提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

左醒男

摘 要：在事業(yè)單位的發(fā)展在過程中基本營造了信息化的辦公環(huán)境，事業(yè)單位的辦公和服務(wù)效率，直接影響我國公共服務(wù)的提升以及社會(huì)群眾的認(rèn)可，現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位所能利用的資源越來越豐富，為事業(yè)單位服務(wù)工作的開展創(chuàng)造了有利環(huán)境，事業(yè)單位要以此為契機(jī)，充分關(guān)注檔案管理的創(chuàng)新，事業(yè)單位要積極著手檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展，樹立檔案管理信息化的長效發(fā)展目標(biāo)，筆者圍繞機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的落實(shí)和提升進(jìn)行研究，了解事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，了解目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的困境，在此基礎(chǔ)上對于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的水平提供建議指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;管理困境;信息化水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位新環(huán)境下，辦公形式有了很大的創(chuàng)新和改革，辦公的流程也實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化，基于信息化的發(fā)展和服務(wù)環(huán)境，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要積極革新檔案管理工作，針對檔案管理的水平來構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，簡化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的程序，優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)據(jù)檔案的持續(xù)應(yīng)用，通過基于目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展研究，來進(jìn)一步優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理環(huán)境，創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的模式，在一定程度上可以推動(dòng)我國現(xiàn)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，能夠適應(yīng)信息化時(shí)代的管理需求。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

1.1 能夠優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理環(huán)境

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，很多檔案資料和信息都是通過紙質(zhì)的形式留存，在檔案的管理和應(yīng)用中受多諸多的限制和約束，針對檔案管理工作的開展也存在較大的難度，以往在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中，檔案的存儲(chǔ)和保管成為重要的內(nèi)容，要重點(diǎn)保障檔案資料的安全性，以便長期的使用。通過完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理方法，依托于信息化的技術(shù)和系統(tǒng)，可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理工作提供一定的輔助作用，切實(shí)健全目前事業(yè)單位信息化的建設(shè)環(huán)境們，隨著當(dāng)前檔案管理形式和媒介的變化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在管理過程中還需要增強(qiáng)檔案信息和資料的利用。檢驗(yàn)機(jī)關(guān)事業(yè)檔案信息化管理的成效。

1.2 簡化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員在工作中往往承擔(dān)著繁重的任務(wù)和壓力，與各個(gè)部門的信息溝通不暢，極大的增加了檔案信息資料的管理難度和風(fēng)險(xiǎn)，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化環(huán)境的越發(fā)完善們，為檔案管理的優(yōu)化提供了可能，檔案資料和信息可以通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)，同時(shí)在檔案資料的管理方面也通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)自主查詢，提升了機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的效率，簡化了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的程序，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理的組織和控制也提供了諸多便捷。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展的困境

2.1 檔案信息化管理的體系相對滯后

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展中，需要完善的檔案信息化管理體系提供支持和保障，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有對此予以完善和重視，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理體系比較滯后，一方面，沒有對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的調(diào)取以及管理等明確相應(yīng)的權(quán)限，在一定程度上無法充分保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的保密性，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的效能。另一方面，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中比較隨意，并沒有組建專業(yè)的部門進(jìn)行落實(shí)，在崗位人員的流動(dòng)過程中，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理與交接存在一定的缺陷，無法充分保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的完整性。

2.2 缺乏行之有效的信息化建設(shè)

目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身的管理形勢比較嚴(yán)峻，其在檔案管理的優(yōu)化和發(fā)展中，缺乏對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理行之有效的建設(shè)，首先，落實(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的工作，要保障好基礎(chǔ)檔案資料的同時(shí)，要強(qiáng)化對檔案信息化管理的創(chuàng)新，并將創(chuàng)新性的目標(biāo)和思維與實(shí)踐活動(dòng)相銜接，目前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有開展必要的創(chuàng)新和改革工作，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中往往停滯不前。其次，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)和平臺，由于檔案資料的保密性，其對于檔案資料的應(yīng)用帶來一定的難題，無法有效的推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息水平的提升。

3 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平的對策

3.1 構(gòu)建完善的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化體系

為了在根本上促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的提升，其在改革和完善的過程中，要重視對檔案管理的信息化建設(shè)，根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部的管理格局，構(gòu)建完善的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化體系。一方面，要積極實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理體制機(jī)制的改革，構(gòu)建獨(dú)立完善的檔案管理信息化機(jī)構(gòu)，專門對接機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個(gè)職能部門的檔案信息收集和管理工作，利用信息化的服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的匯集和控制。另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要積極強(qiáng)化對檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和升級，積極創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理技術(shù)和方法，統(tǒng)一規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理流程，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)中要積極堅(jiān)持簡政高效的原則，對于檔案管理信息化工作的開展進(jìn)行有效的考核。

3.2 創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理信息化的應(yīng)用模式

目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公環(huán)境的信息化，為檔案管理信息化的應(yīng)用創(chuàng)造了可能，新形勢下要積極創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理信息化的應(yīng)用模式，創(chuàng)新目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用模塊，實(shí)現(xiàn)與各個(gè)部門信息化建設(shè)的同步和聯(lián)網(wǎng)，在新形勢下為了更好的滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化的管理和服務(wù)需求，要切實(shí)豐富現(xiàn)有功能模塊，強(qiáng)化對各個(gè)模塊權(quán)限的識別和控制，突出事業(yè)單位檔案管理保密性的特點(diǎn)，同時(shí)各個(gè)功能模塊的優(yōu)化設(shè)計(jì)也能為各個(gè)部門檔案的自主上傳和查詢創(chuàng)造了可能。除此之外，也要積極創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的方式和理念，構(gòu)建便捷高效的檔案管理信息化程序，可以解放機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員，也能大大提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門的服務(wù)水平。

4 結(jié)束語

通過對本文的梳理和分析，立足于我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理問題的探究，針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化的管理的建設(shè)提供了可行性的建議指導(dǎo)，有效彌補(bǔ)和解決了機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案信息化管理中所存在的困惑和難題，要利用一切有效資源，健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化環(huán)境，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理改革和優(yōu)化的目標(biāo)。基于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的目前發(fā)展前景和發(fā)展局勢來看，要對此做好全面的建設(shè)和規(guī)劃。

參考文獻(xiàn)

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