探討檔案信息化建設與工程檔案管理

馬藝銘

摘 要 經(jīng)濟與社會全面發(fā)展之下，現(xiàn)代化水平逐步提升。目前我國管理領域中，檔案管理信息化就成為主要的趨勢。本文主要以檔案信息化建設的實際情況出發(fā)，對于實施信息化建設重點分析，能夠有效促進檔案信息化建設順利進行，也能夠積極的促進檔案管理領域的發(fā)展。

關鍵詞 檔案信息化;檔案信息化建設;工程檔案管理

檔案信息化的轉變是根據(jù)目前大量的館藏檔案來進行，不會造成任何原有檔案信息內容的改變，能夠對于檔案內容和形式方面做出必要的改變，能夠應用到社會的各個環(huán)節(jié)中，可以實現(xiàn)資源共享。檔案也能夠滿足信息化處理要求，與其有著很多有價值的信息存在直接的關系。

1檔案信息化建設的含義

“檔案是歷史的原始記錄”，這些記錄就是信息。但是在此時我們需要充分的了解信息化不僅僅是從檔案自身蘊含的信息，還包含經(jīng)過處理之后與社會信息融合之后所能夠獲取更加廣泛的信息。結合這一方面分析，檔案信息化為如下兩點：其一，狹義上的信息化，就是結合實際需要來實現(xiàn)檔案內容的信息化改變;其二是廣義的信息化，這就是要和檔案信息結合當時的社會政治、經(jīng)濟、文化等多個角度來進行融合之后形成信息化。因此，檔案信息化建設就是要以現(xiàn)代技術作為出發(fā)點，一方面應該保證檔案信息能夠融入社會體系之內，發(fā)揮出其重要的作用;另一方面能夠實現(xiàn)檔案信息和其他社會信息融合應用，能夠被大量的應用到社會中，以服務社會。這兩個方面并不是單獨存在的，而是相互聯(lián)系與促進的。因為檔案信息只要是被社會大眾所使用，狹義檔案信息化會和社會存在直接的聯(lián)系，應該能夠實現(xiàn)更多的交流與傳播，就能夠形成其他形式的信息，這樣就是廣泛意義之下的檔案信息化[1]。

2促進檔案信息化建設的幾點建議

2.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識

馬克思主義哲學理論中，最為重要內容就是意識能夠實現(xiàn)能動性標準，可以更好地促進社會的發(fā)展。而檔案意識在單單信息化轉變中會存在較高能動性，可以使得檔案信息化建設順利進行。因此，通過檔案信息化的建設就能夠實現(xiàn)觀念信息化。檔案工作者是推動檔案信息化建設的主要動力，他們會給信息化建設起到?jīng)Q定性的影響作用，所以只有檔案人員具備較高的檔案信息化建設意識，并且意識到該工作的重要性，檔案工作者將檔案信息化建設作為自己的歷史使命，能夠積極做好各項信息化轉變工作，與社會事業(yè)聯(lián)系起來，最終提升檔案信息化轉變速度。

2.2 提高檔案信息化水平技術

（1）結合當前的應用標準，配置足夠的硬件與軟件，然后通過計算機軟件進行推廣和使用，并且建設平臺，保證檔案信息化工作可以有序組織和進行，為整個領域發(fā)展起到一定的促進作用。

（2）檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入能夠實現(xiàn)檔案信息化轉變，并且可以把所產生的結果直接輸入到系統(tǒng)內，然后進行分析，就能夠從根本上實現(xiàn)整個系統(tǒng)的控制，設置統(tǒng)一格式與標準，然后形成紙質與電子檔案雙重模式，可以降低勞動強度，實現(xiàn)信息化快速轉變。

（3）對上網(wǎng)信息進行密級界定。首先應該明確具體的密級標準，然后就是進行室藏檔案公開、內部、保密與機密方面的確定;其次，應該進行檔案信息應用者實施網(wǎng)上身份認證，確定使用者的權限，以提升系統(tǒng)運行的安全性。

2.3 提高檔案信息管理水平

信息技術之所以能夠有效的推廣使用，與電子政務的實施存在著必然的聯(lián)系，同時也是檔案建設轉化成為信息化的主要趨勢。現(xiàn)代社會，計算機管理已經(jīng)全面的應用，計算機管理軟件給檔案管理現(xiàn)代化轉變起到了積極的促進作用。

（1）電子檔案文件數(shù)量大幅增加，如何才能更好地提升管理效率就成為當前的主要問題。我國已經(jīng)開始逐步推廣和實施檔案信息化建設的標準，通過有效的約束檔案信息化管理工作來促進信息化快速轉變，為檔案信息化的轉變起到有效的促進作用。

（2）檔案管理軟件主要面對的對象就是電子文件，所以應該選擇最佳的檔案管理軟件，這樣可以提升管理效果和水平，電子文件是信息資源，利用先進軟件來實現(xiàn)整合與應用，能夠使得電子文件形成單位進行積累，也是社會發(fā)展的重要基礎內容。

（3）要想保證檔案信息化順利開展，必須要選擇最佳的管理軟件，這是基礎條件。信息化建設的基礎理論，就是要通過先進檔案管理軟件來實施，如果只是應用傳統(tǒng)管理方式來轉化成為電子文件，應用效果是比較差的，檔案管理軟件可以實現(xiàn)智能、高效與快捷，能夠給信息化管理提供良好基礎，保證檔案信息化工作可以有序組織開展，促進工作效率的提高。

（4）根據(jù)安全性要求，具備較高水平的管理軟件自身就帶有安全性系統(tǒng)，比如訪問權限、安全等級、密碼設置等，這樣能夠給電子文件管理與應用提供良好基礎條件，保障信息的安全性[2]。

3推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向

工程建設環(huán)節(jié)中會存在大量的檔案形成，這是一個比較漫長且非常復雜的過程。根據(jù)工程立項到最終驗收的整個環(huán)節(jié)，檔案收集與整理都是工程企業(yè)內部多個部門來進行的，這就導致工作量比較大，難度也非常高，會給企業(yè)的管理工作效率和水平存在直接影響。

（1）投入加大力量開展檔案信息化建設，選擇符合企業(yè)檔案管理的軟件，然后明確具體的檔案信息化管理工作制度，不斷轉變思想觀念，突破地域等方面的限制，提高共享水平，進而可以創(chuàng)造更高的效益。

（2）檔案管理人員應該積極學習先進的計算機管理知識，要掌握計算機管理系統(tǒng)，能夠和本單位軟件開發(fā)管理人員合作，能夠了解信息化管理標準，可以確保其信息化工作狀態(tài)處于最佳條件之下。

（3）數(shù)據(jù)質量是計算機管理系統(tǒng)成敗的重要因素，要嚴格控制數(shù)據(jù)質量，確保各項數(shù)據(jù)都能夠達到全面性的標準，否則系統(tǒng)根本不能正常的工作。應該建立完善的審核管理制度，加強數(shù)據(jù)的管理與審核，提升總體檔案信息化水平。

4結束語

通過計算機的應用可以提升管理效率和水平。計算機是現(xiàn)代社會產物，對于各個行業(yè)的發(fā)展影響是巨大的，同時使得信息化檔案管理更加順暢進行，通過計算機可以實現(xiàn)檔案管理順利進行，也能夠給社會發(fā)展提供良好基礎，轉變人們的工作與生活方式。

參考文獻

[1] 張海燕.電子技術在檔案信息化建設和管理中的作用[J].電子技術與軟件工程，2019（3）：211.

[2] 高萌.檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性探討[J].辦公室業(yè)務，2019（15）：61.