企業文書檔案收集、鑒定、利用分析

范安娜

摘 要：做好企業文書檔案的收集、鑒定工作，是促進企業工作人員高效利用文書檔案的基礎和前提，也是新時代實現企業規范化發展的一項重要工作。作為城際軌道交通企業，所涉及的工程量較大、專業多，對外與各相關單位往來交流多，由此產生的文書檔案數量也是非常可觀的，對于檔案的收集、鑒定和利用工作帶來了巨大的挑戰。通過對文書檔案進行科學、合理的收集、鑒定與利用，可以提高企業工作者的工作效率，使管理者作出更加科學的決策，有利于企業的長足發展。

關鍵詞：企業文書檔案;收集;鑒定;利用

1 企業文書檔案收集

1.1 堅持收集原則

企業文書檔案的收集工作與查詢和利用工作不同，檔案在收集過程中應該堅持完整性、規范性、真實性和安全性的原則。首先，完整性主要體現在企業收集文書檔案時，應根據文件處理的每個環節，如擬文、呈批、簽發、發文等，將其所產生的文件資料全部完整的保存、收集起來。其次，規范性主要體現在企業文書檔案的收集是符合企業行政管理規范的，具體表現在企業應該根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》以及地方相關規定，結合企業實際制定本企業的檔案管理辦法，讓檔案管理各項工作有章可循。再次，真實性主要體現在的收集的文書資料是實際真實產生的，在這個過程中有關工作人員要嚴格監管，保證文書檔案的原件還有審查內容都是真實可靠的。最后，安全性是企業文書檔案收集中很重要的一點，在企業行政管理中，文書檔案是非常重要的企業資料，直接關系著企業的發展，因此一定要做好檔案的安全防范，防止檔案資料出現損毀，甚至是丟失的現象。

1.2 明確收集范圍

做好企業文書檔案的收集工作，首先要明確檔案的收集范圍。企業應該根據企業發展的實際情況，以及企業檔案管理的有關規定，將企業文書檔案的收集范圍規范化。通常應該包括黨工團紀等方面的文件資料，上級主管部門下發的文件資料，企業的請示和上級機關的批復以及企業在具體生產、經營過程中形成的文件資料等。具體包含幾大類，有發布性文件，指的是對一些重要事項的通知、通告、公告、公示等;內部使用文件，指的是一些企業規章制度，黨委會、董事會、總經理辦公會、年度工作會議、專題業務會議等重要會議的會議記錄、工作報告以及工作總結等;記載性文件，指的是針對一些重大活動的記錄和報道、企業大事記、歷史沿革等;還有證明性文件，主要就是人事任命、黨團組織關系接收、轉移等。

1.3 把握收集方法

企業文書檔案的收集是需要把握方法的，首選企業應該要高度重視檔案工作，檔案的收集不僅僅是行政部門的工作，而是企業每一名工作人員的工作。企業應該將檔案管理納入各部門的職責范圍里，在各階段的工作計劃和工作總結中，都應將檔案管理情況有所體現。對于城際軌道交通企業來說，文書檔案的收集是要貫穿項目建設全過程的。項目的預可研、可研、初步設計等各類批復，施工前、施工過程、項目竣工驗收與各相關政府機構、各參建單位之間各類文件往來等等都應該及時收集整理，因此企業需要有專業的檔案人員參與進來審核、把關。

2 企業文書檔案鑒定

2.1 全面分析鑒定

企業文書檔案是保存還是銷毀，要根據其自身的價值決定，這個鑒定過程要符合企業文書檔案鑒定原則和行業規范，進行全面且綜合的分析。首先是檔案的本身，需要結合文件的來源、形成時間、記載內容、形式和特點等，全面分析其存在價值;其次是檔案的關聯性，也就是需要建立被鑒定檔案與其他已保存的檔案之間的關聯性，綜合評價這一系列檔案是否有保存的價值;最后是堅持檔案收集的完整性，分析其是否具有潛在的利用價值。

2.2 尊重歷史

企業文書檔案，實際上是企業在發展過程中最原始的記錄，鑒定企業文書檔案也要充分考慮到這一點，不僅要用發展的眼光看待文書檔案，還要用歷史的眼光認識文書檔案，綜合判斷其保存還是銷毀。也就是說，在鑒定企業文書檔案時，應該將其放在一個大的歷史背景下，結合企業的過去、現在和未來，綜合評價，鑒定出其是否具有保存價值。

2.3 不唯職能

任何事物都是在不斷運動、發展變化著的，企業檔案文書是從文件發展演變而來的。企業文書檔案的保管期限可以是10年、30年，也可以是永久，從事企業文書檔案鑒定工作的檔案工作人員，不能只是機械地唯職能，而應該在鑒定過程中充分了解企業的歷史面貌、職能活動，考慮企業的生產和發展等實際情況，根據企業文書檔案的保存范圍，合理規定出企業文書檔案的保存期限。

3 企業文書檔案利用

現階段，企業對于文書檔案的利用還存在著一些疑問，很多企業還不知道應該如何充分利用已保存的文書檔案，下文提出了三點促進文書檔案利用工作高效性的策略，以供參考。

3.1 提高文書檔案利用的重視程度

新時期，合理且高效地利用好企業文書檔案，對于企業的發展來說是非常重要的。企業應該不斷提高文書檔案利用的重視程度，為了做到這一點，可以從三個方面入手。一方面，應該加大利用文書檔案的宣傳力度，開展各種宣傳活動宣傳利用檔案進行工作的好處與重要性;另一方面，應該提升檔案管理人員專業素養，通過不斷地學習，增強檔案的業務知識;最后，檔案工作須在明確服務方向的同時，還要有堅定的服務思想以及良好的服務態度，檔案工作者也必須具有高度的政治責任感、全心全意為人民服務的精神，才能積極主動地做好檔案利用工作。

3.2 建立健全檔案管理制度

為了保障工作能夠順利開展，一定要有相應的制度文件作為支撐，這不僅能夠提升工作效率，同時也能使工作更加具有規范性。因此，在軌道交通企業文書檔案利用工作中，首先應該建立完善的檔案管理制度，為企業的未來發展提供支撐和服務;其次應該加強檔案目標管理，合理有效地控制好檔案工作的部署情況，使文書檔案在收集、整理和移交這一系列過程中都能夠符合規范化的管理要求，杜絕違規操作行為的發生;最后還應該建立相應的獎懲制度，對于在檔案收集、整理、保護和利用方面成績突出的人員給予適當的獎勵，對于那些工作態度不認真、存在違規操作的工作人員，根據情節輕重給予行政處罰，構成犯罪的要移交司法機關處理，以此提高員工的工作積極性。

3.3 創新文書檔案利用模式

目前我國已經進入信息化時代，傳統的文書檔案管理與利用模式顯然已經不能滿足現階段需要，企業一定要與時俱進，否則會加大員工的工作壓力，降低員工的工作效率，同時也阻礙了員工利用文書檔案的積極性。對于軌道交通企業來說，同樣需要逐步實現企業文書檔案的信息化管理，檔案管理工作人員應該掃描公司現有的紙質文書檔案，將其形成電子檔案進行保存。如果還想要提升文書檔案的利用效率，企業還需要建立完善的檔案信息數字化網絡系統，使工作人員能夠通過系統對檔案進行快速檢索。文書檔案的信息化建設，有利于提升企業檔案管理與利用的規范性，使企業文書檔案發揮出其真正的功能和價值。

4 結語

綜上所述，做好企業文書檔案的收集、鑒定與利用工作，對于開發企業生產潛力、提高企業現代化管理水平、調動企業工作人員的積極性，都有著非常重要的意義。

參考文獻

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