試論信息時代下檔案管理工作的創新

趙閩麗

摘要：任何行業的發展都需要順應時代的潮流而不斷改革創新。就檔案管理工作而言，受到信息時代的影響，其管理資料驟增，相關工作人員往往面臨著巨大的工作壓力。隨著信息技術的普及與應用，我國已經進入到信息時代，社會發展和企業創新中伴隨著大量的數據信息，這在未來勢必會給檔案管理工作帶來巨大的挑戰。為此，本文主要就檔案管理信息化的特點進行分析，重點研究信息時代下檔案管理工作的創新路徑，從而能夠創新檔案權利模式，提升檔案管理的效率和質量。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;工作創新

引言

隨著科學技術水平的不斷提升，人們已經進入到信息化發展時代，各類信息資源的增加，需要管理人員構建更加完善的檔案管理系統，結合信息技術手段提升檔案管理的工作效率和工作質量。檔案管理工作在不同領域都具有十分重要的作用，結合檔案管理工作的改革和創新，才能夠切實發揮資料文獻的價值與意義。

一、信息時代下檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理信息化程度不高

在新的信息時代，我國檔案管理工作必須與時俱進，加快信息化建設的腳步，檔案管理的信息化是檔案管理創新的手段。雖然我國部分單位與企業應用了先進的管理理論，把信息化建設融入了檔案管理工作之中。但是，檔案管理的信息化建設進度緩慢，檔案管理和資源共享仍然存在很多的問題。加之長久以來，企業領導對檔案管理工作的重視程度不足，嚴重制約了檔案管理工作的發展，并阻礙來企業和有關單位的內部運轉。

（二）檔案管理體系和制度建設不完善

隨著改革的不斷深入與發展，檔案管理工作取得一定的成績，但是管理體系與管理模式還不完善，缺乏完整的檔案管理制度，管理工作缺乏科學性、規范性，系統性。工作存在一定的隨意性，導致檔案在管理的過程中出現分類不清、內容不完整等現象。此外，由于檔案管理的各個環節存在制度漏洞，這就使得檔案保存與使用過程存在極大風險。

二、信息化時代下檔案管理工作的創新途徑

（一）完善制度建設，推動檔案工作的規范化管理

結合檔案管理工作的發展趨勢來看，要想發揮信息技術在檔案管理工作中的重要作用，相關單位就要建設更加完善的崗位責任制度。明確檔案管理部門不同人員的工作內容，確定工作目標和劃分職責，將責任落實到個人，從而體現出崗位責任制度的價值與意義。其次，管理人員和工作人員通過檔案管理工作來形成特定的工作體系，制定完善的檔案管理制度，提升檔案管理工作人員工作行為的規范性，為檔案管理工作的信息化建設奠定堅實的基礎。

（二）實現信息化檔案管理工作

首先來說，相關技術人員要做好檔案管理的軟件創新，利用光學原理進行檔案資料的掃面與復制，結合計算機技術盡可能壓縮文本，進而應用高效的信息檢索技術來構建完整的檔案數據資源庫，完善信息查詢系統。從宏觀角度來看，檔案管理軟件的應用能夠促進檔案管理系統的信息更新，從而更加精準的為企業生產經營活動服務。其次，在完善軟件建設的同時，檔案管理人員還要定期對檔案資料庫進行備份。在信息系統運行中，雖然能夠有效提升工作人員的工作效率，減緩工作壓力，但是由于計算機運行系統自身的復雜性，實際運行過程中檔案資料以及數據庫容易出現不穩定。因此，建立管理備份制度對于檔案管理的信息化建設而言就具有十分重要的現實意義。在信息時代背景下，檔案管理人員要通過定期對檔案資料進行復制備份，提升檔案資料的安全性，防止由于檔案信息丟失導致企業的日常生產經營帶來巨大的影響。最后，就是要完善網絡管理手段。檔案資料對企業或科研單位探索和掌握生產規律、明確發展方向有著重要作用。因此，隨著計算機技術和網絡技術的普及，為檔案形成文獻信息采集體系、數據庫生產體系以及現代化文獻信息服務體系建設以互聯網為基礎的寬帶信息網絡十分必要。而考慮到互聯網的保密缺陷，采用數據加密技術、身份識別技術、信息確認技術對網絡加強管理，確保網絡安全又可進一步貫徹檔案保密原則。

（三）構建檔案資源共享平臺，建設自動化電子檔案

第一，加強各個部門的聯系，構建檔案資源共享平臺。信息化時代背景下，社會資源和信息資源不斷增加，單一的部門難以完成檔案資源的管理，需要保證不同部門之間的聯系，促進不同部門之間檔案信息的共享，促進檔案管理體系的完善，搭建信息共享平臺，實現信息資源的共享。同時檔案管理人員需要對信息資源進行分類，對信息內容進行篩選。其次，構建自動化電子檔案。在檔案管理工作中，注重信息化技術的利用，實現電子檔案的自動化管理，實現檔案信息的自動上傳和管理，提高電子檔案的利用效率。因此，在檔案管理的過程中，需要加強電子檔案的自動化管理措施，能更好的實現檔案資源的上傳和收集，提高電子檔案的價值。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質水平

在當前信息化時代背景下，檔案管理人員不僅要提升自身的思想水平，還要強化自身的政治素養，這樣才能夠滿足檔案管理崗位的實際需求，提升自身的工作能力。在信息技術迅猛發展和普及的時代，科技檔案管理工作也從傳統的紙質文檔管理向電子文檔管理發展，這就需要科技檔案管理人員增加知識、優化知識結構、拓展視野。科技檔案管理工作人員不僅要熟悉檔案管理和現代化技術、還要掌握計算機技術和網絡技術等，從而能夠成為符合新時代要求下的高素質人才。科技檔案管理工作具有專業性很強的特性。所以，這不僅要求管理人員必須熟練掌握一些相關的法律法規和政策，并精通業務和積累知識，更需要科技檔案管理人員全面系統地學習相關知識，更好地宣傳和管理檔案工作。

三、結束語

綜上所述，當前信息化發展的大背景下，雖然給檔案管理工作帶來了良好的發展前景，但也在一定程度上給檔案管理工作帶來了挑戰。結合信息技術手段做好檔案管理工作的創新，不僅能夠有效提升檔案管理的工作質量和工作能力，提升檔案管理信息化建設的安全性，還能夠不斷完善檔案管理模式，體現出新時代發展下檔案管理的新要求。

參考文獻：

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