文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義探討

侯蕊

摘 要：隨著我國經濟社會的高速發展，事業單位也取得了不錯的工作成就，而文書檔案管理作為單位各項工作要務的重要組成部分，只有做好文書檔案管理工作才能促進事業單位長久穩定發展。但就目前來看，很多事業單位都忽視了這項工作，檔案價值得不到充分的發揮，而為了改變這一現狀，就需要從文書檔案整理對事業單位效能角度出發，提高事業單位文書檔案利用效率，為事業單位長久穩定發展奠定基礎。

關鍵詞：文書檔案;事業單位;效能化

文書檔案始終作為記錄事業單位發展歷程的重要檔案，它是企業事業單位取得卓越成就的見證者，里面包含前人總結的經驗教訓，為企業事業單位長久穩定發展奠定重要基礎保障，對此，企業事業單位應重視起文書檔案管理工作，并提高其利用效率，從而充分發揮其價值功能，以此來促進事業單位長效發展。

1 文書檔案概況

文書檔案是對機關、企事業單位歷年來發展經驗以及重要信息的總結、歸納等。檔案種類較多，且比較復雜，如何能夠合理利用，對企業各項工作的開展具有一定的指導意義。近年來，我國穩住檔案管理工作也逐漸受到重視，企業事業單位也加大了文書檔案的利用效率，但還要部分企業事業檔案管理人員，忽視了文書檔案在企業管理中的積極作用，無法發揮其利用價值，只有不斷改進穩住檔案管理方法，提高檔案管理人員的意識，才能促進文書檔案朝著向更加、科學、合理方向前進。

2 文書檔案管理日常出現的一些問題

2.1 文書檔案得不到重視

傳統事業單位多不重視文書檔案管理工作，管理人員也忽視了對檔案的管理，使得企業在經營發展中無法充分利用有效的價值信息，不利于企業單位長久穩定發展。而文檔管理中文檔采集作為其重要的組成部分，對于補充和完善文書檔案內容以及提高文書檔案的真實性方面起著積極作用。如果管理人員日常工作中不注重信息的收集和整理，那么就會丟失很多有價值的資源，對于企業長久穩定發展也會帶來一定的影響。

2.2 文書檔案基礎設施過于陳舊

隨著我國信息技術的高速發展，傳統的文書檔案管理方式已經無法適應社會發展趨勢，特別是計算機以及電子設備的出現，大大提高了文書檔案管理的效率以及檔案信息的利用水平。同時，現代化文書檔案管理方式可以不受時間地點限制，特別是對于一些重要的文件來說，具有很好地防護功能，大大提高文書檔案安全性。但由于很多單位缺少對文書檔案管理的重視，還在沿用傳統的制止管理方式，經常會出現丟失和遺漏的情況，對企業各項工作開展帶來一定的限制[1]。

2.3 文書檔案制度不健全

文書檔案制度管理對提高檔案管理效率以及保證檔案管理質量起著積極作用，但當下很多事業企業單位開展文書檔案管理的過程中，缺乏有效的制度，使得檔案管理工作出現較為混亂的情況，管理人員管理隨意性，使得檔案利用價值得不到充分發揮。

3 文書檔案的管理

3.1 采用科學合理的方式對文書檔案管理進行資源整合優化

文檔管理工作對提高檔案采集效率以及保障資料收集質量起著積極作用，需要文書檔案管理工作人員做好文檔的歸納與整理，并進行合理的劃分，這樣才能夠進一步提高檔案的利用效率。隨著我國經濟建設的發展，文檔管理形式也變得更加先進，現代化的文檔管理形式可以大大提高文章查閱管理效率，工作人員只需利用信息網絡工具就省去了人工檢索的麻煩，同時還能夠實現對文書檔案的有效保存，避免一些人為因素而影響文書檔案的完整度，加快了企業現代化文檔查閱系統管理步伐。此外，文檔管理也是文獻資源開發必條件，文檔管理應建立在科學、規范基礎上才能大大提高管理效率，同時，工作人員還要注重對檔案信息的優化，使文檔內容更加精準，利用起來更加高效，對提升檔案管理工作質量以及檔案內容質量有著不可替代的作用[2]。

3.2 創造現代數字化文書檔案

隨著我國網絡信息技術的高速發展，也為各行各業的發展提供了新的方向，對于事業單位文書檔案管理工作來說，也應該順利時代發展需要，不斷提高檔案管理先進化水平，運用先進的信息網絡工具，通過電子設施取代傳統的人工檔案管理，把傳統的紙質存儲方式變為數字存儲，及時的對檔案內容進行補充和完善，對于一些重要的信息要做好加密保存，為事業單位文檔管理工作提供新的發展方向。同時，還要組織相關技術人員建立完善的文檔軟件綜合服務系統，提高與現代網絡技術的關聯度，對促進文書檔案的利用效率以及保障文章資源質量方便起著積極作用。因此，事業單位文書檔案管理人員應合理的利用現代化檔案管理工作，提高檔案管理效率，為今后企業各項工作開展奠定重要基礎。同時，文檔管理工作除了要保證文檔使用功能外，還要做好文檔的防御在對防護工作，建立一個有效的文檔安全管理機制，對保障單位利益有著重要作用[3]。

3.3 完善文書檔案基礎設施

文書檔案包含著企事業單位歷年來的文件公告，重要會議信息以及文件通知等等，信息種類復雜，信息形式多樣，在日常管理中也會加大了管理人員的文書檔案管理難度，而為了進一步提高事業單位文書檔案管理小懶蟲，就需要不斷提高檔案人員的管理意識，并合理的應用先進的檔案管理工具，同時，單位也要重視起文書檔案管理工作的重要作用，并投入大量的資金設備應用于現代化文書檔案管理建設中來，完善相關的網絡配件，使文書檔案系統更加先進，更加便捷，從而彌補傳統文書檔案管理中的不足，這樣才能更好地適應社會發展需要，與時俱進，為企業、事業單位提供更加便捷的查詢文檔途徑和服務，使檔案文書價值得到充分發揮。

4 結語

綜上所述，文書檔案完整度以及內容質量對事業單位長久穩定發展有著重要意義，它還可以總結和歸納單位發展中遇到的問題，整合所有與事業相關單位的優秀資源，從而形成一個海量的信息數據庫。就目前來看，事業單位文書檔案管理還存在一些問題，比如管理人員重視程度不夠，檔案信息化建設不足，這都需要單位領導應重視起文書檔案管理對單位發展的積極作用，充分運用這現代化網絡信息技術，使得文書檔案管理發展邁上新的臺階。

參考文獻

[1]和煒.事業單位文書檔案的規范化管理[J].辦公室業務，2017（12）：131-132.

[2]楊立.探究事業單位文書檔案的規范化管理[J].神州，2017（19）：267.

[3]王明罡.新常態下對加強事業單位文書檔案管理的思考[J].辦公室業務，2017（10）：80.