如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

孫樹旺

摘 要：在當前新時期，人們的日常工作及生活模式都發生了改變。機關事業單位若想實現可持續發展，就需要加強檔案管理工作，建立全新的管理模式，使管理工作規范化、標準化，以此促進機關事業單位的可持續發展。本文對如何推進機關事業單位檔案管理進行探討，分析機關事業單位檔案管理的現狀，針對性提出了檔案管理工作規范化、標準化的策略，以供參考。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理工作;規范化;標準化

檔案管理可推動機關事業單位的發展，但就目前情況來看，機關事業單位的檔案管理不符合實際需求，這樣的問題阻礙了機關事業單位實現可持續發展。因此，應利用現代化手段構建科學合理的管理體系。同時，機關事業單位應建立符合當前發展趨勢的檔案管理模式，并利用創新思路解決現存問題。本文闡述了機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的意義，并提出了思路與方法，以此建立適符合需求的檔案管理體系，推動機關事業單位發展。

1 機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的意義

在新時期，機關事業單位的檔案管理應不斷創新，將制度進一步完善，以規范化、標準化為基礎制定各項規章制度，為實現可持續發展奠定良好基礎。同時，需要以相應的方法對當前檔案管理進行創新，使管理能夠掌握主動權，進而形成健全的檔案管理配置與體系。除此之外，在檔案管理上要有效分配技術人員的工作，并結合實際情況與有關規定嚴格進行管理維護，不斷提高機關事業單位檔案管理的水平，使管理體系更加符合機關事業單位在當前時代的發展需求，進而促進機關事業單位的可持續發展[1]。

2 機關事業單位檔案管理的現狀

2.1 管理模式相對落后

傳統的檔案管理不僅需要提供足夠的存檔空間，而且還需要注意防火、防破損等問題，一方面增加了檔案管理的人力成本，另一方面也增加了檔案管理的財務支出[2]。紙質檔案在保存的過程中很有可能變質或破損，檔案的安全性與完整性得不到良好的保障，其原因在于沒有結合當前新時代科學技術進行創新，導致管理模式不符合時代

需求。

2.2 管理工作負荷比較大

檔案管理在機關事業單位中有著不可替代的作用，其不僅可以將資源檔案保存下來，還可以隨時調取所需資源，便于整體管理。同時，隨著機關事業單位規模不斷的擴大，相關工作的變遷等現象頻繁發生，增加了檔案管理工作的負荷，使管理過程中的工作量隨之增加，為管理人員帶來了巨大的工作壓力，顯然傳統的人事檔案管理工作已經無法滿足當前時期的發展需求。

2.3 缺乏信息現代化管理

就傳統的管理模式而言，如想精確查找檔案會消耗大量的時間。雖然現階段部分機關事業單位實現了電子化管理，但主要是通過計算機進行簡單的信息錄入與儲存，并沒有打破傳統檔案管理的局限性。由此可見，在機關事業單位檔案管理工作中，簡單的信息錄入并沒有充分發揮信息化技術的作用。同時，還有部分機關事業單位在管理中仍然運用人工查詢的管理模式，這樣不僅降低了工作效率，而且很容易造成材料的丟失的問題，且缺乏現代化技術的合理應用，導致機關事業單位無法實現電子材料的轉換[3]。

3 機關事業單位檔案管理工作規范化標準化策略

3.1 工作人員培訓

機關事業單位檔案管理工作者在管理工作中承擔著十分重要的任務，一名合格的檔案工作者應具備較高的政治素質和業務素質。機關事業單位檔案管理應該把培訓工作作為首要任務，定期讓檔案管理人員進行專業性的培訓，使檔案管理人員具備更高的業務水平。在人才建設的同時，應對素質培養加大力度，在實際工作中，應定期組織檔案管理人員進行相關的統一培訓，并且鼓勵其參加相應知識的研討會和專業交流會等，督促工作人員進行專業繼續學習，以此提升自身的工作質量和效率。

3.2 完善檔案管理制度

當前機關事業單位應結合實際完善檔案管理制度，將查詢、調取等制度不斷完善，并將制度嚴格執行，用制度來規范人事檔案管理工作，使人事檔案管理中的每個環節標準統一、行為規范、方法科學。在完善檔案管理制度的過程中應邀請工作人員共同參與，因為檔案管理工作人員會直接接觸檔案，且對當前檔案管理中存在的不足十分了解，由此可以看出工作人員提出的意見十分寶貴，因此應在完善檔案管理制度中加入工作人員的意見，使檔案管理符合機關事業單位的發展需求。

3.3 建設數字化檔案管理系統

在新時期必須積極轉變思想觀念，順應時代發展趨勢，如利用數字化管理模式對傳統檔案建立電子檔案，通過數字化人事檔案進行信息自動的篩選。同時，計算機可以快速準確的查詢所需檔案，且可以對檔案進行存儲和備份，使實現檔案管理數字化發展。

在大數據時代中，機關事業單位檔案管理應結合現代化手段將評價體系不斷完善，使機關事業單位的工作人員統一參與相應的考核，將差異性降到最低。因此，機關事業單位應加大檔案管理力度，完善評價體系，并組織優質的培訓團隊定期對不同層次的工作人員進行系統化培訓。還應加強人力資源建設，定期對工作人員進行考核，杜絕違規現象的出現，從而使評價體系能夠切實發揮出其實際意義。

3.4 利用智能化設備

目前絕大多數機關事業單位的檔案管理工作都在運用智能化設備，這樣不僅為工作人員減少了工作量，同時也能夠使檔案管理更加準確、快速的找出所需要的信息，提升事業檔案檔案管理的工作效

率[4]。機關事業單位內部可利用數據庫將各類資源進行整理，通過網絡平臺實現資源共享，從而有效推動機關事業單位的進步與發展。

4 結束語

機關事業單位應該轉變檔案管理理念，應用現代化信息技術實施數據化管理，這樣的改變不僅可以打破傳統檔案管理模式的局限性，而且也能夠節省運行成本，為機關事業單位的可持續發展奠定基礎。

參考文獻

[1]丁妍.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化及標準化淺談[J].科技創新導報，2019，16（23）：161+163.

[2]張彤.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化探析[J].辦公室業務，2019（11）：83+102.

[3]高娟.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標、準化的策略研究[J].中國集體經濟，2018（09）：50-51.

[4]陳芳.關于推進機關事業單位檔案管理工作的規范化與標準化探究[J].辦公室業務，2017（05）：92.