研究檔案管理中防止個(gè)人信息泄露的策略

張金魚

摘 要：最近幾年，我國時(shí)常出現(xiàn)個(gè)人信息泄露問題，這不僅會對當(dāng)事人隱私權(quán)造成侵害，還會影響到社會和諧穩(wěn)定發(fā)展。特別是在檔案管理中，檔案中對各個(gè)方面的信息都進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，如果個(gè)人信息泄露，會造成嚴(yán)重的后果。因此，在實(shí)際工作中，檔案管理人員需要結(jié)合實(shí)際情況，利用有效的措施，盡可能的防止個(gè)人信息泄露。下文針對檔案管理中防止個(gè)人信息泄露的策略進(jìn)行深入分析，希望可以有效保護(hù)個(gè)人信息，以防當(dāng)事人切身利益受到損害，保證良好的社會秩序。

關(guān)鍵詞：檔案管理;個(gè)人信息;防止泄露;策略

在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)的不斷發(fā)展給人們?nèi)粘Ｉ顜砹溯^多的便利，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，人們可以方便的對自身所需信息進(jìn)行獲取，并且信息之間的交流不會受到時(shí)間、空間的限制。但是在該過程中，人們的個(gè)人信息，尤其是進(jìn)行檔案利用的信息，難免會出現(xiàn)泄漏的問題，這種個(gè)人信息的泄漏會產(chǎn)生較大的安全隱患。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員需要給予個(gè)人信息保護(hù)足夠的重視，結(jié)合實(shí)際情況，通過科學(xué)合理的手段，不斷加強(qiáng)管理力度，保證檔案個(gè)人信息在利用過程中的安全性，進(jìn)而有效防止個(gè)人信息泄露問題的出現(xiàn)，提升檔案管理質(zhì)量和水平。

1 檔案管理中個(gè)人信息泄露途徑

1.1 在收集中的泄露

個(gè)人信息受到法律保護(hù)，屬于公民的隱私權(quán)，任何人不允許通過任何手段進(jìn)行竊取、傳播、轉(zhuǎn)讓、出售。現(xiàn)階段，盡管我國相關(guān)法律法規(guī)對檔案的管理與利用、密級的變更與解密進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，但是在個(gè)人信息收集、使用、存儲、移交等方面還沒有明確的保密規(guī)定，導(dǎo)致不法分子有空可鉆[1]。在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作逐漸向著電子化方向發(fā)展，收集工作也呈現(xiàn)出自動化、快捷化、詳細(xì)化的特點(diǎn)，與此同時(shí)個(gè)人信息泄露問題也越來越突出，如果在收集個(gè)人資料時(shí)稍有不慎，便會造成泄露問題。

1.2 在傳輸與儲存中的泄露

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，在檔案管理工作中，出現(xiàn)個(gè)人信息泄露的一個(gè)重要原因就是網(wǎng)絡(luò)信息安全性和可靠性相對較差。在檔案管理部門和用戶之間通過網(wǎng)絡(luò)，對個(gè)人信息進(jìn)行傳遞時(shí)，有可能會發(fā)生泄露問題;或者是在不同網(wǎng)站之間對個(gè)人信息進(jìn)行共享的某個(gè)環(huán)節(jié)中，也有可能發(fā)生泄露問題;又或者是在檔案網(wǎng)站與某些服務(wù)單位中對個(gè)人信息進(jìn)行貯存時(shí)也有可能出現(xiàn)泄露問題。存在這一現(xiàn)象，究其原因在檔案管理工作中個(gè)人信息保護(hù)措施不夠完善，沒有充分利用技術(shù)保護(hù)手段對個(gè)人信息進(jìn)行保護(hù)，進(jìn)而導(dǎo)致在傳輸與儲存中發(fā)生個(gè)人信息泄露問題[2]。

1.3 在利用中的泄露

在檔案管理工作中，檔案利用是非常重要的一部分內(nèi)容，若無法科學(xué)、合理、恰當(dāng)?shù)膶€(gè)人資料進(jìn)行利用，那么非常容易在檔案信息服務(wù)工作中出現(xiàn)個(gè)人信息泄露問題。在檔案利用中，一定會涉及保護(hù)公民個(gè)人信息的問題，若在該過程中發(fā)生事務(wù)，會給公民個(gè)人帶來較大的危害，甚至還會影響到社會安定團(tuán)結(jié)。現(xiàn)階段，由于受到多種因素的影響，在檔案信息開放利用中，個(gè)人信息難以得到應(yīng)有的保護(hù)，尤其是部分服務(wù)單位對用戶個(gè)人信息進(jìn)行隨意公開和出售，嚴(yán)重影響到了檔案管理效果。

2 檔案管理中防止個(gè)人信息泄露的策略

2.1 對檔案管理與收集工作進(jìn)行規(guī)范，防止個(gè)人信息泄露

在檔案管理工作中，檔案管理人員需要嚴(yán)格根據(jù)檔案使用類型的相關(guān)規(guī)范條件開展工作，進(jìn)而營造一個(gè)基于非全面保護(hù)意識的公民使用環(huán)境，充分發(fā)揮內(nèi)部保護(hù)條件優(yōu)勢。在收集個(gè)人檔案信息時(shí)，需要堅(jiān)持合法、資源的原則，通過合法的方式獲取個(gè)人信息，避免利用欺詐、盜竊、其他非法手段進(jìn)行獲取[3]。與此同時(shí)，檔案管理人員需要保證個(gè)人信息獲取的真實(shí)性，避免把錯(cuò)誤資料和虛假資料作為個(gè)人信息，也不允許歪曲事實(shí)，對個(gè)人信息進(jìn)行隨意偽造和篡改。并且，檔案管理人員有義務(wù)告知被收集者相關(guān)事實(shí)和權(quán)利義務(wù)。此外，檔案管理人員只能把資料用在法定的，或者是當(dāng)事人同意的范圍內(nèi)，不允許把個(gè)人信息用在非法或者是商業(yè)性使用。從原則上來講，個(gè)人信息在收集以后不允許進(jìn)行轉(zhuǎn)讓，除非獲得當(dāng)事人的同意，在法律允許非經(jīng)本人同意也可以轉(zhuǎn)讓的條件下，也需要對當(dāng)事人進(jìn)行通知。

2.2 注重對個(gè)人信息管理的技術(shù)保護(hù)，防止個(gè)人信息泄露

在檔案管理工作中，檔案管理人員需要利用有效的技術(shù)保護(hù)措施，避免個(gè)人信息泄露。利用這在對個(gè)人信息進(jìn)行使用時(shí)，只限于實(shí)現(xiàn)既定目的，可以閱覽、復(fù)制、摘錄檔案信息，但是不允許違背相關(guān)規(guī)定，把個(gè)人信息進(jìn)行對外公布、散布、發(fā)表、傳閱等，也不允許對他人進(jìn)行出售。與此同時(shí)，在管理工作中需要注重技術(shù)保護(hù)措施的利用，例如利用加密軟件（如圖一）、軟件管理工具、自動刪除個(gè)人資料軟件等，。此外，為了防止出現(xiàn)未獲授權(quán)人允許截取或查閱個(gè)人信息的問題，檔案管理人員可以在網(wǎng)站設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)器，自動使電子郵件傳輸?shù)筋A(yù)定的服務(wù)器目錄機(jī)密郵箱中。

2.3 不斷提升檔案管理人員防范意識，防止個(gè)人信息泄露

在檔案管理工作中，為了可以滿足工作需求，檔案管理人員需要對各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行了解和熟悉，對館藏信息進(jìn)行掌握[4]。并且，為了可以對更多的個(gè)人信息進(jìn)行了解，需要對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，使其可以嚴(yán)格根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行檔案管理工作，不斷提升其自我約束意識和能力，避免發(fā)生因?yàn)槿藶橐蛩爻霈F(xiàn)個(gè)人信息泄露的問題。

3 結(jié)束語

總而言之，在新時(shí)代背景下，在檔案管理工作中，防止個(gè)人信息泄露是非常重要的，不僅可以有效保護(hù)當(dāng)事人的個(gè)人信息，避免其切身利益受到損害，還可以有效維持社會秩序，促進(jìn)社會和諧穩(wěn)定發(fā)展。現(xiàn)階段，由于受到多種因素的影響，檔案管理工作還存在一些問題，這給防止個(gè)人信息泄露工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。想要有效防止個(gè)人信息泄露，在實(shí)際工作中，檔案管理人員需要結(jié)合實(shí)際情況，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求，加強(qiáng)對個(gè)人信息的管理力度，通過科學(xué)有效的策略，有效防止個(gè)人信息泄露問題出現(xiàn)，從根本上提升檔案管理工作質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)

[1]鄒晶，劉立，李雯雯.基于組織管理的預(yù)防個(gè)人信息泄漏策略研究[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2019，30（01）：300-302.

[2]齊永真，王建英.淺析信息化檔案管理安全防范之策略[J].新絲路，2019（10）：80-81.

[3]孟輝.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案開放利用中的個(gè)人信息保護(hù)[J].山東工商學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，32（05）：85-93.

[4]聶云霞，黃文瓊.數(shù)字檔案用戶個(gè)人信息保護(hù)的現(xiàn)實(shí)困境與解決思路[J].檔案學(xué)研究，2019，000（001）：75-79.