探索人工智能時代檔案管理新路徑

摘要：檔案管理工作是一項重復性高、枯燥乏味的工作，人工智能的發展可以有效地改善這種狀況。本文對于檔案管理中人工智能技術的使用優勢進行了簡要分析，為了發揮這些優勢，要進行技術升級、人性化設計、人才培養、強化合作，使其更好地為檔案管理工作所服務。

關鍵詞：智能化;自然語言處理;復合型人才

引言：檔案管理工作是我國信息工作中一項重要組成部分，傳統的紙質檔案已經不適于當今社會，人工智能技術應用于檔案管理工作中是大勢所趨，所以工作人員要認識到人工智能的優勢，認真學習人工智能技術，為檔案管理工作的發展不斷添磚加瓦。

一、人工智能技術應用于檔案管理中的優勢

（一）提高管理效率，使用戶滿意

電子化管理已經很大程度地提升了檔案管理工作的工作效率，智能化技術的應用可以使得管理效率進一步提升，實現完全程度上的自動化辦公、無紙化辦公。智能化技術可以對于不同的檔案進行整理和加工，不僅僅只是將檔案輸入到系統里，還要對原始落后的查找和使用方式進行革新。智能技術可以對于同一類別的檔案進行歸納整理，繪制餅形圖、折線圖等進行趨勢分析，還可以編撰成匯總表格，使得信息的使用異常便捷，極大提升了使用效率，使用戶獲得良好的體驗。

在檔案管理中，由于一些資料和信息是圖片、音頻的形式，錄入仍然需要人工手動輸入，沒有體現智能化檔案管理的優勢。智能技術可以利用圖像識別、語音識別技術對不同類型的信息進行自動輸入，極大地解放了人力，節省了瑣碎工作的時間。在信息篩選階段，智能技術也可以借助關鍵字以及設定好的指令進行精準搜索，有助于工作人員將注意力集中在正確的信息上，避免無用信息的干擾。

（二）開展智能管理，增強安全性

傳統的檔案管理中信息很容易丟失，尤其是紙質檔案，由于手寫筆跡會隨時間逐漸淡化，很可能造成檔案查找不便，檔案安全受到威脅。智能系統在數據存儲上可以存儲大量數據，還可以對其進行備份管理，大大增強了數據的安全性。同時可以利用加密系統和防火墻避免數據庫受到攻擊，發生數據泄露。在系統的控制下，工作人員和用戶的操作和使用都會進行自動記錄，并自動分析出使用習慣和操作流程，在發生異常操作時，系統可以及時進行警示甚至阻止操作，避免非法人員盜取信息的事件發生。

（三）提升人員價值，適應時代發展

傳統的檔案管理人員只負責信息的錄入和簡單整理，工作重復性大、可替代性高。隨著智能技術的崛起，信息系統擁有更高的準確度和錄入速度，傳統的檔案管理人員的工作會受到沖擊，甚至被取代。因此技術的發展倒逼著管理人員需要不斷提升自己的專業能力，體現差異化，改變以往得過且過、不學習新技能和新知識的思想和習慣[1]。

二、檔案管理中應用人工智能技術的路徑

（一）升級技術和設備，進行深度廣度發展

隨著大數據時代的到來，信息的數量以爆炸性的速度開始增長。以往那種對于紙質檔案、圖像檔案、語音檔案等進行手工輸入，再轉換為電子數據的方式已經變得越來越低效和不適用。比如崔永元在制作紀錄片《電影傳奇》時，內容涉及150部老電影，資料量十分龐雜和巨大。對于這種體量的數據信息，需要用到人工智能技術來進行收集和整理，針對資料的不同格式，人工智能需要進行預處理、精細化分類的步驟，按照一定的標準來進行分類。這對于檔案管理所需要的設備和技術提出了更高的要求，需要不斷發展機器學習、知識圖譜、自然語言處理、人機交互、計算機視覺、生物特征識別等技術，并利用好大數據和云計算技術，向著虛擬現實和增強現實的更深更廣處前進。

檔案工作中主要是進行搜索操作，搜索離不開自然語言處理技術，包括機器翻譯、機器閱讀理解和問答系統等。要想極大程度地提升搜索的速度和準確性，必須提升機器對信息的上下文理解力以及對答案精準程度的把控，需要解決機器和人類在語詞法、句法方面的的不同以及新詞匯新語法出現的問題，需要不斷加強機器學習，使其從遷移學習階段，走向主動學習、演化學習階段。增強人工智能的深度和廣度，使其更好地為檔案管理所服務[2]。

（二）加強人性化設計，開展移動端業務

系統的設計和發展歸根結底是為了人的服務，智能管理系統需要加強自身人性化設計，使用戶體驗更加良好。系統中應該加入面對普通用戶的檔案查詢系統，使之能隨時隨地查看自己的檔案狀態。在一些高校的管理系統中，還可以添加學籍學歷查詢、成績查詢、成績單打印等功能，方便高校師生辦事。對于畢業后的學生檔案去向也要實時更新，使得信息有源可查，便于學生使用。在移動端設備高速發展的當今，使用移動設備進行檔案管理和查看已經成為用戶的剛需，智能系統需要打通PC端和電腦端，讓用戶在手機上就可以查詢檔案情況。但需要注意的是，對于移動端的檔案編輯和錄入功能要有所限制，使用時要在PC端進行自動記錄，權限低于PC端，避免有人對于檔案信息的濫用和盜取。

（三）培養專業人才，挖掘管理才能

工作人員應該從傳統的業務操作，信息記錄轉向管理運營層面，培養自己的管理意識的大局觀。對于整個管理系統的使用和功能都要有所了解，做多功能系統的大腦，指揮系統高效工作。同時可以培養自己的學術研究能力，用自身一線的知識和經驗對未來智能化系統的發展進行研究和優化。

建立智能化檔案系統需要專業人才的建設，人工系統涉及很多學科，比如計算機科學、數學、神經心理學、自動化、控制論等。這就對于專業的工程師提出了更高的要求，需要成為一個復合型人才。對于檔案管理工作，設計者需要對計算機系統有所了解，還要掌握檔案管理工作的基礎邏輯，知道檔案管理工作的核心痛點在哪里，才能有針對性地去設計系統和功能。但由于目前這樣的專家比較少，對于一線管理人員的培訓力度也不夠，導致智能化檔案系統的推進有所放緩，國家應該加大力度培養復合人才，并派遣專業人士對于管理人員進行培訓，以提升管理隊伍的整體水平。

一些文史檔案，本身就可以成為一種藝術和文化的體現，對于檔案進行編研可以使得檔案煥發不一樣的風采，使工作人員可以充分發揮自己的創造能力，進行專題研究工作，創作出獨特的作品。比如《人民日報》在2018年出版的“人民日報70年作品精選”系列叢書，就是甄選了創刊以來對歷史產生重大影響，對今天仍有啟發的經典代表作匯編而成。檔案編研工作離不開管理人員的創造性，在智能化系統已經大范圍代替手工的今天，尋求人文價值的追求，成了檔案管理人員的前行方向。。

（四）積極開展合作，建設檔案互聯網

利用大數據技術和互聯網的連通性，檔案管理可以對不同地區的數據進行共享和整和，在需要使用其他部門的數據時，查找變得非常方便。同時數據的互聯也有利于追蹤一個人的行動軌跡，可以通過更加多維的層面來對其進行評估，對于跨省抓捕、銀行信用評定等工作都十分有益。各部門之間應該加強合作，促進信息的順利流通，制定統一的規范化管理制度，對于一些機密信息可以采取設定密碼的方式限定使用權限。

三、結束語：

綜上所述，人工智能的發展可以為檔案管理帶來便捷和高效，彌補傳統檔案管理的缺陷。但目前我國智能檔案系統的建立還存在許多問題，有關部門必須加強技術的發展和人才的培養，管理人員需要提升自己的專業素質，開拓新的檔案管理方向，雙方一同為智能化檔案管理系統的建設奠定基礎。

參考文獻：

[1]丁晶晶.人工智能時代檔案管理革新路徑分析[J].檔案管理，2020（03）：67-68.

[2]劉洋.人工智能環境下高校檔案管理的策略研究[J].辦公自動化，2019，24（02）：22-24+14.

作者簡介：

楊為民（ 1969.1-）男，民族：侗族，籍貫：湖南懷化，畢業單位：中央廣播電視大學法律專業，學歷：本科，工作單位：邯鄲廣播電視大學，職稱：助理檔案員，研究方向：檔案管理。