新時代企業檔案工作的基本思路

徐建新

摘 要：目前，我國是大數據快速發展的新時期，檔案管理的工作是企業中非常重要的一項工作，檔案信息已經變成了社會信息當中很重要的一部分。現階段，隨著網絡信息技術的快速發展，大數據時代的來臨，企業一定要使用大數據技術來對檔案進行管理，這是很關鍵的一點。因此，本篇文章根據大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式進行研究。

關鍵詞：大數據;企業檔案管理工作;創新模式;解析

近幾年，“大數據”一詞越來越多地被提及，社會產生和捕獲的數據量迅猛增長，整個世界步入了大數據時代，當然，對于企業檔案工作來說也不能置身事外，數字檔案館的不斷建設完美地詮釋了檔案行業的進展。在這種大數據環境的驅使下，企業檔案工作必須適應時代要求，轉變傳統思想觀念，不斷積極的拓展企業檔案工作新模式，才能使得企業檔案工作適應時代發展的需要。

1 現代企業檔案管理實現信息化的意義

信息化的手段作為當前時期企業檔案管理工作的主要實現途徑，有著極其重要的作用。首先，有助于提高檔案的安全穩定性，將傳統的紙質檔案經過處理轉化成電子檔案的形式，加密儲存于硬盤中，并做好備份處理，不僅減少空間的占用，通過安全網絡傳輸數據，避免了文件丟失毀損的問題。其次，有利于減輕管理人員的工作強度，改變傳統人工收集、整理、編輯的模式，只需一次數據檔案錄入，就可以重復查詢使用。再者，有利于提高檔案管理的工作效率，傳統的紙質檔案管理程序冗繁，效率低且容易出錯，而信息化運用科學的處理方式，大大提高了工作的效率。

2 新時代企業檔案工作的基本思路

2.1 切實提升檔案管理意識水平，保證企業檔案工作的地位

在數字化及網絡化發展速度不斷提升的背景下，檔案載體逐漸從以往可視化記錄識別型轉換為依賴機器是被的代碼型;檔案管理模式逐漸從傳統手工模式、單機數據管理模式轉變為知識管理模式，在管理模式不斷發生變化的情況下，其管理流程及措施也發生一定變化。企業檔案部門實際運行的過程中，一定是需要解放思想，切實轉變自身的觀念，施行有效性比較強的措施，讓各個崗位上工作人員都養成一定檔案意識。首先應當切實提升宣傳力度，讓企業領導者養成一定檔案意識，科學合理的利用各種類型的媒體，切實提升檔案宣傳力度，讓企業領導者不重視檔案這一情況發生轉變，依據依法檔案管理及依法檔案使用案例進行宣傳，將檔案工作劃歸到日常性重要工作事項當中，使其在企業發展規劃中占據更為重要的地位。其次，施行各種有效性比較強的輿論模式及培訓措施，讓領導者可以對檔案工作的內涵及重要性形成清晰的認識，在檔案管理領域中投入更多的資金，讓檔案工作和企業管理、生存及發展相互融合起來，在此背景下自然是可以讓本企業走上一條全面發展道路上。

2.2 注重檔案信息化建設，使檔案現代化管理水平不斷提升

從殷商時期的甲骨檔案到春秋戰國時期青銅、簡牘等媒介的出現，再到紙質檔案、電子檔案等的出現。檔案的存儲載體隨著時代的發展也在不斷更新。當今社會信息技術飛速發展，企業對信息資源依賴程度越來越大，企業檔案要適應知識經濟時代市場的需要。只有通過信息化，才能保證檔案資源數據真實可靠、提高服務企業和社會。這就迫使檔案管理由過去的單一的紙質檔案載體開始向以錄音、錄像、磁盤、光盤等多樣化的檔案載體轉變。由于這些新型檔案材料具有體積小，儲存信息量大，傳輸速度快，便于組成信息網絡進行遠距離傳輸等特點，因而能夠及時大量地提供檔案信息，提高工作效率。新時代的檔案館館藏是以新型檔案材料為主，提供信息的方式將由以文件為主變為提供信息為主。但目前仍有部分檔案部門受經濟條件、人員素質的影響和其他因素的制約，現代化的檔案開發利用手段還不能得到普遍應用，但必須創造條件，逐步采取現代化管理手段，使檔案信息資源開發利用工作適應企業深化改革的需要。信息化建設就是在檔案管理部門的組織下，對企業形成的各門類的紙質檔案進行數字化加工，同時對檔案信息資源進行管理。實現檔案信息化，其基礎工作就是實現檔案的計算機管理，建立現代模式的檔案數據庫，充分利用檔案管理軟件，改變過去以手工編寫各種檢索目錄的傳統模式，使手工檢索向計算機檢索全面過渡，發揮計算機在檔案管理工作中的重要作用。檔案資源檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，需要長期細致的工作，企業在應用檔案管理軟件方面也要在實踐中不斷發展和完善，注意重視信息化建設人才的培養，保證檔案信息的安全，加強對電子文件的保存、歸檔、管理的研究等，使廣大干部員工能夠便捷地利用信息網絡查閱檔案資料，借鑒歷史經驗和技術，從而避免重復勞動，增強預見能力，減少盲目性。檔案信息化建設對于拓展檔案工作的服務范圍和應用深度，促進檔案管理的信息化，提高石油行業檔案管理水平，具有十分重要的現實意義。

2.3 實現智能化的電子文件歸檔模式

隨著電子文件在企業發展中不斷增加，電子文件的管理儼然已經成為一個企業信息化建設的核心，同時也成為檔案工作者所要面臨的一項新的工作內容，歸檔工作進行的順利與否，工作質量的好壞直接關系到檔案信息資源是否能夠得到科學的管理和有效的利用，也關系到信息化系統運行的效率問題。大數據時代的到來，企業內部所產生的電子文件數量激增，如果還是使用離線歸檔的零散的收集方式，電子文件的收集工作將面臨巨大的困難，同時歸檔文件的真實性，以及一些文件內部的聯系都很難保證。因此，要在企業內實現智能的電子文件歸檔模式。企業檔案部門應該在檔案管理信息系統建設的初期就介入，事先將設定的功能模塊嵌入到業務系統中，對電子文件實現全生命周期的管控，在電子文件流轉的過程中實時記錄必要的元數據和過程信息等內容，這樣可以有效的保證歸檔電子文件的真實性、有效性和完整性。同時實現電子文件的超前控制和智能化歸檔工作。

2.4 創新檔案管理的方法

在企業優化檔案管理工作的時候，最關鍵的一點就是要對管理方法來進行創新。滿足大數據時代的需求，改變以往存在問題的檔案管理方法，促進信息技術和檔案管理方法的結合，建立一個全新的檔案管理方法。企業只要使用這樣的管理方法，就可以有效地提升檔案管理質量和效率，使檔案管理工作得到晚上。此外，企業還要建立一個獎勵的制度，對檔案管理工作中表現好的管理人員進行表揚和獎勵。經過這樣的方法，可以有效地激發管理人員工作的積極性，并且使檔案管理工作的質量更好，促進企業的發展。

3 結語

現代信息技術的飛速發展給企業檔案管理工作帶來了巨大的發展契機，如何利用信息化的手段來提高企業對檔案資料的收集、整理和開發是當前我國諸多企業檔案管理工作改進的主要方向。在企業檔案管理信息化建設的過程當中，需要企業充分認識到檔案管理信息化建設的意義，不斷在制度層面、人員崗位設置等方面進行必要的優化與完善，從而促進企業檔案管理工作信息化建設水平的提高。

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