研究所科研檔案管理信息化建設(shè)芻議

摘 要 科研檔案管理是研究所日常管理工作中的重要組成部分，在信息化時代，科研檔案管理需要新方法和新手段。加強研究所科研檔案管理的信息化建設(shè)，能夠減輕管理人員和科研人員的工作量，提高科研資源利用率，支撐科研單位管理決策，為研究所科研事業(yè)管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供支持。通過分析研究所科研檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，結(jié)合實際情況提供幾條針對性的建議，對檔案管理有更好的支持。

關(guān)鍵詞 研究所;科研檔案管理;信息化

信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢，是推動經(jīng)濟社會變革的重要力量。大力推進信息化，是覆蓋我國現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措，是貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀、全面建設(shè)小康社會、構(gòu)建社會主義和諧社會和建設(shè)創(chuàng)新型國家的迫切需要和必然選擇。隨著研究所科研項目不斷增多，科研成果不斷涌現(xiàn)，科研信息日新月異，對科研檔案管理信息化需求日益明顯。科研檔案是科研機構(gòu)在開展科學(xué)研究活動中形成的文字、數(shù)據(jù)、實物等各種形式載體的歷史記錄[1]。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出檔案工作要樹立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，到2020年初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

在當前信息化飛速發(fā)展的大背景下，電子檔案的流通速度比紙質(zhì)的快，成本卻更低，儲存方便，可以同時滿足很多科研人員的需求，進一步擴大了其使用范圍。以提高研究所科研活動效率為宗旨，通過實施信息化的檔案管理，科研人員可以通過網(wǎng)絡(luò)對科研項目的資料及時有效的收集與整理，準確及時地掌握研究所的科研狀況，實現(xiàn)信息的共享;通過對科研檔案系統(tǒng)化的管理和數(shù)據(jù)分析，能跟蹤、引領(lǐng)世界高新技術(shù)發(fā)展前沿，從而挖掘出更大的價值。所以相關(guān)管理人員需要逐漸完善科研檔案信息化管理中出現(xiàn)的不足，通過開展規(guī)范化的科研檔案管理提高最終的工作效率，以此給科研實踐提供更好的服務(wù)。

1當前開展科研檔案管理中信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 科研檔案管理認識不夠

有些研究所對科研檔案管理工作認識不夠，沒有把它作為日常工作，工作重點依舊停留在于完成科研任務(wù)。在科研檔案管理工作中，大多管理人員和科研工作人員都對這項工作都缺乏重視，他們認為檔案管理就是簡單的收集、記錄、報備等工作，忽視了科研項目的過程記錄，導(dǎo)致出現(xiàn)記錄不全、不規(guī)范等問題。

1.2 科研檔案管理制度有待加強

研究所科研檔案管理缺乏信息收集、錄入、維護、管理、分析等方面的管理制度和責任制度，造成檔案信息化管理沒有一個共同的模式和標準，影響科研資料的收集和共享，降低檔案管理工作的效率。

1.3 科研檔案管理專業(yè)人才缺乏

研究所檔案信息化管理的部分管理人員并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的、嚴格的、專業(yè)化訓(xùn)練，由于缺乏科研檔案管理所需要的基礎(chǔ)知識，在科研檔案資料的收集、整理等工作中不夠規(guī)范，丟失了許多有價值的文件材料。

管理設(shè)施缺乏配套，資金投入不足

科研檔案管理工作室比較簡陋，存在著很多安全隱患，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在水災(zāi)或者是火災(zāi)等影響下出現(xiàn)丟失或者是損毀的現(xiàn)象，限制檔案工作的管理。很多研究所普遍覺得檔案管理不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益，所以領(lǐng)導(dǎo)層根本就不重視檔案管理的信息化建設(shè)。由于管理資金的投入不充足，甚至沒有購買電腦和打印機等相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件工具，這樣就不能夠很好地滿足科研人員對其查詢需求，直接影響到科研工作的效率、質(zhì)量等。

2加強科研檔案信息化管理的具體措施

2.1 增強檔案管理意識，提升檔案管理人員的綜合能力

科研檔案管理工作與科研人員的工作有緊密的聯(lián)系，不能僅僅依靠檔案部門來完成，還應(yīng)該積極組織科研人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，增強他們的檔案意識。可以不定時組織檔案信息化管理的專題講座，或者定期選拔相關(guān)人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，從而提高研究所檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)，減少在實際操作中的失誤。研究所可以選擇相關(guān)人員進行進修、國內(nèi)交流，為研究所檔案管理信息化建設(shè)儲備相關(guān)專業(yè)人才，有利于推動研究所工作人員素質(zhì)的提高。

檔案管理人員要充分理解信息化建設(shè)的重要性，積極進行信息化管理方面的摸索，逐漸增加自身的管理能力。管理人員要加強國家政策和相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，重視在實踐中落實信息化管理的要求，提高科研檔案管理的質(zhì)量。

2.2 完善檔案管理制度，加強信息化建設(shè)

研究所可以借鑒國外一些研究機構(gòu)檔案管理的經(jīng)驗，結(jié)合國家政策和自身的實際情況，逐步完善研究所的科研檔案信息化管理制度， 明確管理者和科研人員的責任。同時，為提高檔案管理的質(zhì)量，實現(xiàn)其規(guī)范化的管理，可以制定統(tǒng)一的檔案管理標準，這有利于檔案管理部門及管理人員做好本職工作，確保檔案電子材料錄入的真實性和準確性，在需要提用相關(guān)數(shù)據(jù)時也可以快速找到，提高研究所整體管理效率。

為了加快研究所檔案管理信息化建設(shè)，研究所可以設(shè)立專門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理部門進行管理，這樣可以確保檔案的真實性和有效性，提高管理效率，確保工作質(zhì)量。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越多的使用新的應(yīng)用技術(shù)。要做好科研檔案管理工作，必須加強信息化建設(shè)，同時增強檔案管理人員的綜合能力。檔案人員要學(xué)會使用流行的技術(shù)和管理思維，來加強工作手段和管理方式。特別是要重點保護的檔案文件，要做好安全保護工作，采取多種方式進行防護。管理人員要經(jīng)常學(xué)習(xí)，豐富自己的知識，不僅要掌握檔案管理方面的知識，還要了解一些科研方面的常識，努力提高自身的綜合素質(zhì)，通過學(xué)習(xí)信息化技術(shù)和先進的管理經(jīng)驗，逐步完善科研檔案的管理工作。

2.3 加強管理方面的資金投入，完善信息化的軟硬件設(shè)施

研究所應(yīng)該根據(jù)實際情況增加在檔案管理上的資金投入，購買相關(guān)的硬件設(shè)備和管理軟件，完善檔案管理信息化建設(shè)的基本條件，保障工作質(zhì)量和提高管理效率，便能滿足科研人員對檔案資料的需求，使研究所內(nèi)部檔案信息的交流與共享更加方便和快速。同時，通過加強辦公場所的安全管理，避免火災(zāi)或者其他因素造成檔案資料的損毀。

2.4 重視檔案管理信息化的安全問題

科研資料是研究所重要的資源，在加快信息化建設(shè)的進程中需要注意資料的防護，防止重要信息在流通的過程中泄露。隨著相關(guān)資料的增加，需要注意對原始電子版資料的保存和整理，同時也需要注意對紙質(zhì)材料的保存和管理。

3結(jié)束語

通過對檔案管理實施信息化建設(shè)，管理人員可以對科研項目的資料進行有效的收集與整理，能夠減輕管理人員的工作量，節(jié)省大量的人力、物力、財力，減少人為的管理誤差，進一步保證錄入數(shù)據(jù)的真實性和準確性，也能提供內(nèi)容查閱和數(shù)據(jù)分析，更好的保障信息化建設(shè)的效果。

研究所應(yīng)重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，在完善管理制度，加大軟硬件設(shè)施投入的同時，還要提升管理人員的素質(zhì)。

在信息化時代，人們的生活生產(chǎn)等各個方面都正在經(jīng)歷前所未有的改變。加快研究所檔案管理信息化建設(shè)的步伐，符合時代發(fā)展趨勢， 有助于實現(xiàn)研究所的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1] 雷潔.面向科研檔案管理的知識圖譜構(gòu)建與應(yīng)用研究[J].數(shù)字圖書館論壇，2020（5）：8-15.

作者簡介

汪開卷，男，北京人;畢業(yè)院校：中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究生院，專業(yè)：農(nóng)業(yè)信息化，學(xué)歷：農(nóng)業(yè)推廣碩士，現(xiàn)就職單位：中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院植物保護研究所，研究方向：信息化。