醫(yī)院人事檔案信息化管理工作探究

黃潔

摘 要 現(xiàn)在，醫(yī)院的人事信息越來越復(fù)雜，對醫(yī)院的管理也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。人事檔案對醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義，是醫(yī)院的主要發(fā)展資料，也是對醫(yī)護(hù)人員工作態(tài)度的重要參考。醫(yī)院通過人事檔案，可以調(diào)整人才管理戰(zhàn)略，完善人才管理機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展。如今，信息技術(shù)發(fā)展非常迅速，在各個(gè)領(lǐng)域掀起了狂潮，特別是在人事檔案管理中，應(yīng)用信息的現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行管理已經(jīng)是比較普遍的事情。所以，醫(yī)院要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事管理方式，建立信息化管理體系，提高醫(yī)院人事管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞 人事信息;人事檔案;管理機(jī)制;信息化管理

引言

隨著我國醫(yī)療體制的改革，醫(yī)院的管理發(fā)生了顯著的變化。在新的發(fā)展背景下，醫(yī)院的人才隊(duì)伍變得越來越大，人事檔案管理也進(jìn)入了新的階段。另外，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展讓我們進(jìn)入了信息時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域中都開始使用信息技術(shù)管理。醫(yī)院在人事管理方面也引進(jìn)了信息化技術(shù)，并取得了一定的成績。但是，部分醫(yī)院在人事管理中還沒有認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，在管理模式?jīng)]有進(jìn)行創(chuàng)新，對醫(yī)院的個(gè)人信息無法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。本文從傳統(tǒng)醫(yī)院人事管理的問題出發(fā)，分析醫(yī)院進(jìn)行信息化管理的措施。

1醫(yī)院傳統(tǒng)人事管理中存在的不足

1.1 管理制度不完善

如今社會(huì)在不斷發(fā)展，醫(yī)院管理也進(jìn)行了改革，不過人事檔案管理工作并沒有進(jìn)行徹底的創(chuàng)新。檔案材料沒有及時(shí)更新，修正和補(bǔ)充不及時(shí)，給單位和個(gè)人帶來了不便，影響了醫(yī)院人才的流動(dòng)，對我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展帶來了阻礙。人事檔案管理的專業(yè)性很強(qiáng)，需要配備專業(yè)的人才隊(duì)伍，對人員的專業(yè)技能和理論知識(shí)有非常高的要求[1]。但從現(xiàn)在的人事檔案管理來看，檔案管理人員還不具備現(xiàn)時(shí)代的要求，檔案管理人員的信息化水平較低，在具體的管理中還停留在人工檢索和人工編輯階段，檔案整理、歸檔都存在不足，缺乏及時(shí)性，沒有為人事管理做出貢獻(xiàn)。

1.2 管理信息煩冗

醫(yī)院人員較多，人事檔案管理范圍非常大，不僅包含醫(yī)護(hù)人員的工作經(jīng)歷，還包含他們的個(gè)人資料和人事調(diào)配。這些信息非常復(fù)雜，加大了工作人員的管理難度。在交接檔案過程中，難免會(huì)發(fā)生檔案資料丟失問題，無法保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，因大量、復(fù)雜的管理工作，給檔案查閱帶來了很大的挑戰(zhàn)，使用者在查閱中需要花費(fèi)大量的時(shí)間。另外，傳統(tǒng)的檔案管理浪費(fèi)了資源，因多以紙質(zhì)版的形式保存，很容易造成檔案破損，需要重新記錄，嚴(yán)重浪費(fèi)了紙張。醫(yī)院人事檔案的管理本應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展轉(zhuǎn)變管理方式，但是部分醫(yī)院在管理中還沒有認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，加上人事檔案管理的復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)沒有全面推行。

2醫(yī)院人事檔案信息化管理的具體措施

2.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作

現(xiàn)在，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化已經(jīng)是一種趨勢，也是醫(yī)院發(fā)展的必須要求，建設(shè)醫(yī)院人事檔案管理信息化不是人事管理部門的事情，而是整個(gè)醫(yī)院的事情，大到院長，小到員工，他們都有做好人事檔案管理的義務(wù)。所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用，認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的意義，在工作方面給予信息化建設(shè)的重視，在財(cái)力方面加大信息化投入，營造檔案信息化管理的氛圍，給予人事檔案管理工作積極支持。管理層要發(fā)揮作用，從檔案材料提供、個(gè)人信息變動(dòng)出發(fā)，做好檔案細(xì)節(jié)管理，并保障這方面信息化的建設(shè)，給醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)造有利的條件，全面提升檔案管理的質(zhì)量。

2.2 提升檔案管理人才隊(duì)伍質(zhì)量

檔案管理人員是醫(yī)院人事檔案管理的組織者，其素質(zhì)的高低決定著檔案管理的質(zhì)量。因此必須要提升檔案管理人才隊(duì)伍，確保他們在新的發(fā)展背景下能勝任檔案管理工作。一方面，在人才選拔過程中，要做好人才把關(guān)，引進(jìn)一批綜合性的人才，將計(jì)算機(jī)的應(yīng)用作為招聘人才的標(biāo)準(zhǔn)之一，保證引進(jìn)來的人才能熟練操作計(jì)算機(jī)等設(shè)備，提高他們的信息化水平。另一方面，醫(yī)院要完善內(nèi)部人才管理體系，在具體的管理中合理安排工作任務(wù)，科學(xué)劃分工作職責(zé)。發(fā)揮老員工的帶動(dòng)作用，讓老員工帶動(dòng)新員工，對新進(jìn)來的人才要培訓(xùn)，讓新員工熟悉檔案管理的要點(diǎn)。醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，關(guān)系著檔案管理的質(zhì)量，能否實(shí)現(xiàn)信息化管理，人才隊(duì)伍是關(guān)鍵，因而要提高人才隊(duì)伍素質(zhì)，為檔案管理打好基礎(chǔ)。

2.3 重視檔案信息技術(shù)的開發(fā)

在實(shí)際的管理中，要重視研發(fā)檔案信息化軟件，建立科學(xué)的系統(tǒng)平臺(tái)，這是醫(yī)院進(jìn)行信息化管理的前提。醫(yī)院要結(jié)合自己的實(shí)際發(fā)展情況，開具符合自己發(fā)展特征的數(shù)據(jù)庫，保證醫(yī)院的檔案信息可以在各個(gè)部門間傳遞。另外，還要重視對信息化平臺(tái)的管理，確保人事檔案管理的真實(shí)性、完整性，保證人事檔案管理能為醫(yī)院發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。最后，還要重信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)工作。醫(yī)院在人事檔案管理中，要加強(qiáng)系統(tǒng)平臺(tái)的安全性，避免病毒非法侵入，從軟件和硬件方面出發(fā)，做好安全防護(hù)工作，對需要檔案管理的人員單獨(dú)授權(quán)，做好加密管理。這樣，醫(yī)院的人事檔案管理才能安全有效，真正為醫(yī)院的發(fā)展提供支持。

2.4 完善檔案管理制度

信息技術(shù)的發(fā)展引發(fā)了很多領(lǐng)域的變革，醫(yī)院在人事檔案管理中要根據(jù)信息化的特點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)際情況，做好檔案制度方面的管理。首先，在制定醫(yī)院檔案管理規(guī)范時(shí)，要與國家信息化管理制度相符合，在國家有關(guān)法律的前提下制定本院制度。其次，要做好醫(yī)院內(nèi)部人員在檔案使用方面的制度。對單位管理人員和部門權(quán)限要有明文規(guī)定，在信息化的管理體系中，要維護(hù)人事檔案的保密性、政治性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性[2]。嚴(yán)格檔案查閱程序，對無關(guān)人員修改和查閱檔案要嚴(yán)肅處理，保證醫(yī)院人事檔案管理的有序性。

3結(jié)束語

綜上，進(jìn)行人事檔案信息化管理，可以減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率，把檔案管理人員從繁忙的工作中解救出來，不僅提高了工作效率，還節(jié)約了單位的財(cái)力和物力。現(xiàn)在，有的單位在管理中還沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的意義，在管理中仍然使用傳統(tǒng)的管理方法管理，難以適應(yīng)新的發(fā)展要求。因此，醫(yī)院要把握時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，完善檔案管理人才制度，提高管理人員的檔案管理水平，并做好信息化建設(shè)，從各個(gè)方面支持人事檔案管理工作，促進(jìn)我國醫(yī)院的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 梁燕.醫(yī)院人事檔案信息化管理工作探索[J].管理觀察，2019（36）： 160-161.

[2] 王瑛.淺析新形勢下醫(yī)院人事檔案管理的工作思路[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2015（29）：100.