信息化背景下行政事業單位檔案管理路徑初探

摘要：伴隨著經濟發展水平的不斷提高，大數據時代的到來，為社會各行各業的發展提供了重要的信息技術支撐，而檔案管理則是事業單位的一項基礎性工作，做好檔案管理，有利于提高事業單位內部管理水平，更好地發揮其應有的價值，為有關部門提供決策參考。文章簡要介紹了事業單位檔案工作的重要性，并對信息化背景下檔案工作存在的問題進行了梳理，最后提出了具體的改進和優化對策。

關鍵詞：信息化;行政事業單位;檔案管理

引言

在社會不斷發展進步的今天，科學技術已融入生活的方方面面，我國已成為一個信息化國家，時代也已進入信息化時代，在檔案管理工作中必須運用信息化技術，使原有的檔案管理模式適應時代的變化。對于事業單位而言，在市場經濟快速發展的今天，日常產生的檔案材料越來越多，內容也越來越復雜，形式也越來越多樣，這加大了檔案工作者的工作難度。因此，信息化背景下，要求檔案管理人員在第一時間掌握各種新技術，熟練運用先進設備，有效提高檔案管理工作效率。這樣能夠使檔案的收集、整理、儲存、歸檔和利用更加順暢，為事業單位的發展打下堅實的基礎。

1 信息化對行政事業單位檔案管理的重要性

信息化時代的到來，對各行各業的發展產生了巨大的影響，加強了對檔案管理科學化的研究，一方面，檔案是記錄單位改革和發展歷程的重要物質載體，它準確詳盡地記錄了單位發展的各個階段，為行政事業單位制定可持續發展戰略提供了參考依據;另一方面，在信息化背景下，通過信息技術和手段，使檔案管理的基礎工作與檔案管理工作有機結合，不斷提高科學管理的效率，促進檔案管理規范化，更好地發揮檔案信息的利用價值。要進一步推進檔案管理科學化，一是要充分考慮到國家的政策要求和行政事業自身的特點。二是要看到行政事業單位改革的不斷深化，在行政事業單位改革發展過程中，必須加強對檔案管理工作的指導，才能更好地分析和預測形勢，為有關部門的決策提供參考依據。實際工作過程中，事業單位借助于信息化技術和手段，綜合分析各種信息，既反映內部情況，又通過信息技術關注市場的變化，提高檔案管理工作的科學化水平，推進了檔案現代化建設。

2 信息化背景下行政事業單位檔案管理問題

2.1管理理念落后

當目前，很多單位檔案觀念陳舊、保守，已成為制約檔案工作發展的重要因素。單位有關領導對檔案工作缺乏遠見，檔案管理工作一直處于教改的低谷;在事業單位中，制度改革往往是其工作的重中之重，相關領導對此也很重視，但檔案管理的改革卻經常被拋棄，這給檔案管理工作的發展帶來很大的困難，檔案的科學化、標準化建設也得不到有效保障。造成這一現象的主要原因是：檔案工作創新理念缺乏，有關部門領導只顧眼前利益，忽視檔案工作的長遠研究價值，放慢檔案工作改革的步伐，重藏輕用的現象普遍存在，檔案自身的價值和利用價值沒有充分體現，制約了檔案事業的發展。

2.2 管理設備落后

通過相關研究，分析了檔案工作的發展現狀，發現我國行政機關檔案工作的硬件環境還很不完善。有的單位甚至沒有專門的檔案室，各部門檔案工作標準化程度參差不齊，“六防”措施不到位，霉變、蟲蛀檔案現象普遍存在。與此同時，在查閱與檢索程序方面，傳統的手工檢索占了很大比例，雖然各部門不斷擴大檢索工具的開發渠道，但在編制檢索工具時卻出現了“多而不精”的現象，檢索程序嚴重影響了檔案工作的進展，制約了檔案信息化建設的進程。

2.3 教育人員素質不高

信息化背景下，檔案管理改革需要復合型人才和專業技術人才。然而，就我國目前事業單位檔案工作的發展狀況來看，檔案人才的短缺直接導致了檔案管理現代化水平的低下。隨著現代社會的發展，人們對檔案人才培養的要求也越來越高：檔案工作者不僅要熟悉和掌握檔案專業知識，還要了解不同領域、不同行業的知識，學會融會貫通，這就要求檔案工作者必須熟悉現代技術操作，才能方便快捷地對檔案進行查詢，提高檔案的利用率。

3 信息化背景下行政事業單位檔案管理路徑分析

信息化背景下，行政事業單位檔案管理過程中，實現檔案信息化建設是必要的。檔案信息化建設是在檔案工作中運用現代信息技術和互聯網大數據技術，促進傳統檔案管理模式變革。為檔案的收集、利用、整理等工作提供了高效的工作方式，并在推廣過程中不斷尋求新的理論，以保證檔案信息化建設工作能夠與時俱進，不斷創新，達到高水平的檔案信息化服務。一是需要管理人員轉變管理理念。管理人員作為檔案管理工作的決策者、支撐者，在信息化背景下，其思想理念的轉變，直接影響檔案信息化體系建設。二是需要完善檔案管理設備。檔案管理設備，如，檔案室、多媒體設備、網絡寬帶等是信息化建設的基礎支撐，必須首先對其進行完善，才能展開檔案信息化管理工作。三是提高檔案管理人員水平。檔案管理人員水平直接影響檔案管理工作展開，信息化背景下，提高檔案管理人員綜合素質、綜合能力，對于推動檔案信息化建設具有重要價值。

總結語

社會不斷發展進步的今天，信息化已經滲透到生活的各個方面，我國已經成為一個信息化國家。這種背景下，行政事業單位檔案管理工作引進信息化技術成為必然，使得檔案管理模式更好地適應時代的變化。

參考文獻：

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[2]張曉晨. 信息化背景下行政事業單位檔案管理路徑初探[J]. 辦公室業務， 2017， 000（013）：112.

作者簡介：呂萌，生于1992年，本科學歷，助理工程師，單位：河北省地礦局宣傳信息中心