網(wǎng)絡(luò)和信息化體系下大型國(guó)有企業(yè)檔案圖書(shū)工作的轉(zhuǎn)型

俞倫祥

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)和信息化體系建設(shè)的大環(huán)境下，企業(yè)檔案圖書(shū)工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，大型國(guó)有企業(yè)檔案圖書(shū)工作應(yīng)把握網(wǎng)絡(luò)和信息化體系建設(shè)的時(shí)機(jī)，推進(jìn)數(shù)字化、智能化、知識(shí)化的轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)信國(guó)有企業(yè)檔案;圖書(shū)

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件;企業(yè)圖書(shū)是指企業(yè)保管的以紙質(zhì)印刷本或光盤(pán)形式存在的中外文圖書(shū)、內(nèi)部資料、科技報(bào)告、會(huì)議錄、專(zhuān)利、 論文等資料。檔案、圖書(shū)屬于企業(yè)顯性知識(shí)，是企業(yè)管理中的重要組成部分，隨著國(guó)有企業(yè)改革的推進(jìn)，大型國(guó)有企業(yè)檔案工作和圖書(shū)工作得到長(zhǎng)足的發(fā)展。但是總體與大型國(guó)有企業(yè)的發(fā)展需求還存在差距，特別是在網(wǎng)絡(luò)和信息化體系建設(shè)的大環(huán)境下。檔案工作以保管和提供紙質(zhì)查詢(xún)利用為主，圖書(shū)管理以提供圖書(shū)、期刊利用為主。新時(shí)代，企業(yè)檔案圖書(shū)工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，大型國(guó)有企業(yè)檔案圖書(shū)工作應(yīng)把握網(wǎng)絡(luò)和信息化體系建設(shè)的時(shí)機(jī)，推進(jìn)數(shù)字化、智能化、知識(shí)化的轉(zhuǎn)型。

1 轉(zhuǎn)型背景

2020年是“十三五”規(guī)劃的收官之年，是保障“十四五”順利起航的奠基之年。十八大以來(lái)，習(xí)近平總書(shū)記提出了網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作事業(yè)，隨著網(wǎng)信事業(yè)、國(guó)家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn)，也為檔案、圖書(shū)工作指明了新的方向，提出了新的課題，帶來(lái)了新的機(jī)遇。突破以往思維定勢(shì)、行為習(xí)慣和路徑依賴(lài)，堅(jiān)持改革創(chuàng)新、推動(dòng)檔案圖書(shū)工作的轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。企業(yè)檔案、圖書(shū)工作作為大型國(guó)有企業(yè)管理工作重要組成部分，在網(wǎng)型事業(yè)大發(fā)展的環(huán)境下，轉(zhuǎn)型背景如下。

1）建立了集中統(tǒng)一的檔案圖書(shū)管理模式。檔案、圖書(shū)作為大型國(guó)有企業(yè)重要的信息資源，不僅僅記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，承載了企業(yè)發(fā)展的歷史真跡，同時(shí)也服務(wù)于企業(yè)，為企業(yè)的發(fā)展提供了智力支持。檔案、圖書(shū)工作日益成為企業(yè)發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)性、支撐性工作，越來(lái)越受到企業(yè)的重視。根據(jù)《檔案法》和《10號(hào)令》大型國(guó)有企業(yè)都建立了集中統(tǒng)一的檔案管理制度，圖書(shū)管理與檔案管理基本上都設(shè)置在一個(gè)部門(mén)進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。2）推進(jìn)了信息化轉(zhuǎn)型，但是信息化水平較低。隨著檔案信息化的推進(jìn)，大型國(guó)有企業(yè)上線(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)，開(kāi)展了檔案數(shù)字化建設(shè);圖書(shū)管理工作，開(kāi)展了電子資源的建設(shè)，購(gòu)買(mǎi)了大量的數(shù)據(jù)庫(kù)，方便企業(yè)員工獲得最近的國(guó)內(nèi)外技術(shù)動(dòng)態(tài)。但是整體的信息化水平較低，企業(yè)員工不能隨時(shí)隨地的查詢(xún)利用企業(yè)檔案，掌握企業(yè)技術(shù)信息。企業(yè)檔案仍處于“重藏輕用”的局面，檔案利用手段落后，仍以到檔案庫(kù)房查閱紙質(zhì)檔案為主，不能實(shí)時(shí)地、全面地在線(xiàn)查詢(xún)和利用本所和其他所的檔案資源，再加上借閱審批流程的限制，檔案利用效率低下，對(duì)企業(yè)科研活動(dòng)支持不足。3）開(kāi)展了知識(shí)管理工作，但是知識(shí)管理還處于探索階段。圖書(shū)管理工作也是在提供數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)，沒(méi)有開(kāi)展知識(shí)管理工作，沒(méi)有調(diào)動(dòng)企業(yè)的組織知識(shí)和員工的個(gè)人知識(shí)。知識(shí)管理還處于起步階段，組織和個(gè)人的知識(shí)未充分的開(kāi)發(fā)。員工不能夠?qū)崟r(shí)地、全面地了解企業(yè)和企業(yè)員工知識(shí)。

目前大型國(guó)有企業(yè)檔案和圖書(shū)的工作的現(xiàn)狀，離網(wǎng)信事業(yè)的發(fā)展要求還很大，不利于員工快速地掌握企業(yè)技術(shù)信息和知識(shí)，不利于企業(yè)員工的自我學(xué)習(xí)和快速成長(zhǎng)，一定程度上限制了員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感，不利于企業(yè)留住優(yōu)秀技術(shù)人才。

2 轉(zhuǎn)型目標(biāo)

通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一部署，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一接口、統(tǒng)一數(shù)據(jù)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一平臺(tái)，開(kāi)展檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)，確保企業(yè)員工能隨時(shí)隨地的獲取企業(yè)檔案，掌握最新的企業(yè)技術(shù)信息;挖掘企業(yè)和員工知識(shí)，開(kāi)展知識(shí)管理工作，確保企業(yè)員工能隨時(shí)隨地的獲取企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)知識(shí)和了解最新的國(guó)內(nèi)外技術(shù)進(jìn)展;幫助員工自我學(xué)習(xí)和快速成長(zhǎng)，構(gòu)建有利于企業(yè)員工快速獲得企業(yè)技術(shù)信息和知識(shí)的管理模式及通道，方便員工的自我學(xué)習(xí)和快速成長(zhǎng)，增強(qiáng)員工對(duì)子集團(tuán)的認(rèn)同感，幫助企業(yè)留住優(yōu)秀技術(shù)人才。

1）實(shí)時(shí)地、全面地獲得企業(yè)技術(shù)信息。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，升級(jí)和優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)，開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，提升大型國(guó)有企業(yè)檔案信息化水平，確保企業(yè)員工實(shí)時(shí)地、全面地獲得企業(yè)檔案信息資源，通過(guò)隨時(shí)隨地可查詢(xún)利用企業(yè)檔案信息資源，方便員工獲得企業(yè)技術(shù)信息，便于員工通過(guò)查詢(xún)利用檔案，獲得企業(yè)積累的技術(shù)信息，提升自己的學(xué)習(xí)企業(yè)組織的知識(shí)能力，方便員工在企業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，開(kāi)展新的創(chuàng)新和研究。2）實(shí)時(shí)地、全面地獲得企業(yè)和企業(yè)員工知識(shí)。企業(yè)的圖書(shū)管理在網(wǎng)信事業(yè)的背景下，應(yīng)結(jié)合企業(yè)的檔案工作，朝著知識(shí)管理的方向開(kāi)展，隨著圖書(shū)管理和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，在獲得外部的最新的技術(shù)進(jìn)展方面已經(jīng)沒(méi)有障礙。而是企業(yè)內(nèi)部的組織知識(shí)和員工知識(shí)沒(méi)有充分的開(kāi)發(fā)，組織的知識(shí)沒(méi)有充分的記錄和保存，企業(yè)員工的知識(shí)沒(méi)有充分的被調(diào)動(dòng)，員工之間如何更好的傳播知識(shí)沒(méi)有被解決。3）便于員工快速成長(zhǎng)和自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。員工通過(guò)查詢(xún)檔案信息資源，通過(guò)方便地獲取組織的知識(shí)和員工的知識(shí)，方便的知識(shí)和信息獲取，能實(shí)現(xiàn)快速地成長(zhǎng)和自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，從而加大對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感，樂(lè)于留在企業(yè)。

3 轉(zhuǎn)型措施

根據(jù)網(wǎng)信事業(yè)建設(shè)的大環(huán)境，隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的深入應(yīng)用，明確了國(guó)有企業(yè)檔案、圖書(shū)工作的主要轉(zhuǎn)型目標(biāo)，國(guó)有企業(yè)檔案、圖書(shū)工作應(yīng)通過(guò)以下的具體措施來(lái)看著工作。

1）制度建設(shè)。不斷地完善和優(yōu)化檔案、圖書(shū)管理制度，確保建立健全大型國(guó)有企業(yè)檔案、圖書(shū)工作模式和制度標(biāo)準(zhǔn)，確保建立集中統(tǒng)一的檔案管理模式，確保檔案信息資源完整、準(zhǔn)確，確保檔案信息資源應(yīng)歸盡歸;建立知識(shí)管理制度體系，明確知識(shí)共建共享原則，鼓勵(lì)知識(shí)的分享，建立評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。從頂層規(guī)章、業(yè)務(wù)辦法、操作規(guī)則三個(gè)方面分層級(jí)制定或者修訂企業(yè)檔案制度，并將檔案管理流程融入企業(yè)信息化建設(shè)流程中，將檔案業(yè)務(wù)相關(guān)要求嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，形成全過(guò)程無(wú)縫管理。2）體系建設(shè)。完善的檔案管理體系建設(shè)是做好檔案全面、快速、廣泛收集的基礎(chǔ)。圍繞企業(yè)中心工作，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案體系頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌整合各類(lèi)資源，逐步建成統(tǒng)一的、資源共享型的檔案工作體系。完善現(xiàn)有文件收集范圍，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的集成互聯(lián)和資源整合。實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。3）資源建設(shè)。數(shù)字化檔案管理是檔案發(fā)展的方向，也是企業(yè)檔案工作的追求目標(biāo)。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新一代信息技術(shù)的發(fā)展，必將會(huì)對(duì)檔案工作和檔案的發(fā)展產(chǎn)生重大影響。借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等信息化技術(shù)，推動(dòng)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。把現(xiàn)有的重要的產(chǎn)品和課題檔案進(jìn)行數(shù)字化，為提供在線(xiàn)的查詢(xún)利用提供資源保障，并逐步實(shí)現(xiàn)從接收保管紙質(zhì)檔案向接收保管電子檔案轉(zhuǎn)變。通過(guò)記錄、收集、整理企業(yè)組織和個(gè)人的知識(shí)，為企業(yè)員工提供獲得企業(yè)的知識(shí)提供便利。4）安全建設(shè)。檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，安全管理是重中之重。結(jié)合國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)的信息化形式及企業(yè)的性質(zhì)，做好頂層策劃、統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一部署。結(jié)合企業(yè)電子檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，制定適合企業(yè)電子檔案長(zhǎng)期保存的標(biāo)準(zhǔn)及制度，建設(shè)適合企業(yè)電子檔案存儲(chǔ)、備份體系。5）平臺(tái)建設(shè)。開(kāi)展檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，圍繞企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)的重點(diǎn)難點(diǎn)，圍繞科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理、風(fēng)險(xiǎn)防控、企業(yè)文化建設(shè)等主要業(yè)務(wù)板塊，加強(qiáng)檔案圖書(shū)資源的開(kāi)發(fā)，深入挖掘檔案圖書(shū)的價(jià)值，及時(shí)提供更加精準(zhǔn)、細(xì)致的檔案、知識(shí)支持服務(wù)。優(yōu)化借閱流程，完善檔案檢索利用手段，通過(guò)數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)智能推送功能。實(shí)現(xiàn)員工能隨時(shí)隨地查詢(xún)利用檔案信息資源，獲得企業(yè)技術(shù)信息的全面支持;推進(jìn)知識(shí)管理平臺(tái)建設(shè)，使得員工能夠?qū)崟r(shí)地、充分了解部門(mén)內(nèi)、外的最新技術(shù)進(jìn)展。使得員工能較為便捷的掌握部門(mén)內(nèi)、外的最新技術(shù)進(jìn)展。方便企業(yè)員工的自我學(xué)習(xí)和快速成長(zhǎng)，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感，助力子集團(tuán)留住優(yōu)秀技術(shù)人才。

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