如何加強衛生計生監督執法檔案管理

鄭志軍

隨著衛生計生改革地不斷深入，衛生計生監督執法文書檔案管理的重要性，在整個衛生計生監督執法工作中的地位越來越凸顯。衛生計生監督執法文書檔案是衛生計生監督執法工作的文字記錄和工作總結，它充分體現和反映了衛生計生監督執法工作的業務水平和管理能力，得到了衛生部門的高度重視。但是，不可否認的是部分基層衛生計生監督執法機構以及監督執法人員，仍然不同程度存在對這項關工作的重要性、必要性認識的偏見，部分基層衛生計生監督執法機構的監督執法文書制作、整理、歸檔等工作還很不規范，存在很多問題和不足。為加強衛生計生監督執法文書檔案建設，進一步提高管理水平，現就基層衛生計生監督執法檔案管理中存在的一些主要問題進行探討，并就如何解決這些問題提出整改對策與措施。

一、衛生計生監督執法文書檔案存在的主要問題

衛生計生監督執法文書制作不完整、不規范、不系統。

目前，許多基層衛生計生監督執法文書的形成比較粗糙，問題多、漏洞多，達不到檔案管理的完整性、系統性、安全性要求，主要表現在以下幾個方面：

1、執法文書中處罰依據的法律、法規或引用的條款不明確，不能具體到第幾條、第幾款;敘述案情涉及的相關企業、單位機構稱謂不準確，多用不規范的簡稱，表述不恰當。

2、執法文書內容制作不規范。如：有的敘述事實顛三倒四，邏輯性不強;有的使用口語、簡略語，不能正確使用專業術語;有的用詞造句運用比喻等修辭手法，文不達意，表述不準確;有的書寫潦草，涂改現象嚴重;有的惜字如金，寥寥幾筆，過于簡單;有的洋洋灑灑，重復啰嗦，過于冗長等。上述這些問題的存在，使監督執法文書檔案失去了其原始性、可靠性、權威性，降低了其應具有的重要價值。

3、執法文書內容漏項、缺項嚴重。如：衛生計生監督執法文書的目錄、編號、當事人身份事項、落款的日期、行政機關名稱等項目填寫不全、不完整，存在落漏現象。

4、衛生計生監督執法材料收集不完整、歸檔不及時。由于多數基層衛生計生監督執法人員在多年的執法過程中，形成了重監督執法過程、輕執法文書制作的陋習，執法文書歸制作檔意識淡薄。加之部分監督執法機構對執法文書歸檔的范圍和時限界定不明確、要求不嚴格，致使許多執法文書長期暫存于執法人員手中，不能及時歸檔，造成部分執法文書漏登、漏報，有的甚至丟失，等到檢查時只能東拼西湊，補充完善，大大降低了監督執法文書的準確性、可靠性。

5、檔案管理人員較少、專業水平不高，現代化管理能力不強。一是多數基層衛生計生監督執法機構，特別是鎮級監督執法單位，因人員不足，沒有設置專門的檔案管理科，沒有配備專職檔案管理人員，檔案管理人員多為兼職，且多數沒有參加過專門的業務知識培訓，業務不熟練、不精通，因此，在具體工作中難免會出現問題。二是檔案管理技術滯后，現代化、信息化能力不強。因資金問題，多數監督執法機構檔案管理硬件建投入不足，計算機、信息化技術應用不充分，檔案分類、編號、立卷多靠手工操作，缺乏先進的自動化技術支撐。三是多數監督執法機構必要的數據信息缺乏，特別是當前衛生工作和計生工作合并后，衛生計生執法文書種類多、信息量大，但是，資料匯總和統計數據分析效率不高，導致許多有價值的信息不能被挖掘和采用。

二、整改對策與措施

造成上述問題的主要原因，是基層衛生計生監督執法機構對執法文書檔案管理思想認識不足，工作重視不夠，推進措施不力導致的結果。具體地講，就是檔案管理科室設置不全，管理制度不完善，專兼職人員專業水平不高，單位自查和上級督查力度不夠等。針對這些問題，我們提出如下整改建議。

1、高度重視，加強對檔案工作組織領導。衛生計生監督執法機構，特別是縣、鎮級衛生計生監督執法機構，一定要高度重視檔案管理工作，將其作為工作的重中之重來抓;單位一把手負總責，分管領導靠上抓;要同執法業務工作同部署、同安排，同檢查、同考核;要進一步明確檔案工作任務分工和工作責任，要及時發現和研究解決檔案工作中存在的困難和問題，推進檔案管理工作順利開展。

2、健全檔案管理制度，使檔案管理有章可循。監督執法機構要建立健全《檔案管理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借用制度》、《檔案安全制度》等規章制度，并嚴格執行各項規章制度，使監督執法案管理工作有章可循。

3、設置檔案管理科室，配備專（兼）職工作人員。縣級監督執法機構要專門設立檔案科，配備檔案櫥、電腦、通信網絡等設備。根據工作需要，選派1-3名責任心強、專業素質高的人員，專職從事檔案管理工作;同時，其他業務科室各選配1名兼職管理員，及時收集執法文書，定期移交管理科，對執法文書統一管理，保證工作中形成的執法文書及時歸檔。

4、加強業務知識培訓，提高檔案管理人員水平。監督執法機構要通過舉辦培訓班、以會代訓、派人員出去學習等靈活多樣的方式，加強檔案管理新知識、新技術的培訓學習，提高檔案管理人員專業素質和管理水平。

5、加大督查考核力度，不斷提升檔案管理水平。監督執法機構內部要建立檔案管理責任制，制定考核指標，定期考核評價。國家、省市業務主管部門，要通過定期組織開展知識競賽、執法文書評比等活動，加強對基層監督執法機構檔案管理的督查和指導，推進基層監督執法機構檔案管理工作走上科學健康持續發展之路。