信息化建設(shè)在藝術(shù)檔案管理中的必要性探析

曾婷

摘 要：藝術(shù)檔案產(chǎn)生于藝術(shù)資料本身和工作人員的各項(xiàng)活動(dòng)中，具有重要的參考和價(jià)值。信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必要趨勢(shì)。藝術(shù)檔案是藝術(shù)工作的重要組成部分，只有實(shí)現(xiàn)信息化才能夠提升藝術(shù)檔案的管理工作。本文主要分析藝術(shù)檔案的特點(diǎn)，探究了信息化建設(shè)對(duì)于藝術(shù)檔案管理的重要意義以及藝術(shù)檔案信息化建設(shè)的實(shí)施的方法，為信息化管理提出有效的建議。

關(guān)鍵詞：信息化;藝術(shù)檔案;管理;必要性

藝術(shù)檔案管理是基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案是藝術(shù)活動(dòng)的原始記錄，是決策的基礎(chǔ)。伴隨著信息時(shí)代的到來，藝術(shù)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息化。傳統(tǒng)的文字圖片檔案管理需要人工管理，信息記錄也以紙質(zhì)資料為主，這種管理方式和記錄方式不僅耗費(fèi)人工，而且極易出錯(cuò)，雖然藝術(shù)檔案管理信息化建設(shè)會(huì)給工作帶來巨大的挑戰(zhàn)，不僅要更改工作模式，還要引進(jìn)先進(jìn)的處理技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)型技術(shù)人員，還要保證整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)，勢(shì)必會(huì)帶來巨大的成本。但是，信息化建設(shè)也會(huì)為藝術(shù)檔案管理帶來新的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展機(jī)遇，其長(zhǎng)遠(yuǎn)的意義遠(yuǎn)大于初期建設(shè)成本。

文化藝術(shù)檔案的建立為信息時(shí)代發(fā)展帶來機(jī)遇與挑戰(zhàn)。所謂的機(jī)遇是指，文化藝術(shù)檔案是信息技術(shù)發(fā)展的不竭動(dòng)力;而面臨的挑戰(zhàn)是指，在科技高度發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)中，如何以科技信息為依托，將文化藝術(shù)檔案管理水平提升，是擺在科技信息社會(huì)中的重要課題。因此，加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案的數(shù)字化、信息化管理，在文化藝術(shù)發(fā)展中意義重大。

文化藝術(shù)檔案在文化單位中發(fā)揮著重要的作用，其實(shí)質(zhì)就是指在文化藝術(shù)單位中，各項(xiàng)藝術(shù)活動(dòng)中所產(chǎn)生的真實(shí)事跡記錄。在某種程度上講，文化藝術(shù)檔案也是對(duì)文化活動(dòng)的一種保藏與文化經(jīng)驗(yàn)的積累。尤其是在信息時(shí)代高度發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)中，文化藝術(shù)檔案擁有著豐厚的藝術(shù)資源以及藝術(shù)價(jià)值，在信息化時(shí)代建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。

文化藝術(shù)檔案的建立為信息時(shí)代發(fā)展帶來機(jī)遇與挑戰(zhàn)。所謂的機(jī)遇是指，文化藝術(shù)檔案是信息技術(shù)發(fā)展的不竭動(dòng)力;而面臨的挑戰(zhàn)是指，在科技高度發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)中，如何以科技信息為依托，將文化藝術(shù)檔案管理水平提升，是擺在科技信息社會(huì)中的重要課題。因此，加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案的數(shù)字化、信息化管理，在文化藝術(shù)發(fā)展中意義重大。

1 藝術(shù)檔案特點(diǎn)

1.1 決策依據(jù)和發(fā)展參考

首先，藝術(shù)檔案為工作的開展提供了依據(jù)。藝術(shù)檔案全面、準(zhǔn)確的反映了藝術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀以及日常活動(dòng)，藝術(shù)檔案管理人員可以依據(jù)這些資料進(jìn)行決策，制定符合藝術(shù)檔案本身的制度以及未來發(fā)展規(guī)劃。其次，藝術(shù)檔案人力方面有專業(yè)人才，檔案信息巨大，藝術(shù)檔案管理人員可依據(jù)檔案信息進(jìn)行人才培養(yǎng)、人員培訓(xùn)和人員篩選。最后，藝術(shù)檔案的業(yè)務(wù)包含了藝術(shù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳實(shí)記錄，是總結(jié)工作、發(fā)現(xiàn)工作中不足的重要參考。

1.2 科學(xué)管理的集中體現(xiàn)

藝術(shù)檔案的管理水平集中表現(xiàn)在檔案建設(shè)中，檔案建設(shè)的完備與否，直接反映了工作成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。藝術(shù)檔案管理者可以通過檔案，了解藝術(shù)的活動(dòng)和日常工作，從中總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題。

2 信息化建設(shè)對(duì)藝術(shù)檔案管理的必要性

藝術(shù)檔案所具有的原始性和真實(shí)性，使其在維護(hù)藝術(shù)領(lǐng)域的本來面貌上占據(jù)了不可替代的獨(dú)特權(quán)威地位。隨著科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用，使藝術(shù)檔案從傳統(tǒng)的手工管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，利用信息技術(shù)全面、完整、永久地保存了藝術(shù)信息，不僅能夠有效的解決當(dāng)前文化藝術(shù)檔案管理中存在的弊端，提升管理效率和質(zhì)量，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，更是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇。

藝術(shù)檔案的信息化建設(shè)，要求藝術(shù)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，根據(jù)藝術(shù)檔案自身的特點(diǎn)和發(fā)展需求，挖掘和管理藝術(shù)的各種信息，旨在為藝術(shù)檔案管理人員進(jìn)行決策提供參考，提升藝術(shù)檔案管理水平，為各項(xiàng)工作提供更好的服務(wù)。

2.1 檔案儲(chǔ)存便捷

傳統(tǒng)的藝術(shù)檔案，其檔案資料以紙質(zhì)資料為主。第一，紙質(zhì)資料無法隨意流通于各個(gè)部門，不方便上級(jí)下達(dá)工作，下級(jí)反饋工作;第二，紙質(zhì)資料的記錄工作繁重，如遇特殊情況，會(huì)造成信息記錄不及時(shí)，影響工作效率;第三，紙質(zhì)資料在查詢時(shí)多有不便，其參考性和實(shí)用性大大降低;第四，紙質(zhì)資料容易丟失，造成嚴(yán)重的損失。所以，藝術(shù)檔案管理的信息化可大大避免紙質(zhì)檔案所遇到的問題。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)記錄藝術(shù)檔案內(nèi)各項(xiàng)信息，并且利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息化進(jìn)行分類管理，能夠高效處理檔案信息，具有及時(shí)性、靈活性、準(zhǔn)確性、完成性等特點(diǎn)。藝術(shù)檔案管理者可直接利用檔案管理系統(tǒng)查找所需要的信息，同時(shí)通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作安排和工作結(jié)果驗(yàn)收。

2.2 節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間

傳統(tǒng)的藝術(shù)檔案管理中，需要很大的空間存儲(chǔ)藝術(shù)檔案的重要資料，在翻閱和查找時(shí)，相關(guān)人員要登記信息。此外，對(duì)于很多的檔案信息，需要專業(yè)的檔案管理人員對(duì)于檔案進(jìn)行專門整理、歸檔、記錄、查詢和維護(hù)。這種檔案管理模式需要較多的財(cái)力、物力和人力。藝術(shù)檔案管理信息化建設(shè)，只需要計(jì)算機(jī)設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備，便可對(duì)數(shù)量巨大的藝術(shù)檔案資料有序管理，大大節(jié)省時(shí)間。

3 藝術(shù)檔案信息化建設(shè)的辦法

信息化建設(shè)首先要求具有信息化的網(wǎng)絡(luò)和設(shè)施。從硬件來說，硬件是信息化建設(shè)的必要條件，藝術(shù)檔案信息化建設(shè)需要有專門的電腦、服務(wù)器、打印設(shè)備、掃描設(shè)備;軟件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便檔案管理工作。在有了基礎(chǔ)的硬件與軟件支撐的條件下，藝術(shù)檔案要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，針對(duì)信息化的管理系統(tǒng)制定管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。培養(yǎng)檔案管理人員的各方面素質(zhì)，提升專業(yè)水平。

首先，實(shí)現(xiàn)管理模式的變化。信息化管理模式在進(jìn)行檔案處理的時(shí)候可以直接完成數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案的自動(dòng)歸檔和統(tǒng)計(jì)。第二，改變藝術(shù)檔案搜索和利用的方式。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來為檔案管理提供了極大的方便，使藝術(shù)檔案管理的效率得到了極大的提升。第三，實(shí)現(xiàn)檔案休息化管理，需要依靠信息技術(shù)作為支撐，但由于傳統(tǒng)管理方式的影響，一時(shí)很難改變管理思想。因此需要對(duì)當(dāng)前的管理組合模式重新把進(jìn)行審視，利用開放的思想，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案信息化管理。

藝術(shù)檔案網(wǎng)絡(luò)化是充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)融為一體，進(jìn)行管理、傳輸、檢索和利用，真正實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案信息資源的共享。藝術(shù)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理改變了傳統(tǒng)管理模式下的各類資源分而治之的狀態(tài)，它是檔案信息化的重要標(biāo)志。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)形成了融開放式與互動(dòng)式為一體的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在此環(huán)境下，再像過去那樣將檔案集中于一個(gè)具體地點(diǎn)管理的做法，已顯得不甚合理了，電子時(shí)代的藝術(shù)檔案管理，或許不再必須接受傳統(tǒng)的管理方式，而是將檔案系統(tǒng)和檔案管理人員有機(jī)的結(jié)合融為一體。

4 結(jié)束語

藝術(shù)檔案的作用是真實(shí)地記載藝術(shù)發(fā)展軌跡，記錄藝術(shù)的日常活動(dòng)和重大改革。藝術(shù)檔案的作用，也在于為藝術(shù)工作者提供決策參考和發(fā)展依據(jù)。藝術(shù)檔案的重要性決定了藝術(shù)檔案管理工作的困難性。在新科技時(shí)代的背景下，藝術(shù)檔案應(yīng)當(dāng)將信息化建設(shè)作為檔案管理工作的中心，以信息化技術(shù)為動(dòng)力，積極進(jìn)行管理模式改革、工作方式創(chuàng)新、工作技術(shù)提升和人員培訓(xùn)提升，提升藝術(shù)檔案管理能力，開展藝術(shù)檔案管理工作新進(jìn)程，提升各項(xiàng)工作決策，更好地為藝術(shù)服務(wù)，提升綜合能力。

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