新時期規范財務檔案管理提高財務檔案管理水平的有效措施

摘要：財務檔案是反應和記錄企事業單位經濟業務發展情況的重要史料和證據，屬于單位的重要經濟檔案，是檢查企業過去經濟活動的重要參考依據，財務檔案管理工作是企業中最重要的組成部分，因此，負責管理財務檔案的工作人員，一方面要做好相關財務檔案管理工作，另一方面還要保證財務檔案工作的質量，有效發揮出企業職能的優點。對此，本文主要說明企業財務檔案管理工作中存在的不足之處，并提出相應的解決措施，希望可以為提高企業財務檔案管理水平提供參考。

關鍵詞：規范財務檔案管理;提高;財務檔案管理水平

財務檔案指的是一個企業中，經濟發展相關資料的總稱。財務檔案是企業財務的主要部分之一，它可以有效說明企業過去的經濟活動，也可以時刻影響企業未來的發展，企業單位在做一些重大決定時會把財務檔案當做參考依據，并且只有企業單位的財務檔案完整、精準度高，才能為企業領導人的決策提供有效參考，促進企業未來發展。

一、財務檔案管理中存在的不足之處

（一）企業單位缺乏完善的檔案管理制度

在我國經濟快速發展的背景下，很多企業單位的財務管理工作由管理層主導。現階段我國大部分企業單位的財務檔案管理制度存在一些漏洞。大部分企業單位都更加重視財務會計的作用，但是卻忽視檔案管理工作的作用，相關人員在使用賬本等財務材料的時候會十分重視保護這些材料，但是在使用后，卻沒有將使用過材料進行歸檔和備份，導致下次在使用時變得十分困難，經常找不到相應材料或者材料有破損。在管理財務檔案過程中，管理人員沒有足夠的專業管理經驗，導致財務資料經常出現損壞或者丟失的情況，如果工作人員需要查詢財務資料時，經常找不到相應的參考，缺乏完善的檔案管理制度導致企業單位發展緩慢[1]。

（二）檔案管理工作人員缺乏專業管理經驗

大部分檔案管理工作人員沒有專門從事過檔案管理工作，他們不了解應該如何管理財務檔案，缺少管理經驗。一些企業在人事方面的檔案會指派專業人事專員管理，但是財務或者其他業務方面的管理就采用隨便指派人員管理的方式，而且一些非專業人員管理檔案會給檔案管理帶來一些不便之處。除此之外，一些企業單位指派的檔案管理人員基本上都身兼數職，他們在管理時，缺乏主動工作的態度，無法積極面對管理過程中遇到的困難和問題，只按照領導的要求去做，領導沒布置的任務，他們就不會做。這類檔案管理人員缺乏責任感，無法做好檔案管理工作。

（三）缺乏專業的檔案管理方式

在我國科學技術不斷進步的影響下，財務檔案管理工作中廣泛應用各種先進科學技術，財務檔案內容無法更改并且準備參考性，所以，企業單位要重視財務檔案保護工作。而這些先進的科學技術可以使管理工作更加規范化。但是一部分企業單位依舊存在不正確思想，認為單位人較少，檔案管理工作的數量也不多，不需要先進的管理手段，導致很多企業單位的財務檔案管理模式落后，甚至還有一部分企業單位依舊采用幾十年前手工式管理模式，使財務檔案管理的質量下降，出現嚴重毀壞的問題[2]。

二、新時期提高財務檔案管理水平的解決措施

（一）加強對檔案管理人員的培訓，提高管理人員綜合素質

在財務檔案管理工作中，管理人員的專業水平直接影響檔案管理工作質量，因此，要加強對檔案管理工作人員的培訓，一方面檔案管理人員要掌握檔案管理知識，另一方面要熟練運用各種會計知識和先進管理技術，并且，管理人員還需要具備良好的道德品質，了解自身承擔的責任，具備認真負責、積極向上的工作態度。除此之外，企業單位也要給予檔案管理人員更多的管理權利，使管理人員在檔案管理工作中按照法律法規和單位制度認真執行，并且認真仔細做好每一個檔案管理環節，保證檔案管理質量。企業單位在招聘管理工作人員時也要提高相應的入職要求，管理人員除了需要熟練運用各類管理知識，還要具備良好的綜合素質，管理部門漸漸擴大管理隊伍，提高管理人員綜合素食，保證檔案管理水平，最終為企業單位提供準確、可靠的參考依據。

（二）建立相關檔案管理法律法規，建立專屬檔案管理部門

如果企業單位想提高檔案管理水平，就要根據我國相關法律法規制定符合自己企業的管理制度，完善現有的檔案管理規定，財務檔案管理部門應加強和會計部門的溝通，雙方積極合作，保證財務檔案內容的準確性。企業單位要及時建立專屬檔案管理部門，用此保證管理工作的質量和規范管理過程。在建立好管理部門后，單位也要嚴格管理管理崗位人員，合理分工，使每個工作人員充分發揮自身的優勢，加強對管理人員的考核，只有通過企業考核才可以繼續工作，對沒有經過考核的人員，采用停職學習的方式，直至熟練掌握管理知識，保證檔案管理工作效率和水平[3]。

（三）培養管理人員正確認識管理工作

如果想解決檔案管理工作中存在的不足之處，提高檔案管理水平，就要提高管理人員對檔案管理工作的重視。第一，培養管理人員在思想上重視檔案管理工作，在開展檔案管理工作時，加強對管理人員和責任人的培訓。第二，加大培養管理人員專業知識的力度，提高管理人員專業水平，使其不斷進步。例如，企業可以定期舉辦一些專業培訓活動，傳授管理人員全新的管理技術和管理模式，提高管理人員的檔案管理水平。第三，企業的高層領導要積極制定和完善相應管理機制，及時更新和改正管理制度存在的不足，營造一個良好的管理環境，培養管理人員團隊意識[4]。

結束語

綜上所述，為了滿足快速發展的經濟，企業單位要重視檔案管理工作，但是現階段檔案管理工作還存在一些不足，因此，需要企業單位不斷完善財務檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業水平，培養他們重視財務檔案管理工作的意識，完善的財務檔案管理部門，最終達到提高企業財務檔案管理水平的目標。

參考文獻：

[1]孫志會. 淺談會計檔案管理問題及對策[J]. 科教導刊（電子版）， 2018（16）：238-238.

[2]陳彬. 規范財務檔案管理， 提高財務管理水平[J]. 行政事業資產與財務， 2013（24）：169-170.

[3]王琴. 規范財務檔案管理提高財務管理水平[J]. 人力資源管理， 2014（6）：258-258.

[4]任淑菁. 規范單位財務檔案管理，提高財務管理水平[J]. 山西檔案， 2013（S1）：158-159.

作者簡介：

李秀玲（1985—）女，廣東人，本科學歷，工作單位：廣州市城市建設檔案技術咨詢服務有限公司， 研究方向：檔案管理。