淺析中學(xué)檔案管理工作的誤區(qū)及改善途徑

劉琨

摘? ? 要：中學(xué)檔案管理工作，是中學(xué)在日常運(yùn)行體系中的重要組成部分，對(duì)學(xué)校的發(fā)展及教學(xué)、教研工作均具有重大意義。文章結(jié)合教學(xué)工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勚袑W(xué)檔案管理工作的誤區(qū)及改善途徑。

關(guān)鍵詞：中學(xué);檔案管理;工作誤區(qū);改善途徑

中學(xué)檔案管理工作，將學(xué)校在教學(xué)、教研、科研及日常活動(dòng)中，所形成的具有重要價(jià)值的資料記錄、整理及保存下來(lái)。中學(xué)檔案管理工作，其面對(duì)的檔案資料內(nèi)容眾多，形式也不盡相同，如紙質(zhì)資料、電子資料、影音資料等等，是學(xué)校發(fā)展歷程的重要信息資源。

一、中學(xué)檔案管理工作中的誤區(qū)

（一）重制度、輕理念

制度對(duì)保障工作體系的有序運(yùn)行至關(guān)重要，其重要性不言自明。然而，在當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作中，對(duì)管理制度的建設(shè)及投入，已然完全超越了正常范疇。事物具有正反兩面性。檔案管理工作中，固然不可缺少相應(yīng)的制度規(guī)范，但制度內(nèi)容過(guò)多、過(guò)細(xì)，過(guò)于吹毛求疵，必然會(huì)使得檔案管理人員，在具體的工作中束手束腳。檔案管理工作不是工廠流水線生產(chǎn)，它具有生氣，具有彈性，每一個(gè)方面和環(huán)節(jié)均能反映出檔案管理工作人員的主觀意愿和情感態(tài)度。檔案管理工作人員，在崗位中約束過(guò)多，甚至于動(dòng)輒得咎，不僅不能高效開(kāi)展檔案管理工作，反而遏制了工作人員的創(chuàng)造力，最終導(dǎo)致檔案管理工作墨守成規(guī)而效率低下。

（二）重硬件、輕軟件

工欲善其事，必先利其器。在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，檔案管理工作必然需要完善硬件設(shè)備，以硬件的先進(jìn)性、高效性，從根本上提升檔案管理工作效率。在當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，教師群體，甚至于廣大學(xué)生均認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性。但是，在推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的具體方法中，單一以擴(kuò)大、購(gòu)進(jìn)硬件設(shè)備為主。環(huán)境良好的檔案室中，計(jì)算機(jī)、檔案柜等一些列硬件設(shè)備一應(yīng)俱全。然而，檔案管理人員的工作能力并未隨之而發(fā)生變化，有的檔案管理人員不能有效使用先進(jìn)設(shè)備，管理工作的產(chǎn)出效益不升反降。先進(jìn)的硬件設(shè)施，必須與人才隊(duì)伍這一重要的軟件部分相互結(jié)合。讓人才隊(duì)伍為硬件設(shè)施提供核心動(dòng)力，兩者相得益彰，才能切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作的深入開(kāi)展。

二、改善中學(xué)檔案管理工作的途徑

（一）樹(shù)立正確的檔案觀

首先，作為檔案管理人員，需要明確檔案管理的目的，是為了學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展及建設(shè)而服務(wù)。檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校的戰(zhàn)略決策;服務(wù)于學(xué)校教師隊(duì)伍的培養(yǎng);服務(wù)于教職工的職稱(chēng)評(píng)選;服務(wù)于學(xué)校的后勤體系等等。總而言之，檔案管理工作的一切，是為了更好地服務(wù)于學(xué)校，而不是為了管理而管理。過(guò)于注重檔案管理的規(guī)章制度，反而適得其反，本末倒置，降低或削弱了檔案管理工作對(duì)學(xué)校運(yùn)行的服務(wù)功能效應(yīng)。其次，作為檔案管理人員，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，跳出傳統(tǒng)思維模式，主動(dòng)出擊，提升檔案管理工作中信息的“輸入”效率。檔案管理工作離不開(kāi)對(duì)信息資料的搜集、整理，而隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，檔案管理人員需要面對(duì)大量良莠不齊的信息。為此，如一味強(qiáng)調(diào)制度建設(shè)，必然在客觀上加大了對(duì)檔案管理人員的約束，使得管理人員難以靈活的對(duì)各類(lèi)信息資料進(jìn)行甄別、篩選，而至于對(duì)檔案資料的加工及再利用，也就無(wú)從談起。最后，作為檔案管理人員，需明白“檔案”并非獨(dú)立存在。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及人們思想觀念的轉(zhuǎn)變，重藏輕用的思想已經(jīng)不能滿足人們對(duì)檔案管理工作的需求。在中學(xué)檔案管理工作中，檔案資料應(yīng)充分的利用起來(lái)，從而才能為學(xué)校發(fā)展，教學(xué)工作等添磚加瓦，貢獻(xiàn)力量。為此，檔案管理工作不應(yīng)設(shè)置繁瑣而愿意不大的制度內(nèi)容，應(yīng)放開(kāi)懷抱，積極與其他職能部門(mén)溝通、交流。資源共享，互通有無(wú)，最大限度發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值功效。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

重硬件，輕軟件是中學(xué)檔案管理工作中，較為常見(jiàn)的一大工作誤區(qū)。有人片面的認(rèn)為，檔案管理工作，無(wú)非就是“記錄+保存”，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，也不涉及到其他方面的工作技能。只要在工作中，端正態(tài)度，提高警惕，即能保證管理工作的順利進(jìn)行。事實(shí)上，中學(xué)檔案管理工作，的確不能離開(kāi)記錄和保存的工作內(nèi)容，也需要檔案管理工作人員敬崗愛(ài)業(yè)，忠于職守，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)習(xí)及部門(mén)出具的工作流程，以確保檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性。然而，學(xué)校及社會(huì)的發(fā)展，賦予了中學(xué)檔案管理工作更大的使命和更多的服務(wù)功能。也正是如此，中學(xué)檔案管理工作對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的依賴(lài)性越來(lái)越強(qiáng)，而普通的工作根本不能勝任檔案管理工作。為此，檔案管理工作對(duì)人才的需求十分必要且迫切。人才隊(duì)伍就是檔案管理工作中，廣義上的“軟件”。擁有了人才隊(duì)伍這一關(guān)鍵的“軟件”部分，才能由內(nèi)及外，以軟件而帶動(dòng)、引導(dǎo)硬件工作，從而切實(shí)提高工作效率。對(duì)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，應(yīng)秉承循序漸進(jìn)的原則，并在培訓(xùn)工作中制定出長(zhǎng)期的培訓(xùn)計(jì)劃。新時(shí)代下，檔案管理工作對(duì)人才隊(duì)伍的要求很高，不僅需要傳統(tǒng)檔案管理人員所具備的理論知識(shí);還需要能夠熟悉掌握各種信息技術(shù)，如在電子文件中對(duì)信息的檢索、存儲(chǔ)、整理、分類(lèi)、管理等等。信息技術(shù)的快速發(fā)展，加快了檔案管理工作，所需的各類(lèi)軟硬件系統(tǒng)升級(jí)換代。做好檔案管理工作，就需要工作人員不斷的學(xué)習(xí)，不斷充實(shí)自我，超越自我。

（三）提高服務(wù)意識(shí)。搞好學(xué)校檔案管理工作，目的是更好地為教育教學(xué)服務(wù)。學(xué)校的檔案管理工作服務(wù)的內(nèi)容應(yīng)包括：一是為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供資料的服務(wù);二是為教職員工的工資調(diào)整和評(píng)定職稱(chēng)等方面，提供大量可靠的檔案資料;三是為歷屆校友提供查閱在校情況并出具有關(guān)證明材料的服務(wù);四是為畢業(yè)生提供個(gè)人檔案，做好后勤服務(wù)工作。

（四）完善檔案管理工作的制度建設(shè)。建立完善的檔案管理工作制度是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。要完善檔案工作的各項(xiàng)制度。把檔案工作納入科室工作目標(biāo)管理責(zé)任制的檢查考核中。除年終考核與個(gè)人年終獎(jiǎng)金掛鉤外，還要作為年終評(píng)優(yōu)選先的依據(jù)。這樣促使各科室人員和每位教師都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門(mén)和每個(gè)人的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。做到各部門(mén)、各科室，職責(zé)明確，建立規(guī)范化的制度，歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開(kāi)展。

三、結(jié)語(yǔ)

在中學(xué)檔案管理工作中，重制度、輕理念是當(dāng)前檔案管理中存在的一大誤區(qū)。在具體工作中，要規(guī)避這一工作誤區(qū)，就需要樹(shù)立正確的檔案觀。中學(xué)檔案管理工作，需要在不斷的創(chuàng)新中，打破原有工作模式的限制;需要在創(chuàng)新中發(fā)展，推陳出新，兼容并蓄，不斷提升工作效率，為學(xué)校及各個(gè)職能部門(mén)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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