試談信息時代高校檔案管理應注意的幾個問題

王紅娜

摘 要：信息化手段有利于提高高校檔案管理工作的效率和質量。本文對目前高校檔案管理中存在的問題進行了簡要分析，提出了管理制度、人才隊伍、技術水平三方面的不足，為了改善這些問題，本文從健全制度、培養人才、提升技術、做好服務角度提出了發展策略，以促進高校檔案管理工作的開展。

關鍵詞：檔案管理;共享平臺;信息服務

隨著信息時代的到來，大數據、云計算技術的不斷出現，傳統的紙質檔案管理模式已經不再適用于今天，信息化檔案管理系統的建立是必然趨勢。信息化檔案管理系統擁有存儲量大、搜索方便、使用便捷的優勢，有利于進一步提高高校檔案管理的水平，為檔案管理工作提供一條新的發展路徑。

1 信息時代高校檔案管理中存在的問題

1）管理制度不完善，重視程度不足。檔案管理工作涉及很多環節，如收集、整理、傳遞、錄入等，一個環節的失誤很可能造成最后信息的錯誤。目前很多高校檔案管理制度還不完善，對于管理工作只是傳達一下工作流程，沒有建立明確的制度規范和監督規范。制度也應該隨著時代的發展而更新迭代，當今許多管理規范是在紙質時代所建立的，已經不適用于信息化時代的管理工作，進而延緩了信息化的流程。

許多大學生甚至高校老師不了解檔案的重要性，對于自身檔案沒有充分重視起來，在需要使用時經常發生問題。這是由于高校沒有對檔案的重要性進行著重宣傳，沒有將檔案工作的意義滲透在日常的學習生活中，也造成了收集信息時的不理解、不配合。

2）檔案管理隊伍人員素質不足。一些檔案管理人員自進入到信息化時代之后，并沒有及時轉變自身的管理觀念，提升自身的管理水平。一部分管理人員仍然認為檔案管理工作可有可無，對于檔案的錄入和整理十分敷衍，導致后續使用時出現很多問題。高校對于檔案管理的重視程度也不夠，對于檔案管理工作投入的資金少，對于工作人員的監督管理松懈，導致管理人員沒有正確認識到自己工作的重要性，對待工作就是得過且過，缺乏積極性。信息化管理工作對技術要求更加嚴格，需要管理人員掌握必備的計算機技術和檔案管理知識，但是多數管理人員的專業知識不足，技能水平達不到標準，沒有必要的信息篩選和處理能力，對檔案管理工作造成極大影響。

3）技術水平低，開發利用程度不足。信息化檔案管理系統的建立主要依托于技術的進步，但目前高校檔案電子化管理中的技術使用還不夠先進，配套設施還不夠齊備。首先，一些老式的紙質檔案需要進行電子化處理，對于一些照片、圖紙等信息需要高清晰度和分辨率的掃描儀和顯示器進行錄入和顯示，但許多高校沒有配備相應的設備，導致一些圖紙即使錄入之后的清晰度也不夠，造成后續查找使用時的不便。其次是管理人員對于檔案系統的分類、編輯工作做得不好，檔案的分類不明確，經常發生多個類型的信息混在一起的情況，沒有良好的編輯管理技術，導致在搜索時，只能通過關鍵詞來找到所需信息。再次，高校檔案需要建立數據庫系統，將各地區、各高校的信息上傳至云端，形成統一的大數據系統，但很多高校的數據庫建立還十分緩慢，一些建立了數據庫的高校，在數據庫安全性方面也做得不夠好，經常發生信息泄露的問題。數據庫的形同虛設導致高校對于檔案資源的開發利用程度不足，對于一些檔案的開放工作還停留在表面。最后，數據信息雖然不像紙質信息一樣會隨著時間造成信息丟失，但還是要進行定期維護，及時更新過時的檔案信息，檢查系統是否有漏洞等[1]。

2 信息時代發展高效檔案管理的措施

1）建立健全檔案管理機制體制。高校首先應該對檔案管理建立相應的管理制度，從制度層面規范檔案管理的標準，對于工作流程做出詳細的規范，在工作中要使用工作術語，統一信息錄入的格式，明晰檔案使用的情況和流程。同時要建立好管理責任制，對于每一個工作環節都應該有專人負責，在完成工作后要進行簽字，理清各部門職責，避免有責任交叉的真空區域，在發生問題時要追責到人，嚴肅處理。

2）培養專業人才，樹立管理意識。檔案管理人員的素質水平決定了管理工作的質量。首先要提升管理人員的管理意識，樹立開放意識，除了一些涉及機密信息的檔案不予公開，其他信息應該允許高校師生進行查看使用。樹立效率意識，每年的迎新季和畢業季是檔案管理工作比較繁忙的時期，管理人員應該做好提前規劃，可以將一些能提前收集的信息和整理的工作做好，及時高效地完成檔案的遷移、收入工作，在規定的時間內服務好高校學生。樹立責任意識，檔案信息的管理工作是連續的過程，對于需要更新的信息和修正的內容，管理人員要認真負責進行及時修改，要對自己錄入和整理的信息負責，避免因為人為原因造成信息錯誤。

其次是要學習一些專業技能，高校應該引進專業的管理人才和技術人員進行檔案管理工作，定時舉辦培訓課提升管理人員的計算機使用水平和技能。管理人員還要學習一些管理學的知識，提高工作效率和水平。

再次是要調整自己的工作方法，檔案管理人員在日常工作中往往需要同時進行收集和整理工作，二者是相輔相成的。管理人員在收集信息時就應該有整理的意識，將同類型的信息放在一起，方便后續精細化整理。不同的信息重要程度不同、上交的時間不同，所以也要做好的時間管理和重要性排序，將緊急的、重要的管理工作提到前面來做，避免耽誤后續工作的進展。對于資料的收集一定要全面且準確，因為信息可能散落在不同的地方和人員手中，管理人員要全面收集、認真比對，杜絕錯誤信息的錄入。

最后要樹立法律意識，學習法律知識。檔案信息涉及一個人的個人隱私，管理工作中要保證檔案的安全性，管理人員要學習相關法律法規，樹立安全意識，提高工作的規范度，保證檔案的安全。高校也可以設立專門的監督部門對于檔案人員進行監督，防止泄露信息的事件發生。

3）提升電子化水平，建設共享平臺。發展信息化檔案系統首先要將老舊的紙質檔案進行電子化掃描和錄入，完成檔案的電子化轉移。管理人員要對掃描后的檔案及時進行分類和整理，使之符合信息檔案的要求和規范，以此實現后續信息的利用和服務。檔案信息由于歸屬多個部門管理，在收集時會有一定的困難，在信息技術的幫助下，建設信息共享平臺有助于實現檔案信息的交互和聯通。也可以使用接口方式實現信息共享，在管理系統中添加電子文件歸檔接口，實現文檔在線歸檔，并且可以自動生成文件編號和文件目錄。大幅提升管理人員的工作效率，極大地節省了人力成本[2]。

4）提供檔案信息服務功能。檔案系統的建立最終是為了服務于高校師生，所以在信息服務功能上應該進行不斷創新。在進行檔案查詢時，高校師生可以通過自助終端進行查詢和打印，簡化步驟。對于一些檔案信息修正的申請，管理人員要認真耐心地教導學生申請的流程，積極幫助學生辦好辦妥，構建服務型檔案管理部門。目前高校師生中還存在一些對于檔案問題不清楚，沒有渠道詢問的問題，檔案管理部門應該建立信息交流平臺，對師生提出的問題及時進行回復，將被動服務轉化為主動服務。在畢業生的檔案轉出時，管理人員可以通過短信、微信的方式進行主動通知，方便學生對自己的信息有所掌握。

3 結束語

綜上所述，為了推進高校檔案管理系統向綜合化、規范化、信息化方向發展，高校必須跟上時代步伐，做好制度建設、設備配備;管理人員要提升自身服務意識，提高服務水平。信息化檔案管理制度的構建依托專業團隊和多元化的渠道，有助于推動高校教育、科研等工作的開展。

參考文獻

[1]金江梅.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究[J].蘭臺內外，2020（16）：4-6.

[2]陳方方，何丹.信息化時代高校檔案管理系統研究[J].中國管理信息化，2019，22（23）：160-161.