管理人員整體水平不高，甚至很多都是兼職人員。由于檔案管理人員的專業素質都不高，責任心不強，在實際的工作中不能認真負責地履行檔案管理崗位職責，檔案管理不規范、不合理等現象時有發生。有大部分的檔案管理人員沒有經過檔案專業培訓，甚至只是由其他崗位人員兼職檔案管理崗位。這些管理人員不懂檔案管理，檔案收集整理不到位，造成該歸檔的文件材料不能及時歸，該整理的文件材料 隨意堆積，容易出現檔案丟失問題，檔案查閱利用更是無從談起。另外，檔案管理人員專業素質不高，工作態度不夠端正，缺乏崗位認知，從而導致檔案管理混亂，工作水平低下，也影響了單位整體的工作效率。

3）檔案查詢利用率較低。

信息化形勢下，有的單位由于重視程度不夠，檔案管理仍然停留在過去傳統的管理利用水平，仍然以手工檢索查閱為主。加之資金投入不足，缺乏現代化管理設備，沒有專業技術人員，現代化管理工作沒法開展，從而也不注重利管理方法的創新和管理本的提高。這在很大程度上限制了檔案管理人員的工作水平的提升，導致檔案的查詢利用率難以提高，檔案的價值最大化發揮受到嚴重影響。

3提升檔案管理工作效率的策略

1）建立健全的檔案管理制度。首先，要建立健全的檔案管理制度，有制度約束和保證檔案管理人員的工作規范化、制度化。檔案管理人員需要正確認識檔案管理工作的重要性，提高管理意識，就能夠在實際工作中養成良好的工作習慣，注意按規章辦事，有效地減少和避免管理工作中的疏漏，盡可能的保證檔案管理工作有序進行，嚴格按照規定對檔案進行規范管理。同時，完善檔案管理制度，明確崗位責任。用制度管理要體現獎罰分明，形成完善的崗位獎懲機制，對于違反相關規章制度從而造成檔案缺失、損壞等行為的，要進行相應的處罰，做到對事不對人，制度面前人人平等。對工作出色，嚴守規章制度的工作人員要進行表彰獎勵，樹立榜樣，激勵全體員工做好更好的完成本職工作，形成良好的工作氛圍和工作環境。

2）強化培訓，提升檔案業務素質。

在檔案管理工作中，管理人員專業素質的高低，直接影響這檔案管理工作效率的高低。首先，需要加強對管理人員的業務培訓。要將業務培訓列入工作計劃，定期組織專業培訓，使其能夠具備豐富的檔案管理專業知識，及時掌握先進的管理技術，從而適應單位發展的需求。其次，提高檔案管理人員的專業素養，做到及時修正自身存在不足，認識問題的嚴重性，增強學習的主動性，及時掌握先進信息技術、計算機技術、檔案業務等專業技術的學習。三要加強學習交流，重點培養專家型管理人才，保證檔案管理崗位人員專職、專責，從而提高工作質量和工作效率。

3）實現數字化檔案管理，提高檔案利用水平。

信息技術的發展和應用，有力地促進了社會各項事業的變革，檔案工作在信息化潮流中要立足實際，緊跟潮流，建立信息化檔案管理規劃，分步實施，最終實現檔案管理數字化，才可以提高檔案管理工作的效率，提高檔案的利用率。在信息化檔案管理中，管理人員需要將所有檔案信息儲存到計算機數據庫中，建立網絡信息平臺與電子數據庫，從而實現對各類檔案的數據化分類和存儲管理，有效避免檔案實體資料的丟失和損毀現象發生。在提供檔案利用時，查閱檔案就像我們“百度一下”一樣，及時搜素出現相關內容，從中快速識別需要查詢的內容，提高查閱的效率和準確性，更好地服務各項工作。