機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

盧秋蓉

摘 要：檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位中一項非常重要的工作內(nèi)容。隨著社會發(fā)展、時代進(jìn)步，我國早已邁入了互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)信息化的時代，這種信息化的社會對人們生活的方方面面都起著重大影響，也帶來了巨大的便利。在這種社會背景下，很多單位卻還延續(xù)著傳統(tǒng)老舊的工作方式，并沒有使數(shù)字信息化的優(yōu)勢發(fā)揮在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中。以下將通過分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化方案管理現(xiàn)狀，進(jìn)而總結(jié)探討如何進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)化，以期為大家提供一些有價值的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;機(jī)關(guān)

檔案內(nèi)容繁冗復(fù)雜，且不是一成不變的，需要時時更新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作一直面對著如何利用有限的人力、物力資源盡可能提升工作效率的問題。如今，大數(shù)據(jù)時代的到來為優(yōu)化檔案管理創(chuàng)造新的可能，同時也無可避免將會面臨一些挑戰(zhàn)。在這種環(huán)境下，檔案管理者們應(yīng)積極把握契機(jī)，本著勇于創(chuàng)新、敢想敢干、實事求是的工作精神，結(jié)合各地區(qū)各單位自身特點和需求 ，從制度、技術(shù)、人力等多個方面，進(jìn)行深入的研究和探討，分析現(xiàn)狀、優(yōu)化創(chuàng)新。制定數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化對策，提升檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展起著重要作用。

一、傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化時代的碰撞

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理是一個巨大的工作模塊，在過去人力、技術(shù)等資源有限、管理理念落后的情況下，往往也缺少完善的制度加以約束。在傳統(tǒng)檔案管理中，采用最多的是紙質(zhì)檔案管理，因材料的特殊性容易造成諸多缺陷，如信息查找不便、丟失、損毀等現(xiàn)象。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員多為上了年紀(jì)的老員工，往往文化程度、自身素質(zhì)有限，如果單位沒有展開過相關(guān)工作內(nèi)容的系統(tǒng)性培訓(xùn)，檔案管理的員工也很難做到專業(yè)化的科學(xué)管理。久而久之，這項工作一直得不到應(yīng)有的重視，最終就會出現(xiàn)造成信息泄露、遺失的不良后果。

隨著時代進(jìn)步，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理人員也在積極轉(zhuǎn)變著思維，為使工作變得更加高效準(zhǔn)確，不斷的引進(jìn)采用了先進(jìn)的管理模式，這其中涉及各個方面。如何在互聯(lián)網(wǎng)新時代的背景下優(yōu)化檔案管理工作是檔案管理者們必須考慮的問題，從紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子數(shù)據(jù)檔案，這是一條必要路徑。

二、數(shù)字化檔案管理優(yōu)化策略

1.優(yōu)化檔案制度管理

無規(guī)矩不成方圓，工作的正常運(yùn)行需要有制度保駕護(hù)航，檔案管理也不例外，合理的管理制度可以使檔案管理變的更具科學(xué)性和有序性，保證檔案管理工作的正常組織運(yùn)行，繼而使檔案管理的作用充分發(fā)揮出來。建立科學(xué)合理的制度，首先要求管理人員對制度的優(yōu)化進(jìn)行全面分析，從檔案的搜集整理、保管、借閱、查詢等多方面、多角度，找出當(dāng)前所采用制度的缺陷或不足，再完善工作管理制度，并要推廣落實已制定好的制度，確保工作人員都能夠自覺遵守制度，在制度的框架下展開工作。建立有效合理的制度一方面可以提高檔案管理的工作效率，另一方面也為檔案資源的有效利用。

2.創(chuàng)造良好的條件，建立數(shù)據(jù)中心平臺

使檔案管理數(shù)據(jù)化，目的在于使其管理工作更加高效、安全，因此要建立檔案管理的數(shù)字化管理平臺。平臺的搭建，除了要有常見的一些功能，如保存、查詢，這些功能可以使檔案管理和利用更加便捷、高效、準(zhǔn)確，同時應(yīng)考慮的更加長遠(yuǎn)、全面，要充分考慮平臺使用者的需求及潛在需求，還要緊跟時代發(fā)展和工作的需求不斷更新功能。

“數(shù)字網(wǎng)絡(luò)” 融合“檔案管理”可以將碎片化的數(shù)據(jù)迅速整合，做到讓單位之間、部門之間享受資源共享，也是提出數(shù)字化檔案管理優(yōu)化的重要目的之一。建立檔案大數(shù)據(jù)庫將會非常有效的解決原先存在的信息存儲和難以共享的問題，這也是檔案管理數(shù)字化建設(shè)與優(yōu)化的重中之重。相關(guān)工作人員一定要善于把握時機(jī)，并且要與技術(shù)層面聯(lián)動起來，充分結(jié)合實際情況進(jìn)行檔案管理數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)。不斷反復(fù)利用實踐結(jié)果來驗證當(dāng)前的信息化方案，強(qiáng)化整個數(shù)據(jù)庫的實用性并要符合工作邏輯，最終達(dá)到優(yōu)化工作效率的作用。這看上去僅僅是一個檔案管理的數(shù)據(jù)平臺的簡單搭建，但要求從事這項工作的人員要具備樂隊指揮一樣的素質(zhì)與能力，從整體到細(xì)節(jié)都要兼顧到。

3.優(yōu)化檔案管理人員隊伍

人力資源對于檔案管理來講也是不可或缺的關(guān)鍵一環(huán)，是優(yōu)化檔案管理工作的重要保障，想要做好檔案管理工作，充分發(fā)揮其有效作用，同時為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力支撐，就必須著手于檔案管理人才的培養(yǎng)，提高整個管理隊伍的人員素質(zhì)。

4.強(qiáng)調(diào)安全的重要性與檔案數(shù)據(jù)資源共享

正如一把劍的雙刃，所有的事情都存在正反兩面性。互聯(lián)網(wǎng)時代為人們的工作與生活創(chuàng)造了諸多便利與契機(jī)的同時，也必定存在一定的負(fù)面因素，比如互聯(lián)網(wǎng)安全漏洞，而這樣的漏洞如果出現(xiàn)在檔案管理中則是大忌。所以，在搭建數(shù)據(jù)平臺的過程中，檔案管理者們應(yīng)先行顧慮到這方面，與技術(shù)人員充分溝通，可利用互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)來有效防止事業(yè)單位內(nèi)部信息在來往過程中可能出現(xiàn)的各種安全隱患。

數(shù)據(jù)與檔案的重要作用之一是資源共享，以目前的情況來看，在很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，都很難切實把這一項工作發(fā)揮好，現(xiàn)階段只是一些單位的檔案管理部門因安全等方面的因素不愿意將本單位檔案信息與其他單位的同等部門進(jìn)行資源共享。為了更大程度的發(fā)揮檔案管理的作用，在搭建各單位的檔案管理數(shù)據(jù)平臺的時候，各個相關(guān)事業(yè)單位的管理者們應(yīng)提前進(jìn)行溝通，相互理解并建立緊密協(xié)作，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢開放資源共享功能，搭建可以發(fā)揮更大作用的數(shù)據(jù)平臺，方便系統(tǒng)內(nèi)各單位信息互通，開展工作。事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要增加檔案管理部門的指導(dǎo)性工作，著重強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與該管理工作科學(xué)交融使用的重要意義。當(dāng)然，搭建數(shù)據(jù)平臺的同時不能降低安全意識，要對知識產(chǎn)權(quán)以及特殊重要信息內(nèi)容的保密性加以重視。

5.檔案管理功能的延展和改善檔案管理的服務(wù)水平

作為數(shù)據(jù)信息時代的檔案管理人員，思想和工作方式上都不應(yīng)僅僅拘泥于傳統(tǒng)檔案管理套路式的工作模式，而要勇于改變自己和迎接挑戰(zhàn)。在信息化的背景下，勤于思考，善于學(xué)習(xí)，提升自己的學(xué)習(xí)能力和工作業(yè)務(wù)能力，針對過往工作經(jīng)驗有揚(yáng)有棄，并且緊密結(jié)合實踐工作，針對檔案的應(yīng)用功能進(jìn)行有效拓展。在過去的檔案管理工作中，可以為有需要的人提供更多的查詢功能，而檔案的收集）工作又是如此細(xì)碎復(fù)雜，僅僅一項查詢功能完全無法體現(xiàn)檔案管理的實際價值。搭建檔案數(shù)據(jù)平臺之時，首先要考慮的是已經(jīng)對于以往大量文字信息進(jìn)行了充分的歸類及分類，剖析檔案之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，注重開發(fā)檔案的潛在價值。也要善于根據(jù)大數(shù)據(jù)計算出工作人員的信息偏好，繼而可根據(jù)計算結(jié)果向其推送內(nèi)容，以此豐富檔案管理的內(nèi)容和含義，改變以往事業(yè)單位檔案資料開發(fā)利用效率過低的問題。

檔案管理實際上是一項服務(wù)類型的工作，服務(wù)對象是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員，特別是在大數(shù)據(jù)發(fā)展下，檔案在事業(yè)單位來說，有著越來越高的要求，一定要全面提升檔案管理的服務(wù)能力。首先，進(jìn)一步培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識。 在過去，由于從事檔案管理的人多為年齡偏大的人員，限于這一類工作人員的文化程度和思維固化等原因，創(chuàng)新思維基本無從談起。隨著時代發(fā)展和檔案管理的進(jìn)步，對于工作創(chuàng)新方面的要求也就越來越高，進(jìn)行檔案管理工作的時候，創(chuàng)新意識的培養(yǎng)很關(guān)鍵，不光是檔案管理工作的主要保證，還是檔案管理工作服務(wù)水平提升的支撐點。事業(yè)單位檔案管理的工作人員需要有大數(shù)據(jù)及信息化的思維方式，對于管理理念要不斷創(chuàng)新，將事業(yè)單位的檔案管理人員加以重視起來。第二，檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，信息化的指導(dǎo)下，檔案管理工作是由內(nèi)部資源向共享型體制去發(fā)展，整體提升與社會發(fā)展相適應(yīng)的水平，不斷優(yōu)化、堅持用更好的服務(wù)理念，為事業(yè)單位發(fā)展提供健全的服務(wù)，突出信息服務(wù)的質(zhì)量及在檔案管理時的工作水平。第三，檔案管理服務(wù)流程的優(yōu)化。切實體現(xiàn)檔案管理的服務(wù)，需要明確服務(wù)流程，這樣能夠提升檔案管理質(zhì)量，還能嚴(yán)格按照規(guī)定去執(zhí)行。

三、結(jié)束語

信息化技術(shù)的發(fā)展使社會發(fā)生了巨大的變化，在事業(yè)單位檔案管理的工作中也起到了重要的作用。事業(yè)單位檔案管理工作需要實現(xiàn)科學(xué)化管理，因此在實際工作中要做到與時俱進(jìn)，充分的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維，加快推動事業(yè)單位檔案管理方式的創(chuàng)新，加強(qiáng)管理的準(zhǔn)確性，應(yīng)合理采用信息技術(shù)，使檔案管理工作得到簡化，同時提升檔案的處理效率，只有如此，才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)與檔案管理的深度整合，才能進(jìn)一步釋放檔案管理的正面效能，最終拓展其生存與發(fā)展空間。

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（作者單位：國家稅務(wù)總局張家港市稅務(wù)局）