探究如何做好國有大型建筑企業的人事檔案信息化工作

付莉斯

摘 要：人事檔案對于國有大型建筑企業的發展而言，發揮著突出作用。然而，在我國的多數國有建筑企業之中，未能實現人事檔案的信息化工作。本文以此為背景，針對如何做好國有大型建筑企業的人事檔案信息化工作進行了深入研究。

關鍵詞：國有大型建筑企業;人事檔案信息化工作;舉措

1 人事檔案信息化的含義

人事檔案信息化的含義是，將紙質檔案進行掃描、處理后形成相對應的電子數據，從而變為電子檔案，檔案包含的主要內容有目錄、原始圖像和高清圖案的相關數據。在檔案中，詳細記載著個人的工作經歷、工作能力、思政表現等。這份檔案在選拔和任用人才時，將會為管理人員提供準確且真實的信息。

2 當前國有大型建筑企業人事檔案管理的現狀及存在的不足

近年來，隨著我國基礎設施建設工作的大力發展和PPP模式的逐步應用，使得我國建筑業為改善人民的物質生活方面做出了突出貢獻。不過，在建筑企業的發展過程中，也顯現出了自身在人事管理方面的不足，亟需引入現代化的管理理念，借以提升企業的管理水平。

2.1 人員流動性過大，易造成檔案遺失

參照相關數據可知，建筑行業內的人員流動率高達20%，其中只有少部分人員進入了政府部門擔任公職，大部分人員則是繼續留在國有或是民營建筑企業中從事相關工作，然而，由于民企中缺少專門的檔案管理機構，導致檔案無法實現歸檔，長此以往，員工受到這種工作氛圍的影響，自身也不會再重視檔案的重要性，在人員的后續流動過程中極易出現檔案遺失的情況。

2.2 國有企業及個人不重視檔案

首先，考慮到國有企業普遍不重視檔案的作用，導致企業內部的管檔人員數量稀少，在大多數情況下，都是由一人負責管理多達上千份的檔案。數量如此龐大的檔案，促使管理人員只能提供存放與查閱服務，難以及時完成檔案的收集與整理工作。其次，不同部門的管理人員都缺乏對檔案知識的了解，因此，也不具備較強的材料歸檔意識，極易錯失材料歸檔的良好時機，最終造成材料缺失的現象。最后，員工個人也不重視檔案的重要性，不知道哪些材料應該歸納進檔案，經常將材料自行存放，導致材料出現遺失。

2.3 人事檔案管理水平較差，檔案利用率低下

當前，國有大型建筑企業仍舊慣于對人事檔案的管理使用紙質檔案管理模式，尚未運用現代信息化管理技術，造成上述現象的主要原因是：管理過于簡單;企業內部不具備高效的管檔工具;檔案利用率低下，致使員工信息與檔案內部信息無法做到準確對應;檔案信息內容更新遲緩，易出現差錯且沒有準確依據，使得人力資源部門難以準確了解員工的真實動態。

2.4 難以合理利用檔案內的數據信息

在國有大型建筑企業中，存放著上萬人的檔案卷宗，而每一份檔案之中都記載著諸如個人工作經歷、職稱、籍貫等多項數據信息，但是，由于缺乏有效的檔案管理工具，致使擁有大量信息內容的檔案材料未能在企業的人力資源數據分析方面，發揮自身的數據優勢，從而不能提供相關幫助。

3 國有大型建筑企業的人事檔案信息化舉措

3.1 做好檔案信息化人才隊伍建設工作

國有大型建筑企業的檔案信息化工作是否可以完成，主要取決于企業能否做好檔案信息化人才隊伍的建設工作。首先，立足于企業層面，就要對該項工作予以高度重視。具體來講就是，在企業內部成立專項信息化工作辦公室，主要領導為分管人事工作的高管，然后，從下屬子公司的人力資源部門中選取政治思想過硬、嚴格遵守原則的員工參與到信息化工作小組之中。本小組的主要工作職責就是做好本單位員工的個人檔案審核及信息化工作。其次，在成立小組后，要著重提高相關人員的業務能力，定期組織人員參與培訓，通過明晰審核流程、補充材料的具體細則等內容，將檔案信息化流程梳理正確。

3.2 加大開發人事檔案信息系統的利用程度

通過加大人事檔案信息系統的利用程度，可以充分提取檔案之中存在的信息數據，借由將檔案信息系統數據庫同HR系統數據庫相對接，使得HR系統能調用各類人事信息，從而避免兩個系統中的數據利用率低下，并且還能確保數據的一致性、完整性和準確性。另外，在收集、整理人事信息的過程中，可以達到一次收集而后多次利用的成效，比如，每次更新人事檔案的信息內容，在HR系統中也能實現同步更新，此舉極大的提升了人力資源管理的效率。在國有大型建筑企業之中，借由構建數據模型、設置查詢、篩選與統計功能，得以形成一套完善的人事信息數據庫，以此有效發揮出大數據的種種優勢，方可對人事信息內容開展進一步分析，進而為企業做出人才戰略的相關部署提供參考。

3.3 做好人事檔案專項審核與信息化工作

首先，在企業內部全面開展人事檔案信息專項審核工作。前期，由各分公司的工作人員對人事檔案進行初審，而后再由公司檔案信息化辦公室的成員負責后續的復審工作，力爭從多個角度出發做好審核工作。在此過程中，找出檔案清單之中缺少的資料內容，開具相關通知單，尋求員工個人、部門或是單位進行材料補充，此舉可以對檔案之中缺少的信息內容進行查缺補漏，以此確保其中的三齡兩歷等信息是完整、準確的，進而提升檔案的利用價值。其次，做好人事檔案信息的錄入工作，按照清單要求的順序進行掃描。當該項工作順利完成后，為人員的后續使用提供了方便，僅需通過系統即可完成檔案的查閱或是打印，從而提高了檔案的利用率，減少了檔案的拆裝次數，避免檔案出現遺失或破損的情況。

4 結束語

綜上所述，在國有大型建筑企業之中，人力資本積累會對企業的未來發展造成重大影響。而人事檔案信息化工作卻又可以成為企業提升人力資本的關鍵性因素，因此，企業只有實現人事檔案信息化管理，才能為自身的后續發展提供良好保障。

參考文獻

[1]朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].機械工業出版社，2003（11）：25-45.