時間管理與辦公室業務開展關系的探究

梁新貝?聞海洋?李若旸?楊騰

摘 要：新時代下，高校二級單位辦公室是單位發展的“命脈”，是高校發展的“命運共同體”。文章通過對時間管理與辦公室業務開展的關系的探究，提出了時間銀行的概念，總結出“時間管理是高效辦公的秘訣”這一黃金法則。

關鍵詞：辦公室工作;時間管理;時間銀行

在大數據和信息化全面發展的新時代，高校二級單位辦公室單位是“承上啟下、聯系左右、溝通內外”的橋梁與紐帶，是單位發展的命脈，絕對稱得上是高校發展的“命運共同體”。習近平總書記說過， “辦公室工作若運籌帷幄，即可決勝千里”。然而事實卻是，辦公室人員在這種“重”“苦”“雜”“難”的工作現實中，每天在“一睜眼忙到大天黑”的工作狀態中，在身心俱疲的狀態下，很難持續保持飽滿的工作熱情，忙中出錯的情況也就時有發生了。那到底是什么原因導致這種現象普遍存在呢？是工作性質本身嗎？還是我們的思維方式、工作方法或時間管理觀念上出了問題？答案是：兼有，但最重要是我們沒能真正掌握高效辦公的秘訣——時間管理。

1 時間管理的新概念

時間管理是指通過事先規劃并運用一定的技巧、方法和工作實現對時間的靈活以及有效運用，從而實現個人或組織的既定目標。時間管理理論已由“僅側重于“記”（第一代）”發展到“強調產出和產能的平衡（第四代）”。現代管理學之父彼得·德魯克說，“時間是最稀有的資源，良好的時間管理是進行其他管理的前提，除非嚴加管理，否則就會一事無成”。 職場中，我們一般都會比較重視對個人智商、情商、逆商及專業技能等方面的培養，殊不知時間管理能力才是職場中個人通用能力中最重要核心競爭力。時間于每個人而言都是最寶貴的財富，它不可再生、不能停滯、無法蓄積、無法取代。人生而平等最重要的體現就是每天擁有24個小時，不多一分也不少一秒。那為什么人們還總是覺得時間不夠，甚至加班加點、甚至通宵還不能按時完成工作呢？——原因就在于浪費，即沒有形成對時間的正確認知，缺乏時間管理能力。這就是現實，成功者成了時間的主人，而失敗者則淪為了時間的奴隸，正如時間管理研究專家楊杰所說“智者利用時間來創造機會，庸者將時間拿來把握機會，愚者則浪費時間來錯過機會。”——哪有沒有時間這種事，提升時間管理力才是關鍵。相信我們每個人都想要功成名就，成為所在領域的成功人士，那么就必須要學會管理自己的時間。史密斯就曾在《高效能人士的時間和個人管理法則》中寫到“時間管理的本質就是生命管理” 。

2 時間管理對辦公室業務開展的重要意義

北京農學院校辦產業處綜合辦公室，負責單位黨政、安全、后勤保障、校辦企業管理等多項具體工作（工作覆蓋面廣），是單位的“窗口”部門，是北京農學院發展的“命運共同體”。辦公室職員必須要找準定位、盡職履責，既要執行上級的命令，又要統籌管理本單位的具體工作，辦好文、辦好會、辦好事，不斷提升辦公室整體業務水平，形成本單位的“第一名片”。辦公室職員要想在與上級領導、同級領導和下屬三方面的復雜關系中出色地完成任務，必須掌握要事第一策略、授權與委派策略、最后時限策略、靈活掌控策略，遵循時間管理的目標原則、有序原則、計劃原則“二八”原則和制度優化原則，合理分配利用自己的可支配時間。時間管理反映了員工個人對待時間的觀念、態度以及統籌管理能力，時間管理能力對職工個人工作效率、業務開展能力、績效成績、身體與心理健康、生活幸福感等存在重要影響。

3 時間管理的應用模型—時間銀行

時間銀行最早是由埃德加·卡恩倡導的，其宗旨是用支付的時間來換取別人的幫助，即志愿者將參與公益服務的時間存進時間銀行，當自己遭遇困難時就可以從中支取“被服務時間”。本文所說的“時間銀行”，則是作為時間管理最重要的應用模型，其目的是讓無形的時間可以被看見，給時間賦予真正的貨幣價值（計算出每小時或者是每分鐘的薪資），幫助我們擺脫拖延、焦慮、低效和無序的工作生活狀態，使我們成為一個真正高效、自律的人，成為一個高效的時間管理者，提升工作質量和效率，真正掌握好自己的工作，把控好自己的人生。

我們往往在工作中無限制的浪費時間（拖延、低效），主要原因就在于人類是“時間無感癥”的易感人群，即對時間視而不見，對時間的流逝沒有察覺就不會珍惜，導致每日東忙西忙，任時間從指縫中溜走卻渾然不覺。要想珍惜時間，最先要做的就是讓時間遁形（具象化），而時間銀行就是我們管理時間的最佳模型。操作工具（TR工具）及方法很簡單，即將時間賦予單價，并做時間記錄與統計，形成“時間銀行賬單”（包括資產與負債），對“賬單”進行分析，計算盈余與損失，根據時間賬單重新改善做事的時間安排。

引入時間銀行的模型，做好時間管理，可以幫助我們隨時保持對時間的敏感和警覺，報給我們集中注意力和經歷處理事件，把最好的時間投資在最有價值的事情上，幫助我們高效完成工作，從而獲得更多可以用來成長（讀書、健身等）和陪伴家人的時間，擁有我們想要的詩和遠方。

4 時間管理的應用前景及社會效益

時間管理不只是一個簡單的概念，更是一種可學的行之有效的方法，每一個人（尤其是職場人）都需要對自己的時間進行有效管理，從而提高自己的工作效率，更快更好的取得業績，甚至得到晉升，對提高個人身心健康和生活幸福感也有顯著的正向作用，促使員工個人和企業得到健康、持續、快速的發展。

然而更需要時間管理的是團隊和企業，因為作為職場人，如果缺乏時間管理觀念，也可以完成自己的分內工作（效率低、耗時長、成果差），但是作為團隊或企業，如果在文化層面上，整個團隊的時間管理概念出了問題，那么整個團隊或公司就會處于一種亞健康狀態，團隊成員或企業職員容易出現懶散、渙散等情況，而這種亞健康情況又極易傳染、擴大，會直接導致團隊或企業運轉能力低效，甚至直接走向崩潰、坍塌，而難以產生理想的經濟效益和社會價值，從而在很大程度上桎梏團隊及企業的發展。所以，每個團隊或企業必須建立一個適合自身發展的時間管理體系。EMBA、MBA等主流商業管理教育均將時間管理能力作為一項對企業管理者的基本要求。近幾年，越來越多的公司開始重視時間管理，為公司員工開展相關培訓或鼓勵員工自己學習相關知識，提高員工的工作效率和執行力，創建健康的工作環境，從而是企業得到健康快速的發展。

5 結束語

管理時間就是管理人生。做一個高效的時間管理者，不僅能幫助我們擺脫拖延、焦慮、低效和無序的工作生活狀態，可以更高效地利用時間，在相同的時間里創造更多的價值（尤其是在工作中，創造更多的業績），有利于解決工作與生活之間的沖突（兼顧事業和家庭），真正掌握人生的主動權，使我們成為一個真正高效、自律、幸福的人，從而提升工作質量和效率，幫助我們對工作與生活有更為明確的認識和更精準的把握，從而更快的躍向人生的更高層級。

參考文獻

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[4]史密斯.高效能人士的時間和個人管理法則[M].北京：中國青年出版社，2013.