事業單位檔案管理數字化建設的探析

聶海霞

摘 要：隨著我國事業單位體制機制改革的深入，在進一步優化其社會服務職能的同時，也對各事業單位的內部管理工作提出了更高的要求。在信息化背景下，要進一步提升事業單位檔案管理工作的效率，就必須要提升檔案管理工作的智能化水平。本文將就事業單位檔案管理數字化建設的相關問題做進一步探討。

關鍵詞：制度體系;軟硬件;人才;安全保障

檔案管理數字化是現代檔案管理的發展趨勢，其對于提高檔案管理的質量，強化檔案的管理有著重要的作用。在對檔案管理數字化工作進行研究的過程中，我們發現檔案管理數字化工作要想在現代事業單位中進行廣泛性的普及，有關事業單位應首先對檔案管理數字化的實際的意義進行了解，同時對檔案管理數字化工作中的重點進行掌握。只有這樣才能有效的促進檔案管理數字化在事業單位中的應用。

一、檔案管理數字化的概念

數字化檔案管理是檔案部門在工作方式上的一種創新，它不僅可以充分發揮其信息優勢，為利用者提供及時、準確、系統且具有較高權威性和參考價值的檔案信息，而且能夠滿足科學研究大型而復雜的課題需要，家庭教育等需求。它以多種語言、文字的形式傳播中國悠久的歷史文明，而且有利于創造良好的社會發展環境，促進國家經濟建設的發展，在落實科教興國戰略的方面可以充分發揮檔案工作的作用。傳統的檔案管理由于存儲空間大致使查找檢索費時，備份檔案時孺要大最的人力物力，人工處理不可靠.維護起來也不方便。而檔案數字化管理可大大改善這一問題，檔案數字化管理一般可通過掃描儀將紙質檔案信息錄人到計算機數據庫中，通過檢索詞條進行查找相關信息。用計算機存儲檔案信息的優點是檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。

二、檔案管理數字化中的信息安全風險

正如上面所說的，我們將檔案進行數字化管理就必須要利用計算機和網絡，而網絡是存在風險的，進而就是說，我們計算機中的各項檔案信息也是存在風險的。這些風險可能是由于網絡中的一些不法分子利用我們的檔案信息去從事詐騙或者其他犯罪事宜。尤其是一些計算機和網絡技術水平超高的黑客，憑借自己的技術將檔案中的信息弄到手，或者導致網絡癱瘓影響正常工作的進行。比如說可能會因為黑客的入侵導致檔案泄密，也可能因網絡癱瘓而影響正常工作的進行等。

三、事業單位檔案管理數字化建設的有效途徑

1、建立管理體系，完善管理制度

檔案管理數字化在我國剛剛開始普及，我國大多數事業單位在進行應用的過程中，在管理制度與管理方法等方面仍存在著不足。因此有關事業單位應加大對數字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎上進行新制度的建立，通過建立管理體系，完善管理制度的方式，促進數字化檔案管理的進一步完善。值得注意的是，在進行管理體系以及管理制度的建設過程中，有關人員應對數字化檔案管理的科學性，合理性進行有效的引導，確保數字化檔案管理可以保有旺盛的生命力，不斷的向前推進。

2、加大數字化軟件及硬件投入

優質硬件和軟件設施是檔案管理數字化建設的基礎，配置與數字化建設相適應的硬件和軟件設施，是數字化建設的基礎也是重點。檔案管理數字化建設基礎設備包括存儲設備、網絡設備、操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，要加強檔案管理數字化建設，必須配備相應的硬件和軟件基礎，比如計算機、網絡、掃描儀、打復印設備等硬件，檔案管理專用軟件以及網絡日常管理與維護，注重軟件及其應用管理的跟進，在軟件和硬件選擇上遵循優勝劣汰原則，在建設過程中不斷提升數字化管理質量，確保檔案管理數字化建設過程的高效實施。

3、培養專業人才，保障錄入質量

由于數字化檔案管理需要借助計算機技術以及網絡技術的支持，因此傳統的檔案管理人員在進行工作的過程中經常會出現一定的局限性，難以有效的對計算機進行操作，無法完成正常的信息錄入與管理工作。鑒于此，有關事業單位應對單位內部檔案管理人員的素質進行提升，保障管理人員的工作質量。首先，事業單位應有針對性的進行專業人才的培養。針對數字化檔案管理對計算機技術與網絡技術的需要，組織檔案管理人員對計算機技術以及網絡技術進行學習，并在學習一段時間后進行技術的考核，以便驗收培訓的成果。其次，要保障信息錄入的質量。檔案信息是事業單位員工的基本信息，其對事業單位內部員工未來的發展，以及事業單位對員工的了解等都有著一定的影響。因此，有關事業單位應加強對檔案信息錄入的監督，確保信息錄入的準確性。

4、建立檔案安全保障體系

隨著科技的發展，社會上網絡犯罪的手段也愈加高端，如今網絡違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計算機病毒、網絡攻擊、垃圾郵件、系統漏洞、網絡竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術和病毒防護技術等全面堵截，防止網絡文件被非法破壞。在加強軟硬件以及網絡安全維護的同時，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預防應對地震、火災、冰雪和洪澇等突發自然災害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點時要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風險系數降到最低，確保數字檔案的安全管理。

5、完善紙質檔案規范處理

由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現在大部分檔案工作者首要的任務就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉化為數字檔案資源，從而實現網上數字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優先進行數字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數據等數字化。然后，利用相應的設備，分階段依據不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數字化處理。只有通過數字化的轉換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術得到發展，從而適應新世紀中高速高效的網絡環境。

數字化檔案管理模式是對傳統人工檔案管理模式的重大突破，將其應用于檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的質量與效率，還可以提升檔案管理工作的信息化水平，從而滿足新時期檔案管理工作的需要，推進檔案管理事業更上一層樓。