探究完善建筑企業人事檔案管理的重要性及措施

劉愛云?曾江麟

摘 要：我國多數建筑企業并不重視人事檔案管理工作，從而使得該項工作不能發揮出自身應有的效用。本文以此為背景，針對建筑企業人事檔案管理的重要性及措施進行了深入研究。

關鍵詞：建筑企業人事檔案管理;重要性;措施

企業管理對于建筑企業的重要性不言而喻，而人事檔案可以記錄企業在發展過程之中的各種變動，因此，其也成為企業管理中的一項重要組成部分。本文以此為背景，主要探討了人事檔案管理在建筑企業之中的重要性，以及完善企業人事檔案管理水平的相關措施。

1 人事檔案管理在建筑企業中的重要性

人事檔案管理作為企業管理中的一項重要組成內容，該項工作的成果對于企業的平穩運行與良好發展發揮著顯著影響，借由下述幾點可以表現其重要性：

1.1 便于員工的選拔與任用

企業取得發展的前提在于做好內部的人事管理工作，從而挖掘出相關人才。而人事檔案中詳細記載著員工的個人基本信息，比如：工作經歷、工作能力、思政品德等。上述信息可為企業的管理人員在做出員工的選拔與任用決策時提供相關參考資料，并且，一份優質的人事檔案對于增強企業的人力資源管理水平、促進企業實現良好發展也可以做出一定貢獻。

1.2 便于建筑企業開展管理工作

考慮到建筑企業內的工作人員經常會出現頻繁流動的情況，因此，企業在開展管理工作時，會處于較為復雜的工作環境之中，需要對遷入與遷出人員的工作信息加以詳細記錄，此舉有助于管理人員及時知悉現有員工的職業情況，從而積極改善工作細節，優化員工配置。同時，企業在任職員工崗位時，要善于了解員工的個人信息，知其特長，然而上述內容都需借助高質量的人事檔案管理工作才能

完成。

2 建筑企業在人事檔案管理方面的欠缺

雖然人事檔案管理在企業中發揮著較為重要的作用，但是仍然有部分建筑企業及其中的管理人員沒有參照企業的自身情況，未建立起一套完善的人事檔案管理制度，致使產生了下述幾點不足之處：

2.1 不健全的企業人事檔案資料

由于建筑企業內從事人事檔案管理工作的人員未能恪盡職守，不能認真、仔細收集每一份人事檔案資料，使得檔案內極易出現信息不健全的情況，最終為管理層人員在選拔和任用人才時帶來不便，同時，不健全的企業人事檔案資料也不利于優化企業內部的人力資源配置，使得企業的正常發展和平穩運行都受到負面影響。

2.2 從事人事檔案管理工作人員的綜合素質較低

通常情況下，建筑企業會將發展中心放在項目、拓寬市場等方面，很難重視人事檔案管理工作，因此，企業在該項工作的人員配置、資金支持等方面都有所欠缺。并且，考慮到部分從事人事檔案管理工作的人員非但未接受過專業教育，還對該項工作缺乏正確認識，致使其在工作期間未能遵守相關的制度和流程。

3 完善建筑企業人事檔案管理的相關有效措施

3.1 做好企業人事檔案信息資料的收集工作

人事檔案管理人員要確保所收集的檔案信息具有較高的完善度。同時，各位管理人員還應嚴格落實各項管理制度，認真履行自己的工作職責，參照每位員工的實際情況，盡力收集全部的檔案信息。為了確保檔案信息內容的真實可靠性，需要工作人員認真收集每位員工的工作經歷、個人特長等內容，這項工作也是后續人事檔案管理工作得以順利進行的基礎。

3.2 建立企業人事檔案管理制度

若想有效提高建筑企業內的人事檔案管理水平，就需要在企業內部建立一套能得到有效落實的人事檔案管理制度。為此，企業應當明晰人事檔案管理部門的具體工作職責，優化其中的人員配置，借以幫助該部門高效開展各項工作，避免出現權責混亂、多人管理等問題，從而達到提高人事檔案管理效率的目的。同時，企業需改變保守的人事檔案管理模式，使其變得更加開放，并且要重視人事檔案管理的價值，進而監督該項工作的成果，及時發現其中不足并加以改正，借以提高檔案管理的效率。建筑企業參考當前的工作現狀，可在內部創設人事檔案分管處，將檔案管理工作交由專人負責。除外，為了增強檔案的安全性，應將檔案管理所需與人員使用檔案的情況相區別。企業為了提高檔案管理人員的工作積極性，還可創辦有效的獎懲機制，促使工作人員充分發揮出自身的工作潛力，最終達到提高企業人事檔案管理質量的目的。

3.3 增強企業人事檔案管理人員的職業素養

建筑企業在招聘人事檔案管理人員時，應當優選專業素質強、具有較高計算機操作和應用技能、責任心強的人員，以此從整體層面提高人事檔案管理隊伍的水平。企業還可定期組織檔案管理人員參與有助于提升自身管理水平的課堂授課和講座，同時，檔案管理人員要利用課余時間多多學習檔案管理方面的專業知識以及計算機操作技術，增強自身責任心，在工作期間始終嚴格遵守各項流程，進而提高建筑企業人事檔案管理的水平。

3.4 建筑企業實現人事檔案管理信息化

伴隨著計算機與信息技術的逐步發展，這兩項技術對建筑企業的人事檔案管理信息化過程也可以起到有效幫助。考慮到信息化建設工作的完成有助于增強人事檔案管理的工作效率，因而，各企業應當在人事檔案管理活動中多多應用信息技術，以期構建起一套人事檔案管理信息系統，提升檔案管理的信息化水平。另外，為了便于使用人員查詢檔案，需在該系統中對檔案信息實行編號與分類;為了提高檔案信息的真實性與準確性，相關人員應在系統中詳細記述工作人員的遷入與遷出情況;為了避免出現泄露檔案信息的情況，企業還要做好系統的安全管理工作。通過積極采取上述措施，可以為人事檔案信息資源的合理使用奠定良好基礎。

參考文獻

[1]楊鑫.淺談人事檔案管理在生產企業中的重要性[J].采礦技術，2015（9）：86-87.