創新檔案管理方法 提升檔案服務質量策略研究

劉燕

摘 要：隨著社會的不斷發展，以往的檔案管理方法已經無法滿足新形勢下檔案管理的要求。通過創新檔案管理策略，規范檔案管理工作，能夠有效提升檔案管理水平，讓其更好地服務于社會發展。檔案管理在企業中占有舉足輕重的地位，隨著社會經濟的發展，企業不斷地改革和創新，檔案管理工作也無法滿足當前企業相關工作的需求，因此，企業需要重新整合檔案管理工作，加強檔案管理的規范化，提高檔案管理的工作效率和工作水平。因此，深入探究新形勢檔案管理創新策略具有重要的現實意義。

關鍵詞：創新檔案;管理;策略

隨著當前社會的快速發展，工作內容越加復雜，檔案資源越加多樣化，檔案資源的價值越來越高，因此傳統的檔案管理工作已然無法滿足當前企業發展對于檔案管理工作的實際需求。在實際工作中，檔案管理對于企業和國家來說都極為重要，檔案如果出現損壞或遺失，則很有可能導致企業的日常生產無法正常進行。特別是對于紙質檔案管理工作而言，紙質檔案容易損壞不易保存，目前我們還未有比較完美系統的保存紙質檔案的科學方法，拓寬檔案保護方式，多角度、全方位實現對紙質檔案的保護變得尤為重要。只有不斷地提高管理方法才能夠合理降低紙質檔案的損壞概率，保證紙質檔案的利用率達到最優化。

1 新形勢下檔案管理策略創新的意義

檔案資料是企業在不斷發展過程中形成的非常重要的無形資產。在檔案管理過程中，不但要求做到完整、準確、系統地保存檔案資料，而且還要將企業在發展過程中所需要的各種資料和信息進行整理歸檔，并將其合理地融入到企業管理體系中。通過創新新形勢下的檔案管理策略，更新檔案管理理念，積極探究新型檔案管理手段，才能夠將企業的發展情況更加真實、準確地反映出來，為管理人員全面了解企業整體情況、及時調整經營管理策略提供重要的參考資料。

2 新形勢下檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理不重視，檔案管理人員素質有待提升

當前部分企業在發展過程中尚未認識到檔案管理工作的重要性，片面地認為檔案管理只是簡單地進行信息錄入和管理。同時，由于部分檔案管理人員對檔案管理的知識了解較少，職業素質偏低，在檔案管理過程中很容易導致檔案資料出現缺失和遺漏現象，不利于檔案資料完整地保存，嚴重影響了檔案管理水平的提升。

2.2 管理體制不健全，檔案管理人員配置不合理

由于部分企業在檔案管理過程中尚未構建完善的檔案管理體制，導致檔案管理人員在日常工作中缺乏監督，這樣在一定程度上影響了檔案管理效率的提升。同時，由于檔案管理人員配置不合理，進而制約了檔案管理水平的提升，影響了檔案資料的開發和利用。

2.3 檔案管理信息化水平低，制約了檔案管理發展

隨著信息技術被廣泛地運用到各項工作中，相比部分企業的檔案管理信息化建設水平依然發展緩慢，檔案信息化管理硬件設備不完備，導致信息技術的作用尚未在檔案管理中充分彰顯出來。同時，部分企業始終以紙質檔案管理為主，紙質檔案所占據的空間大、儲存信息量小、花費大量的人力和物力等這些現狀都制約著檔案管理水平的提升。

3 新形勢下檔案管理的創新策略

3.1 建立健全檔案管理制度，促進檔案管理規范化

首先，應構建科學化的檔案歸檔制度。在資料歸檔的過程中，應嚴格遵循檔案歸檔制度，切實保證檔案資料應收盡收。由于企業在日常經營管理中所涉及的類別多、開展的組織活動豐富多樣，決定了檔案管理內容的多樣化，所以在檔案資料收集過程中應切實保證資料的齊全性。尤其是企業在發展過程中針對各項經營活動所制定的方案、意見、決定等重要文件，應根據實際情況規范文件備案內容，以此保證檔案管理資料的完整性，讓新形勢下的檔案管理工作朝著規范化的方向發展。其次，完善檔案管理制度。隨著現代信息技術的快速發展，在新形勢下的檔案管理過程中應統籌結合信息化技術發展背景構建完善的檔案管理制度，優化檔案管理業務流程，制定檔案資料的安全管理措施，以便為保障新形勢下檔案資料的安全性提供重要的制度支持。再次，建立有效的檔案檢查制度。在新形勢下的檔案資料管理過程中，應該根據實際情況構建有效的檔案資料檢查制度，堅持做到自我檢查與企業檢查結合、上級檢查與檔案系統檢查結合、短期檢查與長期檢查結合，以此保證單位檔案管理資料的檢查效果，有效提升檔案資料的管理水平。最后，建立完善的激勵制度。為了有效提升新形勢下檔案管理水平，應根據實際需求合理地將檔案管理目標責任制納入績效考核制度中，充分調動檔案管理人員的工作積極性，最大限度地提升檔案管理水平。

3.2 注重檔案管理隊伍建設，提升檔案管理人員綜合素質

通過組織檔案管理人員積極參與專業培訓工作，能夠在培訓過程中更加全面地了解檔案管理的各項業務和專業技能，真正了解檔案管理工作的具體負責事項，如各類資料的立卷范圍、保管期限，全面提升檔案管理隊伍的綜合素質。從而更好地服務檔案管理工作。

3.3 強化檔案管理信息化建設，實現網絡資源共享

在現代社會發展的新形勢下，合理地將數字化技術和網絡技術應用到檔案管理過程中，靈活地利用互聯網進行檔案資料查詢與管理，注重開發檔案資料管理軟件，加快檔案資料管理實現智能化步伐。將先進的信息技術應用到檔案資源的管理過程中，逐步構建起數字化的管理系統，完善檔案數字化硬件設備，利用信息化技術來完成檔案資料的收集、整理、管理和查詢，便能夠讓檔案管理的效率真正得到提升。同時，由于各個部門的工作需求有所差異，所以在檔案信息化建設的過程中應針對不同的資料類型采用不同的數字化設備，讓各種數字化設備能夠與企業的檔案資料管理工作更好地對接起來，這樣能夠讓檔案管理資料更好地服務于企業發展。

3.4 建立檔案收集系統，提高檔案管理質量

在企業不斷發展的過程中，各種生產活動所產生的檔案資料大幅增加。因此，為了有效提升檔案管理效率，需要建立科學的檔案資料收集系統，明確負責人、聯系人和管理人員的職責，全面掌握企業發展情況，有效落實檔案收集歸檔工作。尤其是在一些大型的檔案資料管理過程中，合理地將各個部門集成一個統一的整體，全面開展檔案收集歸檔工作。逐步構建起良好的檔案資料管理網絡體系，擴大檔案資料內容的覆蓋范圍，最大限度提升新形勢下的檔案管理水平。

總之，強化檔案管理工作對推動社會發展具有重要的意義。尤其是在社會發展的新形勢下，通過創新檔案管理策略，建立健全檔案管理制度，保證檔案管理規范化，注重檔案管理隊伍建設，提升檔案管理人員綜合素質，強化檔案管理信息化建設，實現網絡資源共享，才能讓檔案管理工作真正實現規范化、科學化和法制化，最大限度提升檔案管理水平，推動檔案管理更好地服務企業發展。

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