探析醫(yī)院文書檔案信息化管理探索

鄭愛云

摘 要：現(xiàn)階段，信息化技術(shù)發(fā)展速度日益加快，同時開始廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，促使檔案管理工作更加規(guī)范。運(yùn)用信息化管理方式管理文書檔案，即使此項(xiàng)工作的管理水平得到了顯著提高，同時為文書檔案管理提供了諸多方便，這為醫(yī)院檔案管理水平的提升提供了諸多幫助。所以，應(yīng)把醫(yī)院文書檔案信息化管理工作當(dāng)作重點(diǎn)工作之一，對檔案利用價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，為醫(yī)院的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮重要促進(jìn)作用。對此，本文基于醫(yī)院文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)，對醫(yī)院文書檔案信息化管理策略展開了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;信息化管理

文書檔案管理是醫(yī)院日常管理中不可或缺的一部分，其直接影響著醫(yī)院內(nèi)部規(guī)劃以及前景發(fā)展。在信息化時代背景下，醫(yī)院文書檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了線上管理的目標(biāo)。但因?yàn)獒t(yī)院文書檔案內(nèi)容多、范圍廣，所以在向信息化管理發(fā)展的過程中很容易出現(xiàn)各種各樣的問題，這就需要檔案管理人員和院內(nèi)檔案管理需要相結(jié)合，將管理計(jì)劃切實(shí)做好，促進(jìn)自身管理能力增強(qiáng)。

1 醫(yī)院文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1 對文書檔案的查漏補(bǔ)缺極為有利

過去，在開展醫(yī)院文書檔案管理的過程中，主要是立卷整理資料，這種管理方法容易造成資料收集不齊全或缺失，因此大部分時候要拆卷重新進(jìn)行整理，從而使得文件順序被打亂。如此便增多了相關(guān)人員的工作任務(wù)，需要對文書檔案封面進(jìn)行修改、抄寫目錄、重新編排資料，十分復(fù)雜和繁瑣。而在醫(yī)院文書檔案管理工作中積極引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，便能在資料系統(tǒng)中將正確的修改指令輸入其中，通過系統(tǒng)自動進(jìn)行修改，如此便能促進(jìn)此項(xiàng)工作的質(zhì)量與效率顯著提升。

1.2 對珍貴文件資料的保存極為有利

過去，醫(yī)院在對文書檔案進(jìn)行整理時，為了在立卷中使裝訂更加美觀，要對資料做修邊和切邊處理，這一步驟若是沒有做好，便會對文件資料的外觀造成影響[1]。采取信息化的手段管理醫(yī)院文書檔案，只需在通過掃描文書檔案，用電子文件的方式存儲，之后直接運(yùn)用于管理工作之中即可，如此不僅可以使珍貴的原始資料得到科學(xué)保存，同時也能確保醫(yī)院信息的準(zhǔn)確性和完整性。

1.3 對檔案資料的快速準(zhǔn)確利用極為有利

過去，醫(yī)院在運(yùn)用信息化手段開展管理工作的過程中，主要采用的是手工管理方式，從而浪費(fèi)了諸多人力、物力，同時醫(yī)院文書檔案未包含諸多信息，不能充分利用文書檔案信息資料。但在此項(xiàng)工作中積極借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，便能增強(qiáng)其信息化，借助電子目錄，整理和歸檔相關(guān)資料，為今后有效、迅速地查詢相關(guān)檔案資料提供方便。除此之外，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以給予醫(yī)院各部門以及各科室有效幫助，使其能夠在最短的時間內(nèi)查詢相關(guān)文書檔案，讓文書檔案能夠?yàn)榇蠹宜茫瑢?shí)現(xiàn)了資料利用效率的最佳化。運(yùn)用信息化手段開展管理工作，可以使資料更加形象直觀，為今后的查找和檢索提供方便，同時讓文書檔案資料的安全性得到有效保障。

2 醫(yī)院文書檔案信息化管理策略

2.1 創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案信息化管理理念

必須運(yùn)用先進(jìn)的管理理念開展醫(yī)院文書檔案管理工作，唯有如此，才能使醫(yī)院文書檔案信息化管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)[2]。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展此項(xiàng)管理工作，可以使文書檔案管理更具科學(xué)性，讓紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，將現(xiàn)代信息技術(shù)的便捷性充分發(fā)揮出來，確?，F(xiàn)有信息資源最優(yōu)化。醫(yī)院各領(lǐng)導(dǎo)和文書檔案管理人員應(yīng)加深對信息化管理重要性的認(rèn)識，樹立先進(jìn)的管理理念，借助信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等對各種文書檔案進(jìn)行整理與簡化，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院文書檔案朝著信息化和數(shù)字化發(fā)展。

2.2 制定相應(yīng)的管理制度

管理人員應(yīng)對相應(yīng)的信息化文書檔案管理計(jì)劃予以制定，促進(jìn)檔案管理效率提升。第一，因?yàn)獒t(yī)院每天都有很多就診病歷，所以具有很大的檔案信息量，應(yīng)要求檔案管理人員第一時間進(jìn)行備份，同時在固定的時間收集和清理檔案，把沒有用的檔案清除，防止資源空間被占用。醫(yī)院管理層可以構(gòu)建監(jiān)督小組，在固定的時間對院內(nèi)檔案情況進(jìn)行檢查，加深對一天工作中檔案類型變化情況和數(shù)量的了解，從而把之后的工作管理重點(diǎn)整理和推斷出來。第二，院內(nèi)發(fā)表文獻(xiàn)以及研究資料均是十分珍貴的文書檔案資料。所以，監(jiān)督小組應(yīng)向檔案管理人員提出要求，必須將備份整理工作做好，同時設(shè)置相關(guān)查看權(quán)限，實(shí)施分層管理制度，只有研究相關(guān)人員以及高層領(lǐng)導(dǎo)才能查看。其他人員必須出具相關(guān)證明，才能查看和訪問。除此之外，要設(shè)置相應(yīng)的修改權(quán)限，如此才能促進(jìn)檔案管理安全性提升，不會隨意更改其內(nèi)容，使檔案更具價(jià)值。

2.3 加快醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)階段，醫(yī)院發(fā)展速度日益加快，顯著增加了各種文書檔案的數(shù)量與種類，若是仍運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方式，就很難促進(jìn)醫(yī)院文書檔案記錄以及整理工作效率提升，不能使現(xiàn)代醫(yī)院對文書檔案的管理需求得到滿足。信息化時代，醫(yī)院需要注意設(shè)備和技術(shù)的更新?lián)Q代，積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，運(yùn)用應(yīng)計(jì)算開展此項(xiàng)工作，使信息化管理目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)[3]。第一，醫(yī)院應(yīng)投入足夠的資金，配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施以及硬件設(shè)備，促進(jìn)信息化管理建設(shè)順利開展。第二，醫(yī)院應(yīng)把紙質(zhì)文檔制作成電子檔案，對其中重復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行整理，就缺少的內(nèi)容做好標(biāo)注，如此便能更好地開展之后的文書檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案信息化管理水平提升。第三，醫(yī)院必須注重建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)平臺，在信息系統(tǒng)中錄入文書檔案，立足于醫(yī)院信息資源的構(gòu)建，使網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)的目的順利實(shí)現(xiàn)，如此便能提高信息化管理水平，更好地服務(wù)于患者。

2.4 提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

先進(jìn)的設(shè)備和儀器是確保醫(yī)院文書管理模式先進(jìn)性的關(guān)鍵，同時高端、專業(yè)的人才也是不可或缺的一部分，其有利于順利開展醫(yī)院文書管理工作。所以醫(yī)院需要加大培訓(xùn)相關(guān)人員的力度，同時選擇一些人員外出進(jìn)修，以此給予其幫助，掌握更為豐富的理論知識，促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)能力增強(qiáng)。同時醫(yī)院還可以向相關(guān)專家發(fā)出邀請，讓其到醫(yī)院開展講座，為醫(yī)務(wù)人員傳播和普及相關(guān)知識，充分調(diào)動醫(yī)療工作人員自主學(xué)習(xí)的積極主動性，增強(qiáng)意識。在固定的時間組織文書檔案管理人員進(jìn)行考核，以此激勵其積極主動提高自身綜合素質(zhì)。

2.5 確保文書檔案信息化管理工作的可靠性和安全性

作為一種醫(yī)學(xué)信息資源，在醫(yī)院中文書電子檔案是極為重要的組成部分，其有效性、安全性以及準(zhǔn)確性直接影響著實(shí)際的醫(yī)療作業(yè)，所以，確保醫(yī)院文書檔案信息化管理工作運(yùn)轉(zhuǎn)的正常性、可靠性以及安全性意義極為重大[4]。醫(yī)院和文書檔案信息化管理工作人員應(yīng)借助各種各樣的檔案管理手段，如第一時間備份檔案、設(shè)置防御系統(tǒng)、安排專門的人員負(fù)責(zé)保管、建立安全保證體系等，確保此項(xiàng)工作更加可靠、安全。

3 結(jié)語

總而言之，采取信息化手段管理醫(yī)院文書檔案，其是時代發(fā)展的大勢所趨，其為對醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展極為有利。此項(xiàng)工作并非只是檔案管理部門的任務(wù)，而需要醫(yī)院各個部門的相互配合和一同努力才可以做好。對此，醫(yī)院各部門應(yīng)高度重視此項(xiàng)工作，促進(jìn)文書檔案信息化管理水平提高，更好地服務(wù)于患者與家屬，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展發(fā)揮促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]楊志聯(lián).試論信息化時代醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略[J].蘭臺內(nèi)外，2019（34）：3-4.

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[3]劉洋.信息時代醫(yī)院文書檔案的信息化管理探微[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（22）：98.

[4]苗琳玲.信息化背景下醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：126.