信息技術(shù)對(duì)科普檔案管理的影響探析

段秀婷

摘 要 在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的日新月異的今天，與之相關(guān)聯(lián)的科協(xié)工作自然也要齊頭并進(jìn)，這其中科普是重要的組成部分，在科協(xié)的事業(yè)中有著非常重要的地位，同時(shí)科普檔案的管理更應(yīng)該被人們重視起來(lái)。信息技術(shù)的發(fā)展為科普的檔案管理工作帶來(lái)了極大的便捷，提升了信息的管理和處理效率。文章從信息科技的發(fā)展對(duì)科普檔案的管理工作產(chǎn)生的影響入手，進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析和探討。

關(guān)鍵詞 信息技術(shù);科普檔案;管理

引言

科普檔案管理是科協(xié)工作中重要的組成部分，也是科普工作中的核心內(nèi)容。在日常工作中，只有做好科普檔案的管理工作，才能將以往的重要資源更好地利用起來(lái)，更好地將這些資料展現(xiàn)給社會(huì)。

1信息技術(shù)的簡(jiǎn)單概述

信息在很大程度上是對(duì)客觀世界的認(rèn)知，可以詳細(xì)地反映出客觀世界的一些相關(guān)活動(dòng)。技術(shù)是一種具有生產(chǎn)性和技術(shù)性的活動(dòng)，也是人們?cè)跁r(shí)間和空間中進(jìn)行改造世界時(shí)積累的經(jīng)驗(yàn)和技巧，更是一種辯證統(tǒng)一的事物。信息技術(shù)是生產(chǎn)力發(fā)展的重要標(biāo)志，可以有效地推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。信息技術(shù)也是一種社會(huì)的活動(dòng)，它是在人們的實(shí)踐中產(chǎn)生的，同時(shí)又影響著人們的實(shí)踐和生活。對(duì)于信息技術(shù)而言它強(qiáng)有力的推動(dòng)著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。信息技術(shù)對(duì)于科普檔案的管理工作來(lái)講有著決定性的影響，信息技術(shù)的出現(xiàn)創(chuàng)造出了新的工具，檔案管理工作的信息化創(chuàng)造出了新的載體工具和管理工具，從而很大程度上影響著科普檔案管理工作的模式和地位[1]。

2信息技術(shù)對(duì)科普檔案管理的影響

2.1 有利影響

（1）擴(kuò)寬信息存儲(chǔ)空間。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各級(jí)科協(xié)部門(mén)都累積了大量的科普資料和文件，這種情況對(duì)于科普工作來(lái)講是一件很好的事情，但長(zhǎng)時(shí)間看來(lái)大量的資料很難通過(guò)紙質(zhì)的形式或者實(shí)物的形式進(jìn)行保存，很容易出現(xiàn)資料無(wú)法保存或者丟失的情況。這樣的情況對(duì)于科普的管理工作沒(méi)有一點(diǎn)幫助，甚至還會(huì)造成資源和人力的浪費(fèi)。信息技術(shù)的出現(xiàn)及時(shí)有效的解決了這種問(wèn)題，將資料輸入信息系統(tǒng)極大地減少了儲(chǔ)存的空間也縮短了查找的時(shí)間。信息化的資料管理不再利用紙質(zhì)形式作為載體，極大地便捷了檔案管理工作。

（2）完善檔案管理方法及模式。科普檔案對(duì)于科協(xié)部門(mén)的重要性不言而喻，對(duì)于后期的發(fā)展也有著重要的推動(dòng)作用。只有全面的熟悉的掌握檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，才能快速有效完成日常工作。另外充分的了解和利用檔案資料，才能有效地開(kāi)發(fā)出涉及科普方面的檔案。

伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，很多單位之前累積下來(lái)的資料和文集都需要進(jìn)行整理和歸類，一些傳統(tǒng)的檔案管理軟件中檢索和查找的功能比較薄弱，在現(xiàn)有的情況下，就需要運(yùn)用到更現(xiàn)代化的軟件，信息技術(shù)的融入不管是對(duì)檔案資料的收集、整理、分類、處理還是提取，效率都遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的軟件，在工作中更快捷更方便。

（3）提高檔案資料利用能力及開(kāi)發(fā)能力。信息技術(shù)發(fā)展的日新月異，科普檔案的整理資料也越來(lái)越繁雜，整理資料也變得更煩瑣，這些變化讓傳統(tǒng)的檔案管理模式很難應(yīng)對(duì)，很容易將之前積累下來(lái)的資料閑置或者忽略，如果想查找一些資料就相應(yīng)地增加了時(shí)間和難度，這樣的狀況也更不會(huì)拿出之前的資料向社會(huì)大眾去展示和宣傳。但是運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)之前的檔案資料進(jìn)行整理和錄入，在人們需要的時(shí)候可以快速進(jìn)行查找和借閱，極大地縮短了時(shí)間和精力。除此之外，將檔案的資料上傳網(wǎng)絡(luò)，還可以進(jìn)行資料的共享，打破了空間的制約。

信息技術(shù)的應(yīng)用和傳統(tǒng)的檔案管理比較，最明顯的特點(diǎn)就是速度快、準(zhǔn)確率高，可以滿足不同人群不同專業(yè)的應(yīng)用需要。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，可以對(duì)科普的檔案進(jìn)行歸類、檢索和借閱，還能夠?qū)崿F(xiàn)資料的反復(fù)利用和共享。應(yīng)用信息技術(shù)有效地提升了資料的利用率[2]。

2.2 不利影響

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)下，很多單位已經(jīng)意識(shí)到了信息技術(shù)的重要性，但是一些單位在進(jìn)行資料存儲(chǔ)或者管理時(shí)，一些檔案的資料仍然沒(méi)辦法實(shí)現(xiàn)共享，很多資料仍然處于分散的狀態(tài)，并且不同單位的信息檢索系統(tǒng)也不統(tǒng)一。另一方面，由于不同單位的信息采集方式不同，在完成信息歸類和整理之后，信息共享的難度增加了。除此之外，不同的單位在進(jìn)行檔案管理中，側(cè)重點(diǎn)不同，有的單位會(huì)更看重硬件的應(yīng)用，缺乏對(duì)軟件的重視程度。一些單位對(duì)檔案信息已經(jīng)進(jìn)行了信息化的管理，甚至完成了推廣和試用，但是在云計(jì)算這一方面仍然沒(méi)有充分的利用起來(lái)。這說(shuō)明雖然信息技術(shù)有了推廣但是其優(yōu)勢(shì)還沒(méi)有被人們廣泛關(guān)注，沒(méi)有利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)發(fā)展檔案管理工作。

3科普檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用

3.1 構(gòu)建科普檔案管理信息系統(tǒng)

科協(xié)部門(mén)的檔案管理工作和一般單位中的信息管理有著非常明顯的不同，一般的信息管理系統(tǒng)可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的信息存儲(chǔ)和查閱，但對(duì)專業(yè)性的檔案管理工作而言，無(wú)法滿足其對(duì)信息的整理、開(kāi)發(fā)或者運(yùn)用需求，因此對(duì)于專業(yè)性的管理工作，需要有更強(qiáng)大的系統(tǒng)來(lái)支持。想要更好的發(fā)揮信息的應(yīng)用價(jià)值，首先要提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，以此來(lái)滿足檔案管理的全部需求[3]。

3.2 完善科普檔案資料檢索機(jī)制

信息技術(shù)的出現(xiàn)最明顯的就是完善了檔案管理中的資料檢索功能，不同的檔案管理系統(tǒng)也有著不同的檢索關(guān)鍵詞，可以通過(guò)姓名進(jìn)行檢索還可以通過(guò)名稱、編號(hào)等進(jìn)行檢索。信息技術(shù)的加入可以讓資料的需求者快速進(jìn)行檢索，節(jié)省了大量的查找時(shí)間除此之外還能夠發(fā)現(xiàn)更多和查找內(nèi)容相關(guān)的資料。

3.3 為科普檔案提供新內(nèi)容和存儲(chǔ)方式

信息技術(shù)的出現(xiàn)符合社會(huì)的發(fā)展和需求，人們?cè)诳旃?jié)奏的生活和工作中可以對(duì)日常累積的信息和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行存儲(chǔ)，學(xué)習(xí)者也可以通過(guò)科普的檔案進(jìn)行直觀的掌握和了解，信息技術(shù)的應(yīng)用增加了存儲(chǔ)的方式和途徑，給人們的生活帶來(lái)了極大的便利[4]。

4結(jié)束語(yǔ)

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展中，科普檔案的管理工作也發(fā)生著改變。信息技術(shù)作為一種新科技在信息處理方面有著明顯的優(yōu)勢(shì)，因此被廣大單位所應(yīng)用。信息技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了科普檔案管理工作的開(kāi)展，同時(shí)也增加了新的管理模式，有效地促進(jìn)了科普檔案管理工作的開(kāi)展和優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉新發(fā).信息技術(shù)對(duì)科普檔案管理的影響探析[J].卷宗，2019，9 （9）：58.

[2] 梁麗明.新時(shí)代科技館檔案管理模式研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018，（12）： 28-29.

[3] 賴碧英.科學(xué)技術(shù)在科技館科普檔案管理中的作用[J].智能城市， 2016，2（1）：154-156.

[4] 朱穎.網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下科普檔案編研工作的特點(diǎn)[J].黑龍江史志，2014，（11）：172.