人才交流中心對高校畢業生的檔案管理服務工作探討

閆雪蓮

摘 要：人才交流中心是檔案管理的重要場所，具有高校畢業生各方面信息資料，如個人工齡、學歷水平、工作經驗及組織關系等，能夠為企事業單位人才招聘與選拔提供可靠依據，在促進大學生就業上發揮著重要作用。本文就人才交流中心對高校畢業生檔案管理服務工作進行了簡單探討。

關鍵詞：人才交流中心;高校畢業生;檔案管理服務

高校畢業生檔案中能夠將大學生學習、生活和獲獎等情況如實反映出來，是衡量大學生個人素質與綜合表現的重要依據，用人單位借助高校畢業生檔案，能夠初步掌握大學生能力與水平等情況。這要求人才交流中心做好檔案管理服務工作，為大學生就業創造有利條件，也滿足用人單位人才招聘的需求。

1 人才交流中心對高校畢業生的檔案管理服務的重要性

1）有利于體現高校畢業生綜合素質。大學生在學習、生活以及社會實踐活動中的表現情況，主要通過檔案的形式保存下來，通過管理好這些原始檔案信息，能夠保證高校畢業生檔案的完整性與真實性。高校畢業生檔案能夠如實反映學生在校學習成績、能力水平等信息，將大學生教育背景、基本信息以及綜合素質記錄下來。當高校畢業生離開學校并進入企業應聘與面試后，企業管理者結合高校畢業生檔案，能夠全面了解大學生受教育情況，并獲取高校人才培養模式、專業教學目標等信息，通過分析企業內部工作崗位需求，確保應聘專業對口的人才。

2）有利于促進高校畢業生就業。近年來我國每年大學生畢業人數眾多，其就業問題備受社會各界關注。從高校畢業生離開校門到最終就業，其相關檔案資料都發揮著重要作用，為大學生順利就業奠定了良好基礎。加強高校畢業生檔案管理工作，主要服務于大學生就業，人才交流中心結合生源情況、畢業生就業等出發，打造完善的高校畢業生檔案管理平臺，這樣有利于用人單位進一步掌握高校畢業生各方面情況，達到促進大學生就業的目的[1]。

2 人才交流中心對高校畢業生的檔案管理服務存在的問題

1）認識不到位，重視程度不夠。由于部分人才交流中心規模不大，對高校畢業生檔案管理專業特點與作用認識不到位，很大程度上忽視了檔案管理工作，只是做好了檔案收發或簽字蓋章等工作。受到這種觀念的影響，人才交流中心檔案管理工作僅僅由非專業人員負責，且缺乏較強的責任心，導致高校畢業生檔案管理效率不高，經常出現檔案丟失與遺漏等問題，為檔案的查詢與利用帶來了不便。

2）檔案管理人員配置不足。分析人才交流中心檔案管理崗位配備的人員可知，基本上未能滿足國家規定的最低標準，即每千卷檔案配備一名專業檔案管理人員。由于我國高校的擴招，畢業生人數也逐年增加，檔案資料也越來越多，對檔案管理人員帶來了不小的挑戰，由于人手不足，綜合素質不高，難以保證高校畢業生檔案管理質量。此外，高校畢業生檔案管理涉及事項眾多，任務較重，流程繁瑣，容易讓人產生枯燥、乏味之感，很多檔案管理人員要求主動調去其他崗位，甚至出現跳槽的現象，造成人才交流中心檔案管理人員顯得非常匱乏。

3）存在“重管理、輕服務”現象。人才交流服務中心承擔著服務人才的重要職責，發揮著聯系市場、人才和用人單位的作用，從而為人才交流提供優質服務。然而很多人才交流服務中心對自身定位不清晰，職責認知不到位，將工作目標簡單放在“管檔管人”上，無論是檔案管理還是利用都顯得過于被動，不能體現高校畢業生檔案的真正價值。由于忽視了對企業與人才的服務工作，且不注重創新服務內容與方式，導致高校畢業生檔案管理目標難以正常實現。

4）檔案管理技術水平不高。在信息化背景下，檔案管理中也開始應用信息技術，大幅度提升了檔案管理效率。然而部分人才交流服務中心資金不足、觀念落后，未及時配置檔案管理所需的先進設備，包括智能密集架、自動除濕機和自動滅火系統等。人才交流服務中心也未配置先進檔案管理系統，對檔案收集、整理、分類、歸檔和保存等主要由人工完成，且檔案管理人員掌握的信息技術較少[2]。

3 提升才交流中心對高校畢業生的檔案管理服務水平的對策

1）高度重視高校畢業生檔案管理服務工作。對人才交流中心來說，必須將高校畢業生檔案管理放在重要位置，確保能夠真正發揮出畢業生檔案的價值。高校畢業生檔案管理繁瑣，但是又是一項非常重要的工作，對畢業生的命運有巨大的影響，這要求人才交流中心嚴格考核檔案管理人員，在人員招聘時做到層層把關，確保其學歷、業務能力及掌握的專業技能都符合規定標準，只有通過考核才能上崗。上級部門應定期監督與抽查人才交流中心檔案管理工作情況，針對出現的問題必須盡快整改，并第一時間制定改進措施，并重新檢查，這樣才能提升高校畢業生管理效率。

2）提升檔案管理服務人員綜合素質。人才交流中心要結合國家標準，并充分考慮到單位實際情況，配置相應的檔案管理人員，確保每個工作人員都具備豐富工作經驗與較強的適應能力，并做到專業對口，熟悉信息時代下高校畢業生檔案管理工作流程，夯實檔案管理服務人才隊伍。人才交流中心也要定期開展培訓教育活動，促使檔案管理人員逐步積累豐富知識，轉變自身思想觀念，為他們提供更多外出交流學習的機會，逐步實現自身綜合素質與能力的提升。同時人才交流中心也要支持檔案管理人員工作，調動其積極性，從整體上提升檔案管理隊伍的素質與能力。

3）提高檔案管理服務水平。人才交流中心要轉變“重管理、輕服務”的思想，要充分考慮國家人才發展戰略、企事業單位人才需求以及高校畢業生就業需求等，為其提供所需的各項檔案服務。在檔案管理工作中也要進一步對服務內容與方式進行創新，提高服務附加值與精細度，確保高校畢業生檔案在企事業單位與人才交流服務中心實現自由流轉，將人才檔案價值真正體現出來。人才交流中心應結合市場需求，在服務機制上進行完善，實行市場化運行機制，通過發揮出市場的力量，在高校畢業生檔案上采取市場化管理措施，實現檔案業務的不斷拓展。人才交流中心通過提供注冊資格審查、人才引進以及人才測評等檔案服務，讓檔案管理業務發展的更加多元化，確保達到企事業單位對人才管理與調查等要求。

4）加快檔案管理信息化建設步伐。近年來大數據、云計算和物聯網等發展速度很快，高校畢業生檔案管理也要注重信息化建設。人才交流中心要考慮到檔案管理特點，充分應用計算機技術、互聯網技術等，逐步建立完善的檔案信息管理系統。人才交流中心要為檔案信息管理系統配置先進的軟件，結合數據層、技術平臺以及應用層，實現高校畢業生檔案收集整理、分類歸檔以及保存利用等順利進行，達到無縫銜接的目的。這樣能夠大大緩解檔案管理人員的工作壓力，便于集中處理與分析檔案數據信息，讓企事業單位與畢業生都享受到優質的檔案管理服務。人才交流中心在建設檔案信息管理系統的過程中，也要關注安全管理工作，發揮防火墻技術、入侵檢測技術等作用，確保檔案信息管理系統運行更加穩定與安全，避免發生重要信息泄露與篡改等問題[3]。

4 結語

總之，人才交流中心必須高度重視高校畢業生檔案管理與服務工作，這在我國社會管理中占有重要地位。因此人才交流中心要轉變思想觀念，增加資金投入，夯實檔案管理基礎，并培養更多優秀的檔案管理人員，促使高校畢業生檔案管理效率與質量不斷提升，更好的為企事業單位與大學生就業服務。

參考文獻

[1]楊秀麗.人才交流中心如何做好畢業生檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（13）：91.

[2]楊少強.人才交流中心如何做好畢業生檔案管理經驗談[J].市場論壇，2017（01）：64-65+74.

[3]李中楊.人才交流中心如何做好畢業生檔案管理[J].現代營銷（下旬刊），2015（10）：37.