淺談事業單位文書檔案管理分析

林曉紅

【摘要】隨著信息化技術在社會發展中的廣泛應用，大大提升了社會各方面的發展水平，對于促進智能化、信息化的實現起到了重要作用。在信息化背景下，事業單位文書檔案管理也面臨著新的挑戰和機遇，通過實現信息化的文書檔案管理，對于更好地滿足事業單位發展具有重要的幫助作用。本文通過對信息化背景下的事業單位文書檔案管理措施進行分析，以期實現文書檔案管理水平的不斷提升，更好的輔助事業單位各項工作的開展。

【關鍵詞】事業單位? 文書檔案? 信息化

檔案記錄了事業單位發展過程中關于經營發展各個方面的重要信息，文書檔案是事業單位在日常管理活動中所產生的由通用文書轉化來的一部分檔案，包括的種類較多，例如指示、決定、命令、報告等等，由于文書檔案的種類紛繁復雜，從而使得在進行文書檔案管理的過程中需要耗費更多的人力和物力。通過將信息化技術應用到文書檔案管理中，大大改善了這一問題，對于節約人力和物力都起到了重要的促進作用。

一、信息化對事業單位文書檔案管理的影響

文書檔案管理是事業單位中的一項基礎性工作，通過加強文書檔案管理，為事業單位中各項經營活動的順利開展具有重要意義。但傳統的文書檔案管理不僅包含種類較多，而且涉及的細節較多，由此難以保證在進行文書檔案管理時出現漏洞，而且在進行資料查詢時，也會由于種類較多而需要耗費更多時間，不僅不利于工作效率的提升，還會損耗事業單位過多的資源，難以對事業單位的快速發展起到促進作用。信息化技術的出現，對事業單位的文書檔案管理起到了巨大的沖擊，通過將這些信息化技術應用到文書檔案管理中，能夠提高文書檔案管理的水平，大大提高信息資料查詢的效率和質量，并通過將檔案信息存儲到計算機中，以避免由于紙質檔案帶來的紙張損耗和成本損耗。同時，應用信息化技術，也已經成為事業單位文書檔案管理工作開展的基礎促進條件，能夠更好地滿足事業單位的持續發展需求。事業單位文書檔案的信息化管理，已經成為未來事業單位文書檔案管理的發展趨勢。

二、信息化背景下事業單位文書檔案管理措施

（1）創新管理觀念。對于事業單位文書檔案進行信息化管理，首先需要創新管理觀念，用現代化管理意識來指導工作。通過把現代化信息管理觀念貫徹到管理工作中，指導事業單位文書檔案管理工作的運行和流程，才能夠讓事業單位的文書檔案管理符合現代化時代的需求。文書檔案管理工作開展過程中要充分的利用電腦信息技術，電腦信息技術能夠有效減少文書檔案管理工作的復雜性。單位領導層也需要重視檔案管理工作熱重要性，不斷創新自身的管理思維，摒棄傳統的檔案管理方法，創新信息化管理理念，為信息化文書檔案管理工作投入適當的財力、人力和物力資源，逐步推動事業單位的文書檔案管理工作逐漸信息化，切實的把信息化技術應用到文書檔案管理的每一個工作流程中，減少文書檔案的人工操作，減少了工作中的失誤性和不確定性，簡化了文書檔案的收集、收納、保存等工作步驟，逐步實現了事業單位文書檔案管理的信息化轉變。

（2）提升管理團隊工作水平。由于事業單位的文書檔案管理工作量比較大，因此檔案管理工作比較費時費力，無形當中影響了檔案管理工作的及時性和準確性。想要提升檔案管理工作的工作是質量必須要擁有一支素質較高、具有現代化信息技術、管理技能的管理團隊。事業單位的文書檔案管理工作人員要不斷地創新自身技能掌握，通過學習新技術新方法來提升自我能力建設，加強工作中的相互交流和合作，準確、快捷的完成管理工作重點的每一個步驟。一個優秀的管理團隊必須要整個管理單位上下一心，其次要求管理人員需要兼具專業的技能和現代化信息設備操作能力，讓業務能力和實踐工作能力相結合，這樣才能夠更好地做好信息化檔案管理工作。

（3）建立完善的信息化管理平臺。想要確保事業單位文書檔案管理工作信息化發展，必須要在工作中建立起一個完善的信息化平臺作為工作保障。完整的信息化平臺需要具備文書檔案的加工、存儲、保密、查詢等功能。通過搭建完善的信息管理平臺，能夠提升文書檔案管理工作能力，開發出合適的管理軟件能夠進一步提高文書檔案的管理效果和工作水平，同時還能夠減少事業單位檔案管理部門的工作量。檔案管理的信息網絡要跟外網之間建立物理的隔離層，這也是保護檔案信息的有效手段。當前有很多單位采用防火墻來進行認證工作，目前不管是那一種隔離手段，都具備過濾信息功能，能夠嚴禁某些業務的進入，記錄下防火墻的信息內容活動，確保系統運行的安全性和可靠性。

三、結束語

信息化技術會在事業單位文書檔案管理中得到更深刻、更廣泛的應用，因此，事業單位應當充分認識到信息化技術應用的重要性，并將其充分的應用到文書檔案管理工作中，從而為事業單位的持續發展奠定基礎。

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