加強事業單位黨辦室檔案管理的創新思路

劉金英

摘 要：網絡的出現為我們打造了一個數據時代的良好的開端。目前來說，我國各行各業的發展都趨于數據化，并且都或大或小的擁有屬于自己的數據庫。事業單位黨辦室是管理黨員干部人事數據及黨政公文文件的重要部分，建立高效率的檔案管理模式對事業單位黨辦管理及檔案建設是十分有必要的。

關鍵詞：事業單位;黨辦室;檔案管理;創新思路

習近平總書記曾指出，“大數據發展日新月異，我們應該審時度勢、精心謀劃、超前布局、力爭主動”。現階段，以計算機為主的數據時代、云端計算技術等數字化技術的發展已經達到了相對成熟的階段。但是，目前來說我國事業單位的檔案管理數據及其他方面的的管理水平并不是很高，還存在著很多問題，所以創新并完善創新型檔案管理模式對黨辦室檔案來說是很有必要的。

一、事業單位加強黨辦室檔案管理的創新思路構架的原因

1.信息數據時代的到來

近幾年來，隨著黨務工作的不斷規范化，其產生的數據及檔案信息也越來越多，尤其是事業單位隨著黨員信息的不斷完善、黨政公文的處理不斷規范，黨辦室檔案信息量就會越來越廣。基于這種現狀，上級對于事業單位黨辦室的檔案信息的管理力度一直在持續增強，數據、數字化信息的管理及轉化也開始啟動。計算機辦公方式的出現使得我國事業單位的黨辦部門出現了很多電子信息檔案，這些檔案不論是對黨辦室檔案管理還是事業單位自身發展還都有著很重要的影響。

2.大量信息待整合

就目前我國事業單位的發展現狀來說，創新型事業單位黨辦室檔案管理的思路主要是依靠信息技術，建立新型信息檔案管理平臺。但也面臨著很多的問題：大量的黨員檔案信息、黨政文件等的入庫工作等還沒有完成，實現黨辦室人事資源整合及黨政數據庫統一管理還需要一定的時間。在這一方面來說，政府和國家有必要對信息資源數據庫的建立實施全方位的監控，并定期根據事業單位的發展情況提出符合當下形勢的建設目標，以此作為數據庫建立的動力和更高標準。

3.信息數據時代的到來為創新思路的構建提供了技術支持

網絡是創新型檔案管理模式建立過程及實踐過程的核心技術，它能夠更快更準確的對信息資源進行分配、管理和分析等。前文提到，現階段我國事業單位的黨員干部等信息在不斷增加，這對于人事檔案、黨政資料等的儲存空間具有很大的需求。特別是2006年云端處理技術的出現，更是對我國事業單位黨辦室檔案管理創新模式和管理平臺的運行起到了舉足輕重的作用。

4.國家對大檔案概念的推進

自2011年以來，國家檔案局局長在各大會議上對此強調加強“大檔案”概念。這個所謂的“大檔案”就是指做到檔案管理工作一體化，加強建立檔案管理體系。現階段來說，我國事業單位黨辦室的檔案不只是包括最簡單的黨政干部的人事信息，還包括前文提到的海量黨政電子檔案、文件及相當一部分黨建私密材料。這些信息資源的管理難度加之國家大概念的推進使得我國黨辦室檔案管理新平臺的建立成為必然。

二、事業單位黨辦室檔案管理存在的問題

1.相關負責人管理方式及思想過于保守

創新型檔案管理的建立及實施雖然是在數字化的基礎上實現的，但是在實現過程中還是需要經過文件流動及轉出這一環節。這就造成了一些管理人員對新型檔案信息管理平臺的使用另眼相看，殊不知，管理人員的這種做法才是延遲了數據庫檔案信息整合的時間，最終很可能導致平臺內部信息的缺失。

2.信息資源泄密事件頻發

我國事業單位黨辦室的檔案資料大多是關于國家發展、黨政建設、重要人員信息等十分機密、保密性極高的文件。根據不同類型的檔案其保密程度及價值國家及檔案管理局也有明確的規定。但是，由于目前系統管理步驟被有心人竊取機密文件的事件依然沒有得到控制，為了確保這些資料及檔案在信息移交過程中不被泄露，需要有關部門及資料管理負責人對創新型信息管理系統做好嚴謹的防范措施。

3.有關部門及國家對于資源信息的管理及相關標準尚未成熟

目前來說，創新型檔案信息管理平臺剛剛起步，其發展還尚未成熟，依然處于不斷優化完善的過程中，并且還處于紙質檔案向電子檔案全面轉移、交接的階段。國家及相關政府對于新型檔案管理平臺這一方面還沒有十分明確地標準。另一方面，事業單位黨辦室關于黨政干部從業信息、文案資料、指紋提取等多種數據的出現使得整體大數據庫的建立及管理難度都有所增加，這就要求國家及有關部門對這些資料的管理有一個明確的標準。如果平臺運行長時間沒有固定的發展標準及整合準則，不僅其便捷迅速的功能得不到體現，平臺作用的發揮也會受到影響。

4.領導層數據信息管理意識、創新意識薄弱

事業單位檔案管理創新思路發展時間較短，因此，新型檔案管理平臺的建立時間很短，所以很多領導層對這一平臺的運行及管理還不是十分清楚，甚至有些領導思想觀念還停留在傳統檔案資料的管理方式上，這樣的思想模式就導致檔案管理領導層對以計算機為核心的新型檔案管理平臺的建立、管理及創新型檔案管理模式的建立產生歧義，導致其建立過程及實施過程遇到各種問題且得不到及時的解決。

三、事業單位黨辦室檔案管理的創新思路

1.創新管理思想

傳統的檔案管理方法在信息更新速度如此之快的時代已經不能滿足各事業單位的發展，其不僅流程繁瑣而且辦事效率極慢，如果繼續使用，勢必會影響事業單位的整體發展。由此，國家建立了便于客戶使用同時能夠滿足事業單位發展需求的運轉平臺。該平臺的的建立使得傳統的檔案管理模式被打破，但是其建立時間短，很多相關人員對該平臺的運行和工作模式還不是十分了解。所以現階段來說，相關工作人員應提高自己的思想意識，與時俱進，將大檔案概念深刻地貫徹進自己的工作準則和標準中。嚴格把控黨辦室檔案信息在移交過程中的各項保密工作，切實出發，在工作人員中加大對“大概念的”宣傳力度。此外，事業單位應加強員工思想建設，定期組織員工進行思想大學習，特別是黨辦室的工作人員既要有嚴謹的工作作風還要有與時俱進的工作思想。

2.加強對防泄密知識的學習

前文提到，我國事業單位黨辦室檔案管理的主要內容大多是單位黨委具有保密價值的內容，其管理的核心標準就是保證資料的安全性。所以，就要求檔案管理人員及相關領導層有很高的保密意識和防范意識。由于資料管理的復雜性，在思想高度重視和行動上嚴格落實以外，還需要各管理部門加強配合，在加強員工保密意識、防范意識和防泄漏知識學習這一方面刻不容緩。

3.創新檔案收集、借閱方式

傳統檔案的管理方式需要向相關部門匯報存檔，有關部門將檔案接收并將其歸入檔案庫。這一過程是十分繁瑣的，并且很容易出現斷流現象。檔案借閱也是如此，需要向有關部門申請，有關部門同意后方可對指定范圍內的檔案進行提取。因此，在檔案收集和借閱的方式上有所創新是有必要的。現階段，國家已經開始推進以計算機掃描技術為中心對檔案數據進行管理的創新模式，這樣的管理模式能夠自動識別資料借閱人、收集人的信息并自動錄入系統，既減少了人工成本，又提高了工作效率。

4.明確檔案管理制度

近年來，雖然國家相繼出臺了很多關于檔案管理方面的的文件，但是這些文件大多只涉及到關于機密檔案管理及相關文件價值等內部問題，關于檔案管理標準及管理平臺運行和管理標準的規范只是寥寥幾句，所以在這一方面來說，我國沒有在根本上給予創新型檔案管理模式發展的具體標準，這就很可能造成部門之間關于數字化檔案數據庫管理方面的參差不一。長此以往，很容易由于管理力度等方面的不同造成地區事業單位檔案管理的兩極化和黨辦室資料調取制度等制度方面的問題，為后續部門間的合作發展帶來不必要的麻煩。因此，相關部門的領導應制定明確的檔案管理系統發展線路，并指明每一階段所要實現的目的和發展方向。這樣才能使得創新型檔案管理平臺的運行步入正軌。

四、結束語

國家檔案局局長李明華在2017年12月27日在京召開的全國檔案局長館長會議上表示：“近年來，隨著網絡和信息技術快速發展，檔案工作也在面臨一場深刻變革”。在信息時代到來的今天，數字化平臺、云端技術等信息技術的出現是事業單位黨辦室檔案管理創新思路趨于數字化、信息化的一種必然，其發展擁有相對成熟的信息處理技術以及豐富的資料庫作為物質基礎。值得注意的是，黨辦室的檔案性質與其他類型的檔案是不一樣的，不論是在檔案管理平臺運行還是黨辦室內部工作人員方面都不能放松警惕。因此事業單位黨辦室檔案工作要應勢而動、乘勢而為，加快轉型升級，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。

參考文獻：

[1]張寶燕. 事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架[J]. 中小企業管理與科技（中旬刊），2015

[2]趙映輝. 事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架[J]. 科教導刊：電子版，2017

[3]陳曉敏.事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架研究[J].辦公室業務，2017

（作者單位：河北省優撫醫院）